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Freigabeworkflows in Confluence mit Comala Workflows

Wiki-Arbeit macht Zusammenarbeit deut­lich effek­ti­ver, vor allem wenn alle Mitarbeiter auf Inhalte zugrei­fen und diese schnell ändern bzw. kom­men­tie­ren können.

Doch auch für Inhalte, die nicht demo­kra­tisch erstellt wer­den kön­nen, eig­net sich ein Wiki her­vor­ra­gend – bei­spiels­weise für Qualitätsmanagementhandbücher oder auch die Bereitstellung von Arbeitsanweisungen.

Aus Sicht des QMB (Qualitätsmanagement-Beauftragter) oder der Abteilung Arbeitsorganisation wer­den nun jedoch Anforderungen gestellt, die dem ursprüng­li­chen Wiki-Prinzip wider­spre­chen: Freigabeworkflows und damit ver­bun­dene Bearbeitungsbeschränkungen.

Freigabeworkflows mit Comala Workflows

Confluence bringt in sei­ner Standardversion keine Möglichkeit zur Definition von Workflows mit. Alternativ bleibt nur die Möglichkeit, Arbeitsversionen von QM-Dokumenten sepa­rat in einem Confluence Bereich mit ein­ge­schränk­ten Zugriffsrechten zu ver­wal­ten und nach Fertigstellung einer neuen Version per Copy & Paste die Inhalte in einen öffent­li­chen Bereich zu kopieren.

Eine ele­gan­tere Version ist der Einsatz des Plugins „Comala Workflows“ (ehe­mals Ad Hoc Workflow Plugin).  Mit die­ser Erweiterung kön­nen sie Freigabeworkflows an Wiki-Seiten definieren.

Nach der Installation des Plugins kann der Confluence Administrator bestim­men, für wel­che Confluence-Bereiche Comala Workflows frei­ge­schal­tet wer­den soll.

comala-workflows-einstellungen

Ich emp­fehle Workflows nur da ein­zu­set­zen, wo sie wirk­lich benö­tigt werden.

 Das Plugin lie­fert bereits 3 Beispielworkflows zur direk­ten Nutzung mit:

  • Simple appro­val workflow
  • Editor and staff appro­val workflow
  • Content Review Workflow

In den meis­ten Fällen sind Workflows jedoch kun­den­spe­zi­fisch und kön­nen von einem Confluence Administrator ent­we­der zen­tral oder durch einen Bereichsadministrator pro Bereich bereit­ge­stellt wer­den. Auch wenn diese Beispiele nicht direkt ihren Anforderungen ent­spre­chen sind die doch eine gute Möglichkeit zur Einarbeitung.

Innerhalb eines Bereiches kön­nen sie Workflows wie folgt aktivieren:

  • gene­rell für alle Wiki-Seiten eines Bereiches
  • für alle Wiki-Seiten oder für alle Blogbeiträge
  • für bestimmte Stichworte
  • für Blueprints (diese Aktivierung erfolgt eben­falls auf Stichwortbasis)

Bevor sie mit der Erstellung des Workflows star­ten, legen sie fest, wel­che Status der Workflow bedie­nen soll und wel­che Aktionen von wel­chen Personen wäh­rend eines Status aus­ge­führt wer­den sollen.

comala-workflow 

In unse­rem Beispiel (siehe Grafik) soll ein ein­fa­cher Freigabeworfklow erstellt wer­den. Nachdem ein Benutzer eine Wiki-Seite erstellt hat, wird der Workflow akti­viert und die Wiki-Seite auto­ma­tisch in den Status „In Bearbeitung“ gesetzt.

Sobald der Benutzer mit der Bearbeitung fer­tig ist, wird die Wiki-Seite einem Prüfer (z.B. dem QMB) zur Freigabe über­ge­ben. Der Prüfer wird über den Vorgang per E‑Mail informiert.

Ist der Prüfer mit dem Inhalt des Dokumentes ein­ver­stan­den, erteilt er die Freigabe und der Workflow geht in den Status „Freigegeben“ über. Der Ersteller der Seite wird per E‑Mail dar­über informiert.

Kann durch den Prüfer keine Freigabe erteilt wer­den, geht der Workflow wie­der in den Status „In Bearbeitung“ über.

Zuerst begin­nen wir mit der Definition des Workflows

{workflow:name=Einfacher Freigabeworkflow }
    {descrip­tion}
        Freigabeworkflow mit den Status: In Bearbeitung, Zur Freigabe und

        Freigegeben
    {descrip­tion}

Danach legen wir fest, wer eine Wiki-Seite frei­ge­ben darf. In unse­rem Beispiel ist das die Gruppe „qmb-nutzer“

    {workflowparameter:QMB|description=Gruppe der QMB|type=group}
        qmb-nutzer
    {work­flow­pa­ra­me­ter}

 Anschließend wer­den die Status definiert:

    {state:In Bearbeitung|submit=Zur Freigabe}
    {state}
    {state:Zur Freigabe|approved=Freigegeben|rejected=In Bearbeitung}
        {approval:Freigegeben|group=@QMB@}
    {state}
    {state:Freigegeben|final=true|updated=In Bearbeitung}
    {state}

Zu Schluss müs­sen noch die Events defi­niert wer­den, die bei einem Statusübergang aus­ge­führt wer­den sollen.

Beim Statusübergang von „In Bearbeitung“ zu „Zur Freigabe“ soll eine E‑Mail an alle QMB Nutzer ver­sen­det werden:

    {trigger:statechanged|state=Zur Freigabe}
        {send-email:user=qmb-nutzer|subject=Eine Seite Wartet auf Ihre Freigabe}
           Eine Wiki-Seite war­tet auf Ihre Freigabe: @page@!
        {send-email}
    {trig­ger}

Beim Statusübergang von „Zur Freigabe“ in „Freigegeben“ soll nun der Autor noch über die Freigabe per E‑Mail infor­miert werden:

     {trigger:statechanged|state=Freigegeben}
        {send-email:user=@author@|subject=Ihre Seite wurde frei­ge­ge­ben}
           Ihre Wiki-Seite wurde soeben frei­ge­ge­ben: @page@!
        {send-email}
     {trig­ger}

     {trigger:pageupdated|state=Freigegeben}
        {set-state:In Bearbeitung}
     {trig­ger}
{work­flow}

Ausgehend von die­sem Basisworkflow las­sen sich nun unend­lich viele Kombinationen kon­fi­gu­rie­ren. Hier nur ein klei­ner Auszug, was mit der Makro-Sprache von Comala Workflows mög­lich ist:

  • Festlegen von im Workflow zu adres­sie­ren­den Personen anhand von Confluence Seiteneigenschaften und der @mention Funktion
  • Setzen von Stichwörtern z.B. wäh­rend eines Statusübergangs inkl. Nutzung von Werten aus Seiteneigenschaften (ab Version 4.4.1)
  • Setzen und Entziehen von Berechtigungen
  • Versenden von E‑Mails

Das Plugin kön­nen sie 30 Tage kos­ten­los tes­ten. Communardo ist Partner von Comalatech. Fragen Sie uns zu Lizenzen oder auch zur Konfiguration ihrer Workflows.

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Avatar Frieder Breidenbach

Guten Tag zusammen,
ich bin gerade auf eure Seite gesto­ßen, weil ich genau das machen will, was oben beschrie­ben ist:

"Sobald der Benutzer mit der Bearbeitung fer­tig ist, wird die Wiki-Seite einem Prüfer (z.B. dem QMB) zur Freigabe über­ge­ben. Der Prüfer wird über den Vorgang per E‑Mail informiert.
Ist der Prüfer mit dem Inhalt des Dokumentes ein­ver­stan­den, erteilt er die Freigabe und der Workflow geht in den Status „Freigegeben“ über. Der Ersteller der Seite wird per E‑Mail dar­über informiert."

Die E‑Mail-Benachrichtigungen funk­tio­nie­ren bei mir nicht. Ich bin als Standard-Reviewer ein­ge­tra­gen, aber bekomme keine Benachrichtigung/Mail, wenn ein neu erstell­tes Dokument geprüft wer­den muss. Der Ersteller bekommt auch keine Benachrichtigung/Mail, wenn ich das Dokument frei­ge­ge­ben habe, und ich weiß nicht warum. Grundsätzlich funk­tio­nie­ren Benachrichtigungen und Mails bei allen Funktionen, nur hier nicht.
Können Sie mir sagen, wie ich das ein­stel­len kann?

Vielen Dank für eine bal­dige Antwort und auch für die rest­li­chen super hilf­rei­chen Inhalte, die Sie auf Ihrer Seite veröffentlichen.
Freundliche Grüße,
Frieder Breidenbach

Hallo Herr Breidenbach,
vie­len Dank für Ihr Interesse an unse­ren Themen :-). Ja, das Gestalten von Workflows hat mit­un­ter so seine Tücken. Die Zuweisung group=@QMB@ bedeu­tet in dem Fall, dass ein Nutzer aus der Gruppe zur Freigabe aus­reicht. In die­sem Fall ver­sen­det die App keine E‑Mail. Das lässt sich auf 2 Arten beheben:
Variante 1:
Man ändert die Zusweisung in group=&@QMB@ -> bedeu­tet: alle Nutzer aus der Gruppe der QMB müs­sen zustim­men und bekom­men von der App auto­ma­tisch eine E‑Mail.
Variante 2:
Sie ver­wen­den einen trig­ger, wie er im Artikel beschrie­ben ist. Hier müs­sen Sie ledig­lich den Status und den Nutzer ändern (bzw. natür­lich den E‑Mail Text anpassen 😉 )

Übrigens gibt es für das Thema Qualitätsmanagement jetzt von uns auch eine App im Atlassian Marketplace: https://marketplace.atlassian.com/apps/1221533/process-management-suite-for-confluence?hosting=datacenter&tab=overview

Und falls Sie in das Thema Comala Document Management (die App wurde umbe­nannt) tie­fer ein­stei­gen wol­len, gibt es auch ein Training. Selbstverständlich auch als Online-Training ver­füg­bar: https://www.communardo.de/seminarkatalog/comala-workflows-planen-und-konfigurieren/

Herzliche Grüße aus Dresden
Christina Schantin

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