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No-Code Apps mit Dataverse

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Dataverse und Model Driven Apps genau sind und wie Sie beides einsetzen können, um No-Code Power Apps zu erstellen.

Die Power Platform bie­tet zusätz­lich die ska­lier­bare Datenplattform Dataverse und mit den Model Driven Apps die Möglichkeit, Apps ohne Codierung zu erstel­len. Dataverse struk­tu­riert in ein­fa­cher Art eine Vielzahl von Daten und Geschäftslogik auf sichere und kon­forme Weise.


Was ist Dataverse?

Dataverse ist eine Datenbank im Microsoft 365-Umfeld, wel­che aus Tabellen, Referenzen, Geschäftsregeln, Ansichten, Formularen, Dashboards und Diagrammen besteht.

Diese Dataverse-Datenbank umfasst einen grund­le­gen­den Satz von Standardtabellen (Tables), die typi­sche Szenarien abde­cken, wie z. B. Kontakt oder Account. Die Standardtabelle Account kann z. B. für Firmen/Lieferanten genutzt wer­den. Der Umfang kann mit benut­zer­de­fi­nier­ten Tabellen erwei­tert werden.

Dataverse hat eine gra­fi­sche Benutzeroberfläche, somit kann die Datenbank ein­fach ver­wal­tet wer­den. Umfangreiche Metadaten wie Datentypen und Beziehungen wer­den in der Cloud gespei­chert und kön­nen direkt in Power Apps zum Einsatz kom­men. Es gibt eine naht­lose Integration von Dynamics 365, Office 365 und Azure.


Basis von Microsoft Dynamics 365

Dataverse ist die Basis der Microsoft Dynamics 365 Apps - wie Sales, Service usw. Die Daten aus Dynamics 365 kön­nen daher auch in Power Apps genutzt wer­den. Dataverse ist zwar befreit vom CRM-Overhead (auch hin­sicht­lich Lizenzkosten), den­noch ste­hen Ihnen mäch­tige Funktionen aus Dynamics zur Verfügung:

  • Mit rol­len­ba­sier­ter Sicherheit z. B. kön­nen Sie den Zugriff auf Tabellen für ver­schie­dene Benutzer in der Organisation steuern
  • Es gibt inte­grierte Prozesswerkzeuge aus Dynamics für Logik und Überprüfung – Sie kön­nen Geschäftsregeln, berech­nete Felder, Workflows und Geschäftsprozessabläufe ein­bin­den zur Gewährleistung der Datenqualität

Dataverse for Teams

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Speziell für Teams gibt es eine abge­speckte Version von Dataverse mit gewis­sen Limitierungen, diese inte­grierte Low-Code-Datenplattform ist in der Teams-Lizenz ent­hal­ten. Sie wird auto­ma­tisch für das aus­ge­wählte Team erstellt, wenn Sie zum ers­ten Mal eine Power App oder einen Bot in Microsoft Teams erstel­len. Die Einschränkungen gegen­über dem voll­wer­ti­gen Dataverse sind u. a. (Stand 22.02.2022)

  • Es kön­nen Canvas Apps inner­halb von Teams erstellt wer­den (keine Model Driven Apps)
  • Es kann nur eine Umgebung pro Teams erstellt wer­den im Gegensatz zu unbe­grenzt bei Dataverse
  • Weniger Datensätze (max. 1 Mio. Zeilen)
  • Kein API-Zugriff
  • Außerhalb von Teams ist eine in Teams erstellte Canvas App im Webbrowser nur zugäng­lich mit einer zusätz­li­chen Power Apps Lizenz

Model Driven Apps

Model Driven Apps basie­ren auf Dataverse. Die Module von Dataverse kön­nen zu einer Anwendung für den Benutzer kom­bi­niert wer­den. Model Driven Apps sind stan­dard­mä­ßig respon­sive und benut­zer­ori­en­tierte Anwendungen. Zudem kön­nen diese über die Grenzen von Dynamics CRM hin­aus erwei­tert wer­den, z. B. kann KI als wei­te­rer Akteur neben Nutzern, Anwendungen und Daten zum Einsatz kommen.

Im Gegensatz zu Canvas Apps beginnt der Aufbau einer Model Driven App mit der Modellierung der Datenbank in Dataverse (Data First Ansatz). Über fol­gende Bestandteile sollte man sich vorab Gedanken machen:

  • Tabellen und Spalten (Felder)
  • Beziehungen zwi­schen Tabellen/Spalten
  • Definition von Ansichten
  • Gestaltung von Formularen
  • Bei Bedarf Geschäftsregeln, Dashboards, Charts

Nachdem die Datenbank model­liert ist, kann die App sehr ein­fach erstellt wer­den. Danach wird der Zugriff fest­ge­legt und die App bereitgestellt


Daten visua­li­sie­ren mit Dashboards und Diagrammen

Was Datenvisualisierung betrifft, bie­tet eine Model Driven App die glei­chen umfang­rei­chen Möglichkeiten wie Dynamics. Sie kön­nen in Ihrer App selbst erstellte Dynamics Dashboards ein­bin­den oder auch PowerBI Dashboards und Berichte. 

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Model Driven Apps : Stärken und Schwächen

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Stärken

  • Anwendungen für ERP-typische Geschäftsprozesse
  • Mittlere und kleine Anwendungen, für die keine gro­ßen Standardanwendungen ver­füg­bar und wirt­schaft­lich sind
  • Bessere Wartungs- und Updatemöglichkeiten für ein­zelne Anwendungen
  • Benutzerfreundlichkeit und Plattformunabhängigkeit
  • Umgebung bie­tet Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen

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Schwächen

  • Starreres Design, da "Data first"-Ansatz
  • Lizenzen: Premium Lizenz benötigt
  • Komplexe Anwendungen, die mehr tech­ni­sches Know-how als z.B. Canvas Apps erfordern
  • Basierend auf Microsoft 365 Cloud


Umfangreiche Möglichkeiten, um den Zugriff zu steuern

Bei Model Driven Apps ste­hen Ihnen die glei­chen mäch­ti­gen Funktionen zur Verfügung, wie in Dynamics, um den Zugriff sehr gra­nu­lar und DSGVO-konform zu steuern:

Sicherheitsrollen

Es kom­men bereits Standardrollen mit, die Sie sofort nut­zen kön­nen und gän­gige Anwendungsfälle abde­cken, wie z. B. die hier abge­bil­dete Rolle Basic User. Sie kön­nen aber auch diese Rollen dupli­zie­ren und Anpassungen vor­neh­men, damit diese per­fekt zu Ihrem Anwendungsfall passen. 

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Zugriff auf Felder steuern

 Mit Feldsicherheitsprofilen kön­nen Sie den Zugriff auf Feldebene steu­ern. Sie kön­nen genau fest­le­gen, wel­che Nutzer oder auch Teams wel­che Felder sehen und/oder bear­bei­ten können.


Anwendungsbeispiele für Model Driven Apps

  • Customer Relationship Management
  • Geschäftsprozesse und Anwendungen, die zuvor z. B. auf Lotus Notes oder Access basier­ten (bei Umstellung auf Cloud z. B.)
  • Service Desk auch für Self-Service (mit Power Apps-Portalen)
  • Materialwirtschaft (z. B. für Ersatzteile)
  • Flottenmanagement
  • Anlagenmanagement
  • Anbindung von Dataverse, PowerBI, Power Automate, SharePoint,…

Zahlreiche Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse abzubilden

Power Automate Flows

Power Automate gibt Ihnen die Möglichkeit, auto­ma­ti­sierte Workflows mit einer NoCode-Schnittstelle, die logik­ba­siert und ein­fach zu nut­zen ist, zu erstel­len. Der Zugriff und die Integration von Daten aus On-Premises und Cloud-Software ist möglich.

  • Flows bestehen aus drei Bausteinen: Triggers, Actions und Logik
  • 400+ Konnektoren mit inte­grier­ter API von Adobe bis Zendesk (Stand 22.02.2022)
  • Es gibt hun­derte vor­ge­fer­tigte Templates für Flows, wie z. B. Genehmigungsworkflows

Es gibt zahl­rei­che Einsatzmöglichkeiten als bedarfs­ab­hän­gi­ger Prozess, auto­ma­ti­siert oder event­ge­trig­gert, um Geschäftsprozesse zu automatisieren.

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  • Ausführen von Aufgaben nach einem Zeitplan, z. B. Daten zwi­schen Systemen ver­schie­ben (auto­ma­ti­siert z. B. nachts)
  • Einen Genehmigungsflow erstel­len (event­ge­trig­gert nach einem bestimm­ten Ereignis wie z. B. Statusänderung am Datensatz)
  • E-Mail-Anlagen in OneDrive oder Dropbox spei­chern, der Auslöser wäre hier der Erhalt einer E-Mail mit Anlage
Geschäftsprozessflüsse

Der Einsatz von Geschäftsprozessflüssen (Business Process Flows) ver­ein­facht eine kon­sis­tente Datenerfassung durch die Benutzer. Sie durch­lau­fen nach­ein­an­der meh­rere Phasen mit visu­el­lem Indikator und Fortschrittsstatus, in jeder Phase wer­den die dafür wich­ti­gen Daten abge­fragt. So kön­nen Daten struk­tu­riert erfasst wer­den und ver­rin­gern den Schulungsbedarf.

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Geschäftsregeln

Mit Geschäftsregeln (Business Rules) kann Formularlogik ange­wen­det wer­den, ohne JavaScript Code oder ein Plug-In schrei­ben zu müs­sen. Wenn eine Bedingung erfüllt ist, kön­nen fol­gende Aktionen aus­ge­führt werden:

  • Feldwerte fest­le­gen
  • Feldwerte löschen
  • Felder anzei­gen oder ausblenden
  • Felder akti­vie­ren oder deaktivieren
  • Daten vali­die­ren und Fehlermeldungen anzeigen

Fazit

Model Driven Apps und Dataverse gehö­ren zusam­men: Um eine Model Driven App zu erstel­len, benö­ti­gen Sie Dataverse als Datenbasis, denn das Dataverse Datenmodell, die Datenstrukturen und Geschäftsprozesse sind die Grundlage der Model Driven App.

Die Power Platform bie­tet Ihnen zahl­rei­che Low Code Tools für Geschäftsapplikationen. Sie kön­nen ein­fach Prozesse inte­grie­ren mit Power Automate und Geschäftsprozessflüssen.

Eine große Stärke der Model Driven Apps sind die Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Hier ste­hen Ihnen die glei­chen umfang­rei­chen Funktionen zur Verfügung, wie bei Dynamics.


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