Das kann unser Dokumentenmanagement
Die Kernanwendungsfälle
Ihre Dokumentenablage Strukturen sind unübersichtlich geworden?
Mit Drag+Drop, Metadaten und einem passenden Rollenmodell ist Transparenz & Verwaltung ein Kinderspiel – inkl. einer perfekten Integration in Microsoft Office.
Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten ist ein Thema?
Ob mobil oder am Notebook – Bearbeiten Sie im Team Ihre Dokumente und kommunizieren Sie direkt dazu. Auf Wunsch auch mit externen Partnern.
Die Suche nach Dokumenten ist aufwendig?
Nutzen Sie moderne Funktionen, um Dokumente einfach und schnell zu filtern, sortieren, gruppieren. Inklusive einer Volltextsuche und optimierten Darstellung für mobile Geräte.
Sie wünschen sich mehr Automatisierung ?
Intelligente Workflows bringen Effizienz, indem sie z.B. Genehmigungsprozesse übernehmen oder Benachrichtigungen versenden.
Dokumentenmanagement mit O365
Die Vorteile im Überblick
Sicherheit & Compliance
Data Loss Prevention, Information Rights Management & Co. schützen Ihre Daten.
Gemeinsam arbeiten
Bearbeiten Sie zentral oder dezentral die Inhalte, egal wo Sie sind. Mit einer nahtlosen Integration in Microsoft Office & Social Funktionen, wie Liken und kommentieren.
Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren
Ein Workflow kümmert sich um notwendige Genehmigungen & Berechtigungen.
Strukturierte Verwaltung
Metadaten helfen Ihnen dabei, Ihre Dokumente zu kategorisieren.
Dokumentenvorlagen können zentral genutzt werden.
Volltextsuche
Eine anpassbare Volltextsuche mit Dokumenten-vorschau findet alle Dokumente.
Sie wollen mehr über das Vertrags- und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 erfahren? Dann melden Sie sich kostenfrei zu unserem Webinar am 11. März 2021 an und profitieren Sie von dem Wissen unseres Experten!
So funktioniert Dokumentenmanagement mit O365
Die Lösung
Die Lösung basiert auf SharePoint Online und kann zu 100% in Microsoft Teams integriert werden.
Mit den DMS Funktionen können auch Spezial Lösungen wie z. B. ein Vertragsmanagement aufgebaut werden.
1. Übersichtlicher Einstieg
- Auf der Startseite finden Sie in Form eines Dashboards Informationen wie die neusten Dokumente, persönliche Favoriten oder Dokumente an denen Sie zuletzt gearbeitet haben.
- Die Startseite ist komplett an Ihre individuellen Anforderungen anpassbar – schnell und einfach.
2. Moderne Pflege
- Durch Drag + Drop und die nahtlose Integration in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ist die Verwaltung einfach wie nie.
- Ob einzeln, zu zweit oder im kompletten Team - das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten einen Klick entfernt.
- Zentrale Dokumentenvorlagen.
3. Strukturierung
- Metadaten ermöglichen eine viel effizientere und transparentere Strukturierung Ihrer Dateien – inkl. Mehrsprachigkeit.
- Strukturen können individuell, z.B. pro Standort, Projekt, Thema oder Team festgelegt werden – immer im Rahmen von einheitlichen Vorgaben.
4. Suche
- Eine übergreifende Volltextsuche mit anpassbaren Filter- und Vorschaufunktionen bringt Sie schnell ans Ziel – natürlich unter Berücksichtigung der Berechtigungen.
- Intelligente, personalisierte Suchvorschläge unterstützen Sie.
5. Content-Verarbeitung mit KI
- SharePoint Syntex nutzt fortgeschrittene KI und Machine Teaching, um Fachwissen zu erweitern, die Verarbeitung von Inhalten zu automatisieren und Inhalte in Wissen umzuwandeln.
- Automatisches Extrahieren von Dokumenteninhalten
6. Compliance
- Themen wie Freigabeprozesse & Versionierung sind Standard Funktionen.
- Mit DLP* und AIP** identifizieren und schützen Sie vertrauliche Informationen (z.B. Verträge oder Dokumente mit sensiblen Inhalten)
- Mit IRM*** haben Sie die Kontrolle darüber ob bestimmte Dokumente z.B. gedruckt oder downgeloadet werden können.
Weitere Vorteile der Lösung
Zusätzliche Optionen
Alle Prozesse können z.B. durch ChatBot Nachrichten in Microsoft Teams oder eMails unterstützt werden.
Alle abgebildeten Prozesse sind lediglich Beispiele. Sie können Ihre eigenen, bestehenden Prozesse einbringen.
Sowohl die Farbauswahl, als auch die einzelnen Elemente auf der Startseite können auf Ihr Corporate Design angepasst werden.
Wenn Sie bereits ein bestehendes Microsoft 365 Umfeld im Einsatz haben, können Sie das Qualitätsmanagement optimal in Ihr Intranet integrieren.
Bringen Sie Ihre eigenen Ideen ein! Wenn Sie bei unserer Lösung noch etwas vermissen, sprechen Sie einen unserer Consultants an, gemeinsam können wir neue Features ausarbeiten.
Wieso sollte ich Office 365 verwenden?
Die Vorteile
Integrationen
Microsoft 365 bietet zahlreiche Integrationen u. a. von CRM-Systemen wie Salesforce, Dynamics 365 und Zoho CRM
Cloud-basiert
Zugriff überall und jederzeit – auch im Homeoffice
Berechtigungen
Nutzen Sie ein individuelles Berechtigungskonzept mit hoher Anpassungsfähigkeit.
Personalisierung
Sie kaufen kein vorgefertigtes Produkt, sondern können die gesamte Lösung optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.
Lizenzen
Wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, können Sie diese nutzen. So entstehen keine zusätzlichen Kosten für eine neue Software.
Communardo Angebot
einer einfachen Basis-Variante
Um die Dokumentenmanagement Lösung nutzen zu können, benötigen Sie eine Microsoft 365 Lizenz.