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Hybrid Work und New Normal – doch was bedeutet das konkret?

Der klassische 9-to-5 Job ist ein Relikt aus vergangenen Tagen. Warum? Erfahren Sie mehr in unserem Blogbeitrag zum Thema Hybrid Work!

Spätestens seit Beginn der Pandemie im März 2020 ist uns allen klar, der klas­si­sche 9-to-5 Job am Arbeitsplatz im Unternehmen ist ein Relikt aus ver­gan­ge­nen Tagen und ent­spricht nicht der digi­ta­len Zukunft. Was für viele vor mehr als einem Jahr noch eine große Umstellung war, erscheint heute als Normalität. Doch nicht jede Person ist und war glück­lich mit der Veränderung, denn das Homeoffice bringt nicht nur Möglichkeiten mit sich, son­dern auch Herausforderungen. Genau an die­ser Stelle ist es von hoher Relevanz, dass Unternehmen gemein­sam mit den Mitarbeitenden eine Vision und Strategie für ein neues Arbeitsleben ent­wi­ckeln. Dabei sol­len Mitarbeitende unter­stützt wer­den, ihren opti­ma­len Workflow und die Balance zwi­schen Büro, Homeoffice oder auch ande­ren Arbeitsorten zu finden. 

Heute, im November 2021, ste­hen wir wie­der vor einer ähn­li­chen Problemstellung: Die Covid-19-Inzidenzen stei­gen und erneut stellt sich die Frage, wie es wei­ter­ge­hen wird. Angesichts der stei­gen­den Infektionszahlen fin­den viele Arbeitnehmende nun den Weg in das Homeoffice. Im Unterschied zu März 2020 ist die Remote Work Situation bereits bekannt, so auch die Problemstellungen: Laut einer Umfrage des BVDW aus dem Jahr 2021, ist die Situation kri­tisch, denn 91% der Führungskräfte wis­sen nicht genau, wie sie ihre Mitarbeitenden bei remo­tem Arbeiten aus­rei­chend moti­vie­ren kön­nen. Nicht nur Führungskräfte sind unzu­frie­den, auch 76% der Mitarbeitenden füh­len sich seit der Umstellung weni­ger in ihr Unternehmen inte­griert. Hier muss die Frage gestellt wer­den, wie Mitarbeitende aus­rei­chend inte­griert und moti­viert wer­den kön­nen, trotz Remote Work? Kann Hybrid Work Abhilfe schaf­fen? Wir sind der fes­ten Überzeugung: JA! Allerdings müs­sen ein paar grund­le­gende Dinge beach­tet wer­den. Erfahre in die­sem Blogeintrag mehr dazu. 

Dein Büro ist da, wo du es haben willst und du kannst so arbei­ten, wie es dir am bes­ten passt.

Dimensionen hybrider Zusammenarbeit

Was bedeu­tet hybri­des Arbeiten? 

Hybrid Work sollte nicht mit Remote Work ver­wech­selt wer­den. Vielmehr geht es bei dem hybri­den Arbeiten darum, dass sich Arbeitnehmende eigen­ver­ant­wort­lich ent­schei­den kön­nen, wann und wo sie ihre Arbeit erle­di­gen möch­ten. Das Hauptziel ist, Mitarbeitenden zu ermög­li­chen, Freizeit- und Privatleben best­mög­lich mit dem Berufsleben zu ver­ei­nen und so an Flexibilität und indi­vi­du­el­ler Freiheit zu gewin­nen. Das bedeu­tet, dein Büro ist da, wo du es haben willst und du kannst so arbei­ten, wie es dir am bes­ten passt. Das kann Zuhause, im Büro aber auch Unterwegs sein. Eine Voraussetzung dafür ist, trotz­dem so ver­netzt zu sein, als würde vor Ort ein gemein­sa­mes Treffen statt­fin­den. Während des Beginns der Pandemie gelang es uns, die tech­ni­sche Komponente des­sen zu bewäl­ti­gen, nun soll auch die humane fol­gen, um das Beste aus bei­den Welten ver­ei­nen zu können. 

Wie soll das gelingen? 

Raum und Zeit wer­den unab­hän­gi­ger zum Arbeiten, des­we­gen ermög­licht dir Hybrides Arbeiten ganz neue Flexibilitäten, denn du stehst im Mittelpunkt der Veränderung. Jede Person ist mit in der Verantwortung, das indi­vi­du­elle Verhalten, Arbeiten und die eigene Herangehensweise an das neue Arbeitsumfeld und die neue Art des Arbeitens anzu­pas­sen. Hybrides Arbeiten erfor­dert auch per­sön­li­che Kompetenzen, wie bei­spiels­weise ein hohes Maß an Selbstorganisation und Eigenverantwortung. Dazu ist es unab­ding­lich, dass jede Person abge­holt und mit­ge­nom­men wird. Deswegen sind sowohl Vorgesetzte als auch Kolleg:innen ver­pflich­tet, auf andere Mitarbeitende zuzu­ge­hen und ihnen ein offe­nes Ohr zu schen­ken. Die Kommunikation unter­ein­an­der ist ganz beson­ders wich­tig, genauso wie gegen­sei­ti­ges Vertrauen. Um in die Welt des hybri­den Arbeitens opti­mal ein­stei­gen zu kön­nen, soll­ten drei zen­trale Fragen gestellt und beant­wor­tet werden: 

  1. Wer kann, sollte und möchte remote arbei­ten? Für wie lange? 
  1. Wer sollte bzw. muss ins Büro kom­men? Wann und wie lange? 
  1. Für wel­che Aufgaben eig­net sich wel­cher Ort am besten? 

Dazu gibt es ver­schie­dene Herangehensweisen, die genaue Umsetzung kann von Unternehmen zu Unternehmen indi­vi­du­ell gestal­tet wer­den. Zum Beispiel wird die 3-Tage-2-Tage Regel bereits oft erfolg­reich umge­setzt. Dies bedeu­tet, dass Arbeitnehmende drei Tage pro Woche im Büro ver­brin­gen und zwei Tage im Homeoffice. Doch es gibt weit­aus fle­xi­blere Modelle, wo es Mitarbeitenden gänz­lich frei­steht, wann und ob sie zum phy­si­schen Arbeitsplatz zurück­keh­ren. Dabei ist es bei­spiels­weise hilf­reich, wenn du dich mit dei­nen Kolleg:innen 2-4 Tage im Monat für Teammeetings und ähn­li­che Aktivitäten im Büro ver­ab­re­dest. Weiterhin sagen sogar 66% der geschäfts­füh­ren­den Personen, dass die Unternehmen dar­über nach­den­ken, Büroplätze für Hybrid Work neu zu desi­gnen. Dabei ist es natür­lich wich­tig zu wis­sen, was kon­kret benö­tigt wird und vor allem auch, was die Mitarbeitenden wol­len. Es gibt viele Ideen, dass ‚Büro der Zukunft‘ zu gestal­ten, mit Shared Desks und ande­ren krea­ti­vi­täts­an­re­gen­den Bereichen. Das ‘neue’ Büro dient als ein Raum für Begegnungen und das Arbeiten im Team steht mehr im Vordergrund als bei­spiels­weise per­sön­li­che Schreibtische. Es ist wich­tig, dass die Technik zuerst bereit­steht, denn erst dann kann der Change begin­nen. An die­ser Stelle sind Kommunikation und die Aufklärung der Mitarbeitenden ent­schei­dend. Das kann auf ver­schie­de­nen Wegen gesche­hen: mit Informationsveranstaltungen, es kann eine Aufklärungswoche geben, wie die HybridWork Week von Microsoft im November 2021. Guidelines müs­sen ent­wi­ckelt und bereit­ge­stellt wer­den – Wie kann eine hybride Arbeitswoche aus­se­hen? Wie kann alles inklu­siv gestal­tet wer­den? Wann ist ein Teamevent, wann muss ich im Büro sein? Wie kön­nen wir Hybrid Work mit Hilfe von Spielregeln für unser Team erfolg­reich gestalten? 

Unser Partner Microsoft bewegt sich aktu­ell von Modern Work zu Hybrid Work – im Mittelpunkt steht immer der Mensch und Veränderung gesche­hen ent­spre­chend mit dem Menschen als Fokus. 

Raum und Zeit wer­den unab­hän­gi­ger zum Arbeiten, des­we­gen ermög­licht dir Hybrides Arbeiten ganz neue Flexibilitäten, denn du stehst im Mittelpunkt der Veränderung. 

Arbeitsweisen neu denken

Die drei Dimensionen: Mensch, Raum und Technik 

Wer ist denn ‚der Mensch‘? Selbstverständlich ALLE Mitarbeitenden eines Unternehmens. Oft geht der Gedanke dabei hin zu Arbeitnehmenden im Büro, aber es ist genauso wich­tig, Führungskräfte und gewerb­li­che Mitarbeitende zu beach­ten. Jedes Mitglied des Ökosystems eines Unternehmens muss ein­ge­bun­den und unter­stützt werden. 

Ebenso wich­tig ist das Büro mit Arbeitsplätzen und der Büroumgebung. Wie muss das Büro gestal­tet wer­den, wie kann es opti­miert wer­den und wie wird es viel­sei­tig nutz­bar? Wie müs­sen wir die Büros und Meetingräume gestal­ten, damit sowohl vor-Ort-Teilnehmende als auch Remote-Teilnehmende gleich­be­rech­tigt par­ti­zi­pie­ren kön­nen? Büros sol­len zukünf­tig noch offe­ner und fle­xi­bler wer­den, als sie es teil­weise jetzt schon sind. Mit hybri­den Meetingräumen kön­nen alle Personen ver­eint wer­den, egal ob digi­tal oder vor Ort. 

‚From 9-to-5 to full fle­xi­bi­lity‘ – die Unternehmenskultur ist ein fes­ter Bestandteil einer Veränderung, denn auch sie muss ange­passt wer­den. Im Sinne des Hybriden Arbeitens ist Flexibilität der Schlüssel. Mitarbeitende müs­sen in der Lage sein, die Arbeitswoche eigen­ver­ant­wort­lich struk­tu­rie­ren zu kön­nen, damit es am bes­ten mit ihrem Freizeit- und Privatleben ver­ein­bar ist. Dabei sind Work/Life Balance, Mental Health, Empathie und Vertrauen ent­schei­dende Faktoren, die die­sen Prozess antrei­ben. Hilfreich sind Tools wie Microsoft Viva Insights, denn sie unter­stüt­zen Mitarbeitende, sich selbst im Arbeitsalltag zu reflek­tie­ren. Jede Person soll dazu befä­higt sein, bes­ser zu wer­den und das geht nur, wenn Arbeitsumgebung und Motivation in einem Unternehmen stim­mig sind. Die digi­tale Kompetenz ist ein wich­ti­ger Faktor im Hybriden Arbeiten, jeder sollte und muss bereit sein, wei­ter zu lernen. 

Zudem sollte jede Person von über­all unbe­schwert teil­neh­men kön­nen – Meetings der Zukunft sind inklu­siv für jede Person gestal­tet. Die Bedeutung davon ist, dass ein Meeting für alle Nutzer:innen zugäng­lich gemacht wird und unter­schied­li­che Perspektiven ein­ge­baut, sowie Bedürfnisse berück­sich­tigt wer­den. Das kann mit auto­ma­ti­scher Transkription, einem inter­ak­ti­ven Whiteboard und vie­len wei­te­ren intel­li­gen­ten Tools rea­li­siert wer­den. Das Thema Barrierefreiheit ist im digi­ta­len Raum genauso rele­vant, wie vor Ort. 

Abschließend kann zum Thema Hybrid Work gesagt wer­den: Mach dich selbst zur Priorität! 

  • Bei Hybrid Work kön­nen Arbeitnehmende selbst über Arbeitsort und –Zeit entscheiden 
  • Ziel: Arbeits- und Freizeitleben best­mög­lich kombinieren 
  • Der Mensch steht im Mittelpunkt der Veränderung 
  • Kommunikation und per­sön­li­che Kompetenz sind Schlüsselelemente 
  • Existenz von ver­schie­de­nen Herangehensweisen und Ideen zum hybri­den Arbeiten 
  • Umgestaltung der Kultur und des Raums not­wen­dig für erfolg­rei­ches Umsetzen 
  • Intelligente Tools und inklu­sive Funktionen erleich­tern den Arbeitsalltag 

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