Good Practice: OneNote statt Teams Wiki
Für niedrigschwelliges Wissensmanagement, also um etwa Besprechungsnotizen zu erfassen oder oft gefragte Informationen zu einem Thema zu dokumentieren, bringt Microsoft Teams ein eigenes kleines Wiki mit. Neben den Beiträgen (Unterhaltungen) und Dateien gehörte das Wiki bis vor Kurzem zur Grundausstattung jedes Kanals, der in einem Team angelegt wurde.
Wissen wiederfinden? Teams Wiki meiden.
Manchmal gab es ein böses Erwachen, wenn Inhalte im Teams Wiki abgebildet wurden, in denen über die Suche nachgeschlagen werden können sollte: die ansonsten äußerst funktionale und hilfreiche Suche in Teams findet Inhalte im Wiki leider nur sehr rudimentär: das in ".mht" Dateien in der SharePoint Team Site gespeicherte Wiki wird nur als solche Dateien dargestellt, die man aus der Ergebnisliste herunterladen und "irgendwie" öffnen soll. Das ist alles andere als funktional und bedeutet für mich: Inhalte im Teams Wiki sind mit der Suche nicht nutzbar zu finden.
Meine Empfehlung ist daher immer, das Wiki in Teams nicht zu nutzen. Persönlich entferne ich die Registerkarte immer als erstes nachdem ich einen neuen Kanal angelegt habe. Wo möglich, nehmen wir das Wiki bereits aus der Vorlage für die Provisionierung von Teams und Kanälen aus. Dem Weg folgt inzwischen auch Microsoft, indem das Wiki nicht mehr zur Standardausstattung eines neuen Kanals gehört.
Empfehlung: OneNote
Und was dann? Als Best Practice empfehle ich, stattdessen OneNote zu nutzen. Jedes Team hat von Haus aus ein eigenes Notizbuch. Dieses scheint zunächst unsichtbar, wird aber immer mit einem Team angelegt. Es gibt mehrere Wege, es zu öffnen; über die OneNote App in Teams und deren Registerkarte "Teams". Klick aufs Bild für mehr Info.
Kollaboratives Wissensmanagement im Team
So entsteht ein für jedes Teammitglied zugängliches Medium für (kollaborative) Notizen, Dokumentationen, Protokolle und vieles mehr. Das auch vollständig und funktional von der Teams Suche durchsucht wird sowie eine eigene interne Suchfunktion anbietet. Weiterer Vorteil von OneNote ist, dass es über viele Plattformen und Wege zugänglich ist: in Teams, im Browser, in Apps für Windows und MacOS sowie Android, iOS und iPadOS. Inklusive Synchronisation und Offline-Fähigkeit - wenn auch leider noch nicht auf dem Echtzeit-Niveau des moderneren Syncs in Office Dokumenten.
Professionelles Wissensmanagement: Enterprise Wiki
Für wirklich professionelles Wissensmanagement empfehle ich dann doch wieder ein Wiki. Aber eines, das auch organisationsweit skaliert: Atlassian Confluence ist die Plattform der Wahl und lässt sich auch wunderbar in Teams integrieren. Bis hin zu den Besprechungsnotizen direkt in Meetings. Darüber hinaus kann auch Viva Topics, das KI-gestützt Informationen und Wissen aus verschiedenen Quellen aufbereitet und bereitstellt, Inhalte aus Confluence integrieren.
Weitere Integrationen realisieren zum Beispiel unsere Communardo Apps wie der SharePoint Connector für Confluence. Damit lassen sich etwa in SharePoint/Teams gespeicherte Dokumente nahtlos in Confluence Seiten integrieren.
