Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden

Dokumentenmanagement
mit Office 365

Nutzen Sie moderne Funktionen, um Dokumente einfach
und schnell zu filtern, sortieren und zu gruppieren.

Dokumentenmanagement
mit Office 365

Das kann unser Dokumentenmanagement

Die Kernanwendungsfälle

DM Kernanwendung 01
Ihre Dokumentenablage Strukturen sind unüber­sicht­lich geworden?

Mit Drag+Drop, Metadaten und einem pas­sen­den Rollenmodell ist Transparenz & Verwaltung ein Kinderspiel – inkl. einer per­fek­ten Integration in Microsoft Office.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten ist ein Thema? 

Ob mobil oder am Notebook – Bearbeiten Sie im Team Ihre Dokumente und kom­mu­ni­zie­ren Sie direkt dazu. Auf Wunsch auch mit exter­nen Partnern.

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Die Suche nach Dokumenten ist aufwendig?

Nutzen Sie moderne Funktionen, um Dokumente ein­fach und schnell zu fil­tern, sor­tie­ren, grup­pie­ren. Inklusive einer Volltextsuche und opti­mier­ten Darstellung für mobile Geräte.

Sie wün­schen sich mehr Automatisierung ?

Intelligente Workflows brin­gen Effizienz, indem sie z.B. Genehmigungsprozesse über­neh­men oder Benachrichtigungen versenden.

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Dokumentenmanagement mit O365

Die Vorteile im Überblick

Sicherheit & Compliance
Sicherheit & Compliance

Data Loss Prevention, Information Rights Management & Co. schüt­zen Ihre Daten.

Gemeinsam arbeiten
Gemeinsam arbei­ten

Bearbeiten Sie zen­tral oder dezen­tral die Inhalte, egal wo Sie sind. Mit einer naht­lo­sen Integration in Microsoft Office & Social Funktionen, wie Liken und kommentieren.

Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren
Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren

Ein Workflow küm­mert sich um not­wen­dige Genehmigungen & Berechtigungen.

Strukturierte Verwaltung
Strukturierte Verwaltung

Metadaten hel­fen Ihnen dabei, Ihre Dokumente zu kate­go­ri­sie­ren. ​

Dokumentenvorlagen kön­nen zen­tral genutzt werden.

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Volltextsuche

Eine anpass­bare Volltextsuche mit Dokumenten-vorschau fin­det alle Dokumente.


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Sie wol­len mehr über das Vertrags- und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 erfah­ren? Dann mel­den Sie sich kos­ten­frei zu unse­rem Webinar am 11. März 2021 an und pro­fi­tie­ren Sie von dem Wissen unse­res Experten!


So funk­tio­niert Dokumentenmanagement mit O365

Die Lösung

Die Lösung basiert auf SharePoint Online und kann zu 100% in Microsoft Teams inte­griert wer­den.
Mit den DMS Funktionen kön­nen auch Spezial Lösungen wie z. B. ein Vertragsmanagement auf­ge­baut werden.

1. Übersichtlicher Einstieg
  • Auf der Startseite fin­den Sie in Form eines Dashboards Informationen wie die neus­ten Dokumente, per­sön­li­che Favoriten oder Dokumente an denen Sie zuletzt gear­bei­tet haben.
  • Die Startseite ist kom­plett an Ihre indi­vi­du­el­len Anforderungen anpass­bar – schnell und einfach.
Übersichtlicher Einstieg
Moderne Pflege
2. Moderne Pflege
  • Durch Drag + Drop und die naht­lose Integration in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ist die Verwaltung ein­fach wie nie. 
  • Ob ein­zeln, zu zweit oder im kom­plet­ten Team – das gemein­same Bearbeiten von Dokumenten einen Klick entfernt.
  • Zentrale Dokumentenvorlagen​.
3. Strukturierung
  • Metadaten ermög­li­chen eine viel effi­zi­en­tere und trans­pa­ren­tere Strukturierung Ihrer Dateien – inkl. Mehrsprachigkeit.
  • Strukturen kön­nen indi­vi­du­ell, z.B. pro Standort, Projekt, Thema oder Team fest­ge­legt wer­den – immer im Rahmen von ein­heit­li­chen Vorgaben.
Strukturierung
Suche
4. Suche
  • Eine über­grei­fende Volltextsuche mit anpass­ba­ren Filter- und Vorschaufunktionen bringt Sie schnell ans Ziel – natür­lich unter Berücksichtigung der Berechtigungen.
  • Intelligente, per­so­na­li­sierte Suchvorschläge unter­stüt­zen Sie.
5. Content-Verarbeitung mit KI
  • SharePoint Syntex nutzt fort­ge­schrit­tene KI und Machine Teaching, um Fachwissen zu erwei­tern, die Verarbeitung von Inhalten zu auto­ma­ti­sie­ren und Inhalte in Wissen umzuwandeln.
  • Automatisches Extrahieren von Dokumenteninhalten
Content-Verarbeitung mit KI
Compliance
6. Compliance
  • Themen wie Freigabeprozesse & Versionierung sind Standard Funktionen.
  • Mit DLP* und AIP** iden­ti­fi­zie­ren und schüt­zen Sie ver­trau­li­che Informationen (z.B. Verträge oder Dokumente mit sen­si­blen Inhalten)
  • Mit IRM*** haben Sie die Kontrolle dar­über ob bestimmte Dokumente z.B. gedruckt oder down­gel­oa­det wer­den können.

Weitere Vorteile der Lösung

Zusätzliche Optionen

Outlook & Teams Integration

Alle Prozesse kön­nen z.B. durch ChatBot Nachrichten in Microsoft Teams oder eMails unter­stützt werden. 

Eigene Workflows

Alle abge­bil­de­ten Prozesse sind ledig­lich Beispiele. Sie kön­nen Ihre eige­nen, bestehen­den Prozesse einbringen.

Ihr Design

Sowohl die Farbauswahl, als auch die ein­zel­nen Elemente auf der Startseite kön­nen auf Ihr Corporate Design ange­passt werden.

Office Integration

Wenn Sie bereits ein bestehen­des Microsoft 365 Umfeld im Einsatz haben, kön­nen Sie das Qualitätsmanagement opti­mal in Ihr Intranet integrieren.

Ihre Anpassungen

Bringen Sie Ihre eige­nen Ideen ein! Wenn Sie bei unse­rer Lösung noch etwas ver­mis­sen, spre­chen Sie einen unse­rer Consultants an, gemein­sam kön­nen wir neue Features ausarbeiten. 


Wieso sollte ich Office 365 verwenden?

Die Vorteile

Integrationen

Microsoft 365 bie­tet zahl­rei­che Integrationen u. a. von CRM-Systemen wie Salesforce, Dynamics 365 und Zoho CRM

Cloud-basiert

Zugriff über­all und jeder­zeit – auch im Homeoffice

Berechtigungen

Nutzen Sie ein indi­vi­du­el­les Berechtigungskonzept mit hoher Anpassungsfähigkeit.

Personalisierung

Sie kau­fen kein vor­ge­fer­tig­tes Produkt, son­dern kön­nen die gesamte Lösung opti­mal an Ihre Bedürfnisse anpas­sen lassen.

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Lizenzen

Wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besit­zen, kön­nen Sie diese nut­zen. So ent­ste­hen keine zusätz­li­chen Kosten für eine neue Software.

Communardo Angebot

einer ein­fa­chen Basis-Variante

Um die Dokumentenmanagement Lösung nut­zen zu kön­nen, benö­ti­gen Sie eine Microsoft 365 Lizenz.

Beratungsgespräch & Set-Up Abstimmung
Implementieren der Dokumentenmanagement Lösung
Übergabe und Präsentation
der fer­ti­gen Dokumentenmanagement Lösung

Nehmen Sie Kontakt auf!

Ihre Daten

Die Communardo Software GmbH nimmt den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten sehr ernst. Aus die­sem Grund haben wir tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen getrof­fen, die sicher­stel­len, dass die Vorschriften über den Datenschutz von uns beach­tet wer­den. Die Communardo Software GmbH gibt Ihre Daten nicht an Dritte weiter. 

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