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Methoden des Projektmanagements mit monday.com - Teil I

In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die verschiedenen Methoden des Projektmanagements mithilfe von monday.com.
Monday.com hilft Teams, ihre Projekte und Aufgaben effektiv zu organisieren und miteinander zu kommunizieren!

Projektmanagement mit monday.com

monday.com ist eine cloud­ba­sierte Projektmanagement- und Team-Kollaborationsplattform. Es hilft Teams, ihre Projekte und Aufgaben effek­tiv zu orga­ni­sie­ren, zu ver­fol­gen und mit­ein­an­der zu kom­mu­ni­zie­ren. Mit monday.com kön­nen Benutzer To-Do-Listen erstel­len, Zeitpläne ver­wal­ten, Projektfortschritte über­wa­chen, Dateien tei­len und mit ande­ren Teammitgliedern auf­ga­ben­be­zo­gen kom­mu­ni­zie­ren. Die Plattform ist anpass­bar und bie­tet eine Vielzahl von inte­grier­ten Tools, um den Bedürfnissen jedes Teams gerecht zu werden. 

In die­ser drei­tei­li­gen Blogreihe wer­den wir Sie mit auf die span­nende Reise durch das Projekt- und Portfoliomanagement mit monday.com nehmen.

Im ers­ten Teil ler­nen Sie zum einen die Begriffe Projekt-, Programm-, und Portfoliomanagement ken­nen und zum ande­ren einen typi­schen Projektablauf in monday.com - von der Beantragung neuer Projekte bis hin zum Projektabschluss.

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Projekt-, Programm-, und Portfoliomanagement

Projektmanagement

Durch das Projektmanagement wird eine geord­nete, sys­te­ma­ti­sche Überwachung und Durchführung von Projekten ermög­licht. Damit kann ein vorab defi­nier­tes Ziel inner­halb eines bestimm­ten Zeitraums und mit den zur Verfügung ste­hen­den Ressourcen erreicht wer­den. Effektives Projektmanagement hilft dabei Probleme wie eine feh­lende Transparenz über offene und abge­schlos­sene Aufgaben oder das lang­wie­rige Erstellen von Auswertungen zu vermeiden.

Programmmanagement

Das Programmmanagement gewähr­leis­tet die Überwachung und Steuerung einer Reihe von Projekten, wel­che von­ein­an­der abhän­gig sein kön­nen und letzt­end­lich zu einem gemein­sa­men Geschäftsziel bei­tra­gen sol­len. Es ver­schafft den Mitarbeitenden einen Überblick über alle akti­ven Projekte. Darüber hin­aus bie­tet es damit die Möglichkeit zusammen-hängende Risiken, Budgets und Teamkapazitäten zu steuern.

Portfoliomanagement

Das Portfoliomanagement unter­stützt bei der Überwachung und Steuerung eines Gesamtportfolios von Projekten, Programmen und wei­te­ren Arbeitspaketen. Mit einem guten Portfolio-management kann sicher­ge­stellt wer­den, dass die Gesamtheit der Arbeitspakete zu den im Unternehmen vor­lie­gen­den Geschäftszielen und Strategien beiträgt.

Projektmanagement mit monday.com in 5 Schritten

Erstellung von Projektanträgen

Die Anfrage neuer Projekte kann direkt inner­halb von monday.com oder über ein Onlineformular erfol­gen. Dieses Formular kann auch von Mitarbeitenden genutzt wer­den, die kei­nen eige­nen Zugang zu monday.com haben.

Die abge­frag­ten Informationen der Projektanträge las­sen sich frei defi­nie­ren und an die eige­nen Bedürfnisse schnell und ein­fach anpassen.

Die Team-, Abteilungs- oder Geschäftsführung erhält ein über­sicht­li­ches Board, in dem alle offe­nen und frei­ge­ge­be­nen Projektanträge ein­seh­bar und aus­wert­bar sind.

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Onlineformular für die Erstellung neuer Projektanträge

Freigabe von Projektanträgen

Die berech­tig­ten Mitarbeitenden kön­nen nach dem Einreichen des Projektantrags die Projekte frei­ge­ben oder ableh­nen. Dabei kann ein mehr­stu­fi­ger Genehmigungsprozess genutzt wer­den, um meh­rere Freigabeinstanzen zu durchlaufen.

Der Projektantragsteller wird auto­ma­tisch über die getrof­fene Entscheidung infor­miert und das Ergebnis wird im Projekt dokumentiert.

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Übersicht über offene und geneh­migte Projektanträge mit Freigabedokumentation

Planung und Durchführung der Projekte

Die Arbeitspakete und Projektaufgaben kön­nen ein­fach den jewei­li­gen Teammitgliedern zuge­wie­sen wer­den. Dadurch kön­nen die Zuständigkeiten schnell und ein­deu­tig geklärt wer­den. Während der Bearbeitung der Aufgaben kann der Fortschritt kon­ti­nu­ier­lich erfasst und doku­men­tiert wer­den, sodass der Projektverantwortliche einen Gesamtüberblick über das lau­fende Projekt erhält. Darüber hin­aus kön­nen Arbeitszeiten auf Arbeitspaketebene erfasst und aus­ge­wer­tet wer­den, ohne dass es dafür externe Programme bedarf.

Der Projektplan und die Arbeitspakete las­sen sich mit meh­re­ren Möglichkeiten visu­ell darstellen:

  • Gantt-Chart
  • Kanban-Ansicht
  • Kalender-Ansicht
  • Pivot-Tabellen
  • Timeline-Ansicht
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Gantt-Chart View
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Kalender View
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Kanban View

Projektcontrolling

Während der Projektdurchführung las­sen sich alle rele­van­ten Kennzahlen wie bei­spiels­weise Projektkosten und geleis­tete Arbeitszeiten erfas­sen und repor­ten. Dafür ste­hen zahl­rei­che Auswertungsmöglichkeiten inner­halb der monday.com Dashboards zur Verfügung. Diese Informationen kön­nen auch auf der Portfolio-Ebene sicht­bar gemacht werden.

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Projekt-Dashboard in monday.com
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Projektübersicht auf High-Level-Ebene
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Tracking der Projektbudget

Abschluss von Projekten

Sobald alle Arbeitspakete abge­schlos­sen wur­den und damit der Abschluss des Projektes ansteht, kann der Projektverantwortliche monday.com für die Verfassung des Projektabschlussberichtes nut­zen. Hierfür las­sen sich Templates vor­de­fi­nie­ren, die die Erstellung des Berichts deut­lich ver­ein­fa­chen und beschleunigen.

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Im nächs­ten Teil unse­rer Blogreihe erfah­ren Sie wie Sie effek­tiv Risiken in Ihren Projekten erfas­sen, steu­ern und Gegenmaßnahmen in monday.com initi­ie­ren können.

21. Februar 2023

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