Modernes, digitales Vertragsmanagement - 5 Gründe, warum es für Unternehmen unverzichtbar ist

In diesem Blogbeitrag haben wir die wichtigsten Gründe für Sie zusammengefasst, warum digitales Vertragsmanagement von großer Bedeutung ist.

Sie vertrauen noch immer auf papierbasiertes Vertragsmanagement oder nutzen ein einfaches, digitales Filesystem? Dann sollten Sie sich davon verabschieden! Laut einer Studie von Memba und PriceWaterhouseCoopers können Sie durch effektives Vertragsmanagement bis zu 41% ihrer Kosten senken. Grund dafür ist die große Bedeutung von Verträgen für den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts. Das zunehmend wichtige Werkzeug im Geschäftsalltag dient vor allem dazu, Outsourcing-Maßnahmen effektiver abzuwickeln und dabei potenzielle Einsparungen durch Kostensenkungen im Vertragsmanagement selbst sowie der gesamten Unternehmensausgaben auszunutzen.

Was ist so schlecht an veralteten Vertragsmanagement-Methoden?

Die Nachteile des papierbasierten Vertragsmanagements liegen auf der Hand und sind vielfältig. Ein möglicherweise existenzgefährdender Grund, warum man sich gegen die Offline-Vertragsmanagement-Variante entscheiden sollte, ist das Vergessen von Kündigungsfristen, was kostspielige Konsequenzen nach sich ziehen kann. Doch auch Vertragsverlängerungen können bei Papierverträgen, die meist irgendwo im Büro herumflattern, schnell in Vergessenheit geraten, ebenso wie wichtige Vertragsvereinbarungen. In vielen Fällen führt dies zu hohen Kosten durch Vertragsbruch. Das Papierchaos erschwert Ihnen zudem die Suche nach dem Dokument, das Sie gerade benötigen und begrenzt Ihre persönliche Flexibilität durch die bestehende Ortabhängigkeit. Sollten Sie bereits über ein digitales Filesystem verfügen, sind Sie schon einen Schritt weiter, aber noch lange nicht am Ziel. Die Probleme dieses veralteten Vorgehens liegen vor allem in intransparenten Ordnerstrukturen, schlechten Suchmöglichkeiten und Redundanzen, die Ihnen das Überblicken Ihrer Verträge erschweren.

5 Gründe, warum Sie ein modernes, digitales Vertragsverwaltungssystem in Betracht ziehen sollten

• Grund 1: Effizientes Suchen, Finden, Filtern und Sortieren von Verträgen in Windeseile – Während Sie sich in der papierbasierten Variante durch Ihr Papierchaos kämpften, finden Sie dank der digitalen Lösung den gesuchten Vertrag blitzschnell über effiziente Such‑, Filter- & Sortierfunktionen.
• Grund 2: Benachrichtigungsfunktion für Fristen – Mit der Möglichkeit zur Einstellung von Benachrichtigungen verpassen Sie nie wieder eine Vertragsfrist und umgehen somit hohen Vertragsstrafen oder ‑kosten durch verpasste Kündigungen.
• Grund 3: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten – Das digitale Vertragsmanagement erlaubt es Ihnen und Ihren Kollegen, gleichzeitig Verträge einzusehen sowie daran zu arbeiten.
• Grund 4: Flexibilität durch Zugriff, auch aus dem Homeoffice – Vergessen Sie die Ortabhängigkeit von Papierverträgen! Mit der digitalen Variante können Sie mobil von überall aus auf Ihre Verträge zugreifen, auch aus dem Homeoffice.
• Grund 5: Effizienteres Arbeiten durch Workflows – Sparen Sie sich jede Menge Zeit, indem beispielsweise Berechtigungen automatisch vergeben werden. 

Digitales Vertragsmanagement mit Microsoft Office 365

Die zahlreichen genannten Vorteile eines digitalen Managements der Verträge erhalten Sie von Microsoft gebündelt in einer einzigen Lösung: Vertragsmanagement mit Microsoft Office 365. Mithilfe der an Sie angepassten Lösung auf Ihrer SharePoint-Umgebung, können Verträge kategorisiert und mit spezifischen Berechtigungen abgegrenzt werden.Sollten Sie Microsoft Office 365 als bevorzugte Unternehmenslösung gewählt haben, steht Ihnen zudem eine Integration mit den zusätzlichen Microsoft Office 365-Apps zur Verfügung, wie Microsoft Flow, PowerBI und Power Apps.

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