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Good Practice: OneNote statt Teams Wiki

Für nied­rig­schwel­li­ges Wissensmanagement, also um etwa Besprechungsnotizen zu erfas­sen oder oft gefragte Informationen zu einem Thema zu doku­men­tie­ren, bringt Microsoft Teams ein eige­nes klei­nes Wiki mit. Neben den Beiträgen (Unterhaltungen) und Dateien gehörte das Wiki bis vor Kurzem zur Grundausstattung jedes Kanals, der in einem Team ange­legt wurde.

Wissen wie­der­fin­den? Teams Wiki meiden.

Manchmal gab es ein böses Erwachen, wenn Inhalte im Teams Wiki abge­bil­det wur­den, in denen über die Suche nach­ge­schla­gen wer­den kön­nen sollte: die ansons­ten äußerst funk­tio­nale und hilf­rei­che Suche in Teams fin­det Inhalte im Wiki lei­der nur sehr rudi­men­tär: das in ".mht" Dateien in der SharePoint Team Site gespei­cherte Wiki wird nur als sol­che Dateien dar­ge­stellt, die man aus der Ergebnisliste her­un­ter­la­den und "irgend­wie" öff­nen soll. Das ist alles andere als funk­tio­nal und bedeu­tet für mich: Inhalte im Teams Wiki sind mit der Suche nicht nutz­bar zu finden.

Meine Empfehlung ist daher immer, das Wiki in Teams nicht zu nut­zen. Persönlich ent­ferne ich die Registerkarte immer als ers­tes nach­dem ich einen neuen Kanal ange­legt habe. Wo mög­lich, neh­men wir das Wiki bereits aus der Vorlage für die Provisionierung von Teams und Kanälen aus. Dem Weg folgt inzwi­schen auch Microsoft, indem das Wiki nicht mehr zur Standardausstattung eines neuen Kanals gehört.

Empfehlung: OneNote

Und was dann? Als Best Practice emp­fehle ich, statt­des­sen OneNote zu nut­zen. Jedes Team hat von Haus aus ein eige­nes Notizbuch. Dieses scheint zunächst unsicht­bar, wird aber immer mit einem Team ange­legt. Es gibt meh­rere Wege, es zu öff­nen; über die OneNote App in Teams und deren Registerkarte "Teams",

über die SharePoint Team Site des Teams

oder über das Hinzufügen einer Registerkarte in einem Team-Kanal. OneNote Notizbücher las­sen sich struk­tu­rie­ren in Abschnitten und Seiten. Als oft pas­sen­des Vorgehen hat sich erwie­sen, je Team-Kanal einen Abschnitt als Registerkarte im jewei­li­gen Kanal zu verknüpfen:

Wie im Screenshot zu sehen ist, kön­nen Seiten auch noch unter­ein­an­der struk­tu­riert wer­den durch Einrücken (bis zu zwei Ebenen "Unterseiten"). Der Name der Registerkarte kann nach­träg­lich etwa in "Notizen" geän­dert werden.

Kollaboratives Wissensmanagement im Team

So ent­steht ein für jedes Teammitglied zugäng­li­ches Medium für (kol­la­bo­ra­tive) Notizen, Dokumentationen, Protokolle und vie­les mehr. Das auch voll­stän­dig und funk­tio­nal von der Teams Suche durch­sucht wird sowie eine eigene interne Suchfunktion anbie­tet. Weiterer Vorteil von OneNote ist, dass es über viele Plattformen und Wege zugäng­lich ist: in Teams, im Browser, in Apps für Windows und MacOS sowie Android, iOS und iPadOS. Inklusive Synchronisation und Offline-Fähigkeit - wenn auch lei­der noch nicht auf dem Echtzeit-Niveau des moder­ne­ren Syncs in Office Dokumenten.

Professionelles Wissensmanagement: Enterprise Wiki

Für wirk­lich pro­fes­sio­nel­les Wissensmanagement emp­fehle ich dann doch wie­der ein Wiki. Aber eines, das auch orga­ni­sa­ti­ons­weit ska­liert: Atlassian Confluence ist die Plattform der Wahl und lässt sich auch wun­der­bar in Teams inte­grie­ren. Bis hin zu den Besprechungsnotizen direkt in Meetings. Darüber hin­aus kann auch Viva Topics, das KI-gestützt Informationen und Wissen aus ver­schie­de­nen Quellen auf­be­rei­tet und bereit­stellt, Inhalte aus Confluence integrieren.

Weitere Integrationen rea­li­sie­ren zum Beispiel unsere Communardo Apps wie der SharePoint Connector für Confluence. Damit las­sen sich etwa in SharePoint/Teams gespei­cherte Dokumente naht­los in Confluence Seiten integrieren.

Sprechen Sie uns gerne an für Beratung zu einem ganz­heit­li­chen inte­grier­ten Wissensmanagement für Ihre Organisation.

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