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So stellen Sie die Metadaten-Navigation für SharePoint ein

Erfahren Sie in diesem Beitrag was Metadaten sind & wie diese konfiguriert werden können, um noch effizienter nach Inhalten in SharePoint suchen zu können.

Wenn Sie bei Google eine bestimmte Suchanfrage wie zum Beispiel "SharePoint" ein­ge­ben, wer­den Ihnen sofort all­ge­meine Informationen wie eine Produktbeschreibung oder das Betriebssystem in einem Knowledge Graph ange­zeigt.

 

Knowledge Graph
Beispiel eines 'Knowledge Graph' bei Google

Die Ausgabe die­ser Informationen wird durch die Nutzung von Metadaten ermög­licht. Diese geben Ihnen eine schnelle Übersicht über die Suchresultate, sodass Sie nicht alle Inhalte selbst durch­su­chen müs­sen.

In einer ähn­li­chen Weise hel­fen Metadaten dabei, Dokumente  auf Wissensmanagementplattformen wie SharePoint zu kate­go­ri­sie­ren und zu orga­ni­sie­ren, sodass die  Suche nach Informationen effi­zi­en­ter durch­ge­führt wer­den kann.

Im Folgenden erkun­den wir, was Metadaten sind und wie Sie diese nut­zen kön­nen, um Ihre Navigation in SharePoint zu ver­bes­sern.

 

Was sind Metadaten und warum sind sie wichtig?

Voreingestellte SharePoint Metadaten umfas­sen Informationen über Ihre Dateien wie zum Beispiel Autor, Dateiname, Titel, Größe der Datei, Erstellungsdatum etc.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eigene Metadatenfelder wie bei­spiels­weise Abteilung, Projekt, Technologie usw. zu erstel­len. Somit wird den Nutzern das Filtern und Suchen von Inhalten deut­lich erleich­tert. Darüberhinaus erge­ben sich nütz­li­che Möglichkeiten, wie das erstel­len von SharePoint Views, der Aufbau von Bibliotheken für Ihre Dokumente u.v.m.

Die Kernfunktion von Metadaten ist die Auffindbarkeit von Inhalten zu ver­bes­sern, wenn Sie diese benö­ti­gen.

So ist es mög­lich, Inhalte genauer zu durch­fors­ten damit rele­van­tere Ergebnisse für die Suchanfrage aus­zu­ge­ben (bei­spiels­weise Inhalte inner­halb einer Abteilung oder Gruppe).

Ihre Suchergebnisse wer­den dabei ver­fei­nert, indem jene Dokumente prio­ri­siert wer­den, die mit den ent­spre­chen­den Metadaten ver­se­hen wur­den. Somit kön­nen die Nutzer wert­volle Zeit beim Durchsuchen meh­re­rer Ordner spa­ren.

Aus die­sem Grund soll­ten Sie Metadaten zu Ihrem Vorteil nut­zen, indem Sie die Auffindbarkeit Ihrer SharePoint Dokumente ver­bes­sern.

Erfahren Sie nach­fol­gend, wie Sie Ihre Metadaten in SharePoint kon­fi­gu­rie­ren.

 

Metadaten in SharePoint einrichten

Es gibt ver­schie­dene Möglichkeiten Ihre Metadaten in SharePoint ein­zu­stel­len. Sehen wir uns daher die 4 gän­gigs­ten Möglichkeiten an:

Option 1: Listen und Bibliotheken

In SharePoint wer­den Inhalte in Listen oder Bibliotheken gespei­chert. Das Einrichten von Metadaten ermög­licht den Nutzern dann Inhalte zu fil­tern und zu suchen, indem  der Navigationsbaum und die Filterfunktion auf der lin­ken Seite genutzt wer­den.

Listen und Bibliotheken
Navigationsbaum mit Inhaltstyp 'Metadaten'. (Quelle)

Um die Metadatennavigation ein­zu­rich­ten, wäh­len Sie die gewünschte Liste oder Bibliothek und dann kli­cken Sie auf "Listeneinstellungen" oder"Bibliothekseinstellungen".

Von nun an kön­nen Sie auf die "Navigationseinstellungen für Metadaten" zugrei­fen. An die­ser Stelle kön­nen Sie wäh­len, wel­che bereits vor­han­de­nen Metadaten (wie z.B. Inhaltstyp und Autor) in Ihrer Navigationsstruktur auf­tre­ten.

Diese Option ist ange­bracht, wenn Sie keine wei­te­ren Metadaten zu SharePoint hin­zu­fü­gen möch­ten.

 

Option 2: Document Information Panel

Eine unkom­pli­zierte Möglichkeit Metadatendetails ein­zu­rich­ten ist das Document Information Panel in Ihrer SharePoint Bibliothek zu nut­zen.

Tatsächlich wer­den die Grund-Metadaten eines Dokuments beim Upload auto­ma­tisch erstellt.

Der ein­zig ver­blei­bende Schritt ist dann, die ent­spre­chen­den Werte in die Felder ein­zu­tra­gen, sodass das Dokument auf­find­bar ist.

 

document information panel
Metadaten wie Dokumenttyp oder Besitzer wer­den auto­ma­tisch wäh­rend des Uploads gene­riert. Individuelle Metadaten wie ProjectPhase oder Status kön­nen mit einem der zwei nach­fol­gend beschrie­be­nen Ansätze defi­niert wer­den. (Quelle)

Option 3: Site Columns

Voreingestellte Metadaten sind ein guter Startpunkt. Dennoch ist jede Organisation anders und hat daher eigene Anforderungen daran, wie Informationen struk­tu­riert wer­den. Zum Glück gibt es in SharePoint die Möglichkeit Metadatenfelder zu indi­vi­dua­li­sie­ren, um Inhalte so zu orga­ni­sie­ren, wie es in Ihrem Unternehmen Sinn macht.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen ver­teilt sich über meh­rere Zweigstellen. In die­sem Fall erscheint es sinn­voll, Inhalte nach Geschäftsstellen zu fil­tern, um effi­zi­en­ter auf benö­tigte Dokumente zugrei­fen zu kön­nen.

Dabei erleich­tert SharePoint Ihnen das Anlegen neuer Metadaten mit Hilfe der soge­nann­ten Site Columns. Diese fin­den Sie auf der rech­ten Seite einer Dokumentenliste. Solche Informationen machen Ihre Dateien ein­deu­ti­ger, wäh­rend diese zeit­gleich effi­zi­en­ter kate­go­ri­siert und gesucht wer­den kön­nen.

 

default metadata in document library
Voreingestellte Metadaten wie 'zuletzt geän­dert' wird als Spalte in Ihrer Bibliothek dar­ge­stellt. (Quelle)

 

Metadaten auf diese Weise zu kon­fi­gu­rie­ren ist ein­fach. Die ein­zige Einschränkung ist, dass Sie ein Seitenbesitzer sein müs­sen, um neue Spalten zu erstel­len. Klicken Sie dafür auf das "+" Symbol neben den bereits exis­tie­ren­den Spalten. Daraufhin wäh­len Sie zwi­schen den ein­zel­nen Spaltentypen aus, wel­che von einer Zeile bis hin zu Drop-down-Menüs rei­chen.

Geben Sie anschlie­ßend den Spaltennamen ein. Dieser fun­giert als Metadaten, die Sie iden­ti­fi­zie­ren möch­ten.

 

creating a column
Um eine neue Spalte zu erzeu­gen, geben Sie die oben dar­ge­stell­ten Information ein. (Quelle)

Option 4: Term Store Management Tool oder Managed Metadata

Diese Option kom­bi­niert das Erstellen einer Site Column (Spalte) mit dem soge­nann­ten Term Store Management Tool.

Im Folgenden erklä­ren wir wie diese Lösungen zusam­men funk­tio­nie­ren, um SharePoint Metadaten zu erstel­len. Doch zunächst sehen wir uns an, was das Management Tool ist.

Das Tool (auch als Managed Metadata bezeich­net) fun­giert als ein Speicher für alle Metadatenbegriffe. Damit hilft es, die Einheitlichkeit der Daten über alle SharePoint Seiten sicher­zu­stel­len.

Wenn Sie das Problem haben, dass Ihre Nutzer Metadaten mit will­kür­li­chen Eingaben befül­len (z.B. Autor1 und word_Datei), dann emp­feh­len wir diese Option.

 

term store management tool
Das Term Store Management Tool stan­dar­di­siert die Metadaten-Begriffe in SharePoint. (Quelle)

 

Das Konfigurieren von Metadaten auf die­sem Wege erfor­dert, dass Sie Term Store Administrator sind. Dann haben Sie die Möglichkeit, neue Metadatenkategorien und Begriffe zu defi­nie­ren, zwi­schen denen Ihre Nutzer wäh­len kön­nen.

Lesen Sie wei­ter: Einführung in Managed Metadata

Dafür müs­sen Sie eine neue Site Column zuord­nen, wie in der vor­he­ri­gen drit­ten Option beschrie­ben. Um diese zu kon­fi­gu­rie­ren, wäh­len Sie "radio but­tons" unter "zusätz­li­che Spalteneinstellungen".

 

radio buttons
Durch Auswählen der “Radio Buttons” Optionen kön­nen Nutzer die Metadaten aus dem Term Store Management Tool wäh­len. (Quelle)

Metadaten für eine bessere SharePoint Navigation

Metadaten berei­chern das Auffinden von Inhalten. Indem Dokumente und Inhalte in Ihrer SharePoint Bibliothek mit bestimm­ten Metadaten mar­kiert wer­den, kön­nen Ihre Nutzer Informationsquellen sinn­voll und ohne Mühe ein­gren­zen.

Unser Space Navigator for Office 365 macht sich Metadaten zu Nutzen, um Ihre digi­ta­len Arbeitsbereiche wie SharePoint und Confluence nach Projekten, Abteilungen, Standort und mehr zu fil­tern. Auf die­sem Wege kön­nen Sie auf alle wich­ti­gen Informationen mit Hilfe eines ein­zi­gen und ver­ei­nen­den Dashboards zugrei­fen.

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