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Modernes, digitales Vertragsmanagement - 5 Gründe, warum es für Unternehmen unverzichtbar ist

In diesem Blogbeitrag haben wir die wichtigsten Gründe für Sie zusammengefasst, warum digitales Vertragsmanagement von großer Bedeutung ist.

Sie ver­trauen noch immer auf papier­ba­sier­tes Vertragsmanagement oder nut­zen ein ein­fa­ches, digi­ta­les Filesystem? Dann soll­ten Sie sich davon ver­ab­schie­den! Laut einer Studie von Memba und PriceWaterhouseCoopers kön­nen Sie durch effek­ti­ves Vertragsmanagement bis zu 41% ihrer Kosten sen­ken. Grund dafür ist die große Bedeutung von Verträgen für den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäfts. Das zuneh­mend wich­tige Werkzeug im Geschäftsalltag dient vor allem dazu, Outsourcing-Maßnahmen effek­ti­ver abzu­wi­ckeln und dabei poten­zi­elle Einsparungen durch Kostensenkungen im Vertragsmanagement selbst sowie der gesam­ten Unternehmensausgaben auszunutzen.

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Was ist so schlecht an ver­al­te­ten Vertragsmanagement-Methoden?

Die Nachteile des papier­ba­sier­ten Vertragsmanagements lie­gen auf der Hand und sind viel­fäl­tig. Ein mög­li­cher­weise exis­tenz­ge­fähr­den­der Grund, warum man sich gegen die Offline-Vertragsmanagement-Variante ent­schei­den sollte, ist das Vergessen von Kündigungsfristen, was kost­spie­lige Konsequenzen nach sich zie­hen kann. Doch auch Vertragsverlängerungen kön­nen bei Papierverträgen, die meist irgendwo im Büro her­um­flat­tern, schnell in Vergessenheit gera­ten, ebenso wie wich­tige Vertragsvereinbarungen. In vie­len Fällen führt dies zu hohen Kosten durch Vertragsbruch. Das Papierchaos erschwert Ihnen zudem die Suche nach dem Dokument, das Sie gerade benö­ti­gen und begrenzt Ihre per­sön­li­che Flexibilität durch die bestehende Ortabhängigkeit. Sollten Sie bereits über ein digi­ta­les Filesystem ver­fü­gen, sind Sie schon einen Schritt wei­ter, aber noch lange nicht am Ziel. Die Probleme die­ses ver­al­te­ten Vorgehens lie­gen vor allem in intrans­pa­ren­ten Ordnerstrukturen, schlech­ten Suchmöglichkeiten und Redundanzen, die Ihnen das Überblicken Ihrer Verträge erschweren.

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5 Gründe, warum Sie ein moder­nes, digi­ta­les Vertragsverwaltungssystem in Betracht zie­hen sollten

  • Grund 1: Effizientes Suchen, Finden, Filtern und Sortieren von Verträgen in Windeseile – Während Sie sich in der papier­ba­sier­ten Variante durch Ihr Papierchaos kämpf­ten, fin­den Sie dank der digi­ta­len Lösung den gesuch­ten Vertrag blitz­schnell über effi­zi­ente Such‑, Filter- & Sortierfunktionen.
  • Grund 2: Benachrichtigungsfunktion für Fristen – Mit der Möglichkeit zur Einstellung von Benachrichtigungen ver­pas­sen Sie nie wie­der eine Vertragsfrist und umge­hen somit hohen Vertragsstrafen oder ‑kos­ten durch ver­passte Kündigungen.
  • Grund 3: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten – Das digi­tale Vertragsmanagement erlaubt es Ihnen und Ihren Kollegen, gleich­zei­tig Verträge ein­zu­se­hen sowie daran zu arbeiten.
  • Grund 4: Flexibilität durch Zugriff, auch aus dem Homeoffice – Vergessen Sie die Ortabhängigkeit von Papierverträgen! Mit der digi­ta­len Variante kön­nen Sie mobil von über­all aus auf Ihre Verträge zugrei­fen, auch aus dem Homeoffice.
  • Grund 5: Effizienteres Arbeiten durch Workflows – Sparen Sie sich jede Menge Zeit, indem bei­spiels­weise Berechtigungen auto­ma­tisch ver­ge­ben werden. 

Digitales Vertragsmanagement mit Microsoft Office 365

Die zahl­rei­chen genann­ten Vorteile eines digi­ta­len Managements der Verträge erhal­ten Sie von Microsoft gebün­delt in einer ein­zi­gen Lösung: Vertragsmanagement mit Microsoft Office 365. Mithilfe der an Sie ange­pass­ten Lösung auf Ihrer SharePoint-Umgebung, kön­nen Verträge kate­go­ri­siert und mit spe­zi­fi­schen Berechtigungen abge­grenzt werden.Sollten Sie Microsoft Office 365 als bevor­zugte Unternehmenslösung gewählt haben, steht Ihnen zudem eine Integration mit den zusätz­li­chen Microsoft Office 365-Apps zur Verfügung, wie Microsoft Flow, PowerBI und Power Apps.

Ihre Vorteile im Überblick:

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Die effi­zi­ente Lösung bie­tet Ihnen einen über­sicht­li­chen Einstieg mit einer zen­tra­len Startseite, auf der Sie sich einen Gesamtüberblick ver­schaf­fen sowie fil­tern und suchen kön­nen. Außerdem unter­stützt Sie die Vertragsmanagement-Lösung beim schnel­le­ren Erstellen von neuen Verträgen durch die Möglichkeit des gemein­sa­men Bearbeitens sowie dem Hinterlegen von Vorlagen. Bis zum Vertragsschluss ver­schafft Ihnen zudem eine elek­tro­ni­sche Akte jeder­zeit einen Überblick über den aktu­el­len Stand der Abwicklung. Ein intel­li­gen­ter Workflow sorgt dafür, dass Genehmigungen ange­for­dert und Berechtigungen ver­ge­ben wer­den. Mithilfe des Fristenmanagements sind Sie immer auf dem aktu­ells­ten Stand und wer­den recht­zei­tig infor­miert. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit lan­den alte Verträge im digi­ta­len Archiv, auf das Sie jeder­zeit zugrei­fen kön­nen. Sollten Sie mit Microsoft Teams arbei­ten, haben Sie sogar die Möglichkeit, Ihr Vertragsmanagement als App in Teams zu inte­grie­ren, um noch schnel­ler auf Verträge zugrei­fen zu können.

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Überzeugen Sie sich selbst von den zahl­rei­chen Möglichkeiten des Vertragsmanagements mit Microsoft Office 365 und for­dern Sie jetzt die kos­ten­freie Aufzeichnung unse­res Webinars an!

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