Zwei einfache Wege Ihr SharePoint und Confluence zu integrieren

Wir zeigen Ihnen zwei Apps die Ihnen eine reibungslose Integration von SharePoint und Confluence ermöglichen.

Wussten Sie, dass der häufige Wechsel zwischen verschiedenen Systemen und Apps nicht nur lästig ist, sondern Unternehmen jährlich Hunderte von Milliarden Dollar aufgrund der Zeitverschwendung kostet? Es Benutzern zu ermöglichen wichtige Informationen sofort zu finden ist entscheidend, um eine effiziente Teamarbeit zu ermöglichen.

Stellen wir uns vor, Sie möchten in Ihrem Confluence eine Übersicht für eine anstehende Marketingkampagne erstellen. Wenn alle Informationen und Dokumente auf einer Seite zur Verfügung stehen, finden alle Mitarbeitenden, vom Marketing bis zum Vertrieb, sofort was sie suchen. Aber wie erstellen Sie eine solche umfassende Übersicht?

SharePoint Connector for Confluence

Der SharePoint Connector für Confluence von Communardo hilft Ihnen dabei! Durch die Integration von Confluence und SharePoint ermöglichen Sie eine nahtlose Arbeitserfahrung und holen das Beste aus beiden Welten heraus. Die App ermöglicht es dabei SharePoint-Inhalte einfach in Confluence einzubetten.

Mit dem SharePoint-Dokumentenmakro können Sie dann entweder Vollansichten oder Links von SharePoint-Dokumenten einbetten, indem Sie einfach die URL des Dokuments angeben. Für den Fall, dass Sie viele Dateien zu teilen haben, können Sie sogar eine ganze SharePoint-Dokumentenbibliothek einbetten. Jetzt können Ihre Kollegen Dokumente einfach bearbeiten, ohne erst zu SharePoint navigieren zu müssen.

Smart Attachments for Confluence

Wenn Sie sich jedoch entscheiden Ihre Dokumentenbibliothek von Sharepoint nach Confluence zu migrieren, ist die Smart Attachments for Confluence App von StiltSoft Ihre perfekte Wahl. Sie integriert sich in Confluence und ermöglicht es Ihnen lokale Dateispeicher innerhalb Ihrer Confluence-Spaces zu erstellen.

Falls Sie von Sharepoint migrieren, können Sie einfach alle Ihre bestehenden Ordner mit Dateien und interner Ordnerstruktur ablegen, und die App wird diese Struktur von Grund auf neu erstellen. So können Sie alle Ihre Ordnerstrukturen und Dateien beibehalten.

Sie können so alle Standartvorgänge an Ordnern und Dokumenten vornehmen, Dokumentrevisionen aufbewahren, Labels verwalten oder sie zwischen Ihren Ordnern verschieben. Was diese App von anderen unterscheidet, ist die enge Integration mit Confluence selbst, so dass Sie alle Dateien und Dokumente in der Vorschau anzeigen, mit dem Atlassian Companion bearbeiten, in Confluence-Seiten einbetten und natürlich auch kommentieren können. Dies vereinfacht die Handhabung erheblich und reduziert die Anzahl der Kontextwechsel, was zu einer besseren Produktivität Ihres Teams führt.

Standardmäßig steht die Dateiablage allen Confluence-Benutzern zur Verfügung, und die Verfügbarkeit bestimmter Funktionen wird durch Speicherplatzberechtigungen geregelt, so dass Sie nichts in Ihren Zugriffskontrollrichtlinien anpassen müssen und so weitermachen können wie bisher. Mit der App können Sie auch nicht-triviale Aufgaben durchführen, wie z. B.:

ein bestimmtes Dokument für die Bearbeitung sperren, während Sie es bearbeiten oder überprüfen
den Zugang zu Ordnern, bspw. mit sensiblen Informationen, einschränken
einen Ordner mit Dokumenten für externe Benutzer freigeben z.B. um Assets mit Kunden zu teilen

Um den häufigen Wechsel der Dateiablage zu verhindern, können Sie bestimmte Ordnerstrukturen in Confluence-Seiten einbetten. Auf diese Weise können Sie Dokumente sofort von Ihren Confluence-Seiten aus anzeigen, bearbeiten und hochladen, ohne den Kontext der aktuellen Seite aus den Augen zu verlieren oder Ihre Aktivitäten zu unterbrechen.

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Bringen Sie Sharepoint-Funktionen in Ihr Confluence

Es ist kein Problem mehr, Sharepoint-Inhalte in Confluence anzuzeigen. Sie können sogar zwischen den zwei folgenden Optionen wählen:

Behalten Sie Dokumente inkl. deren Metadaten in SharePoint und betten sie mit dem SharePoint Connector in Confluence ein
Richten Sie sich mit Smart Attachments eine Dokumentenbibliothek in Confluence ein und bewahren die Dateien dort für einen schnellen Zugriff auf

Sie wissen nicht für welche Option Sie sich entscheiden sollen? Probieren Sie beide aus und entscheiden Sie dann, welche besser zu Ihren Anforderungen passt.

David Toussaint

24. Februar 2021

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