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Best Practice – Auswahloptionen der Lösungen in JIRA beschränken

Workflow Properties

In mei­nen Kundenprojekten und auch wäh­rend mei­ner Trainings zu JIRA ist es immer wie­der span­nend zu sehen, wie fle­xi­bel sich JIRA für die unter­schied­lichs­ten Arbeitsprozesse unter­stüt­zend ein­set­zen lässt. Natürlich stößt das System bei eini­gen Anforderungen an seine Grenzen. Vieles lässt sich mit etwas Erfahrung lösen, in eini­gen Fällen muss man jedoch mit einem Kompromiss leben – wie bei ande­ren Tools auch. In die­sem Beitrag möchte ich das Lösungsfeld in den Mittelpunkt stel­len und zei­gen, wie sich die Auswahloptionen auf Issue Type Ebene kon­fi­gu­rie­ren lassen.

Die Konfiguration des Lösungsfelds ist in JIRA nicht per Schema mög­lich, wie es bei den ande­ren Konfigurationen der Fall ist. Wenn Sie mit sehr unter­schied­li­chen Projektarten im System arbei­ten, sam­meln sich im Laufe der Zeit im Lösungsfeld sehr viele Auswahloptionen an, die gene­rell in jedem Projekt beim Issue ange­zeigt werden.

Bei Atlassian gibt es für diese feh­lende Konfigurationsmöglichkeit bereits einen sehr stark dis­ku­tier­ten Request, der for­dert, dass pro­jekt­spe­zi­fi­sche Konfigurationen für Lösungen mög­lich wer­den (JRA-3821).

Es gibt in JIRA jedoch einen Weg, um den Nutzer gezielt eine klei­nere Liste mit Lösungsoptionen zu zei­gen, statt mit einer lan­gen Liste zu kon­fron­tie­ren: Workflow Properties

Lösung: Workflow Properties

Es gibt eine Workflow Eigenschaft namens jira.field.resolution.include. Diese Eigenschaft in Kombination mit den IDs der Lösungsoptionen muss im Workflow an allen Übergängen ein­ge­baut wer­den, wo der Nutzer über einen Workflowscreen die Lösung set­zen soll. Es wer­den dann nur die auf­ge­lis­te­ten Optionen im Auswahlfeld ange­zeigt. Alternativ kann man auch jira.field.resolution.exclude ver­wen­den, wenn man aus der gesam­ten Liste nur einige wenige aus­schlie­ßen möchte. Hinweis: Die gesetzte Eigenschaft am Workflow wirkt auch bei der Mehrfachänderung.

Schritt 1

Suchen Sie sich also als ers­tes in der Liste der Lösungen die not­wen­di­gen IDs her­aus und notie­ren sich diese.

Schritt 2

Öffnen Sie den Workflow im Bearbeiten-Modus und wäh­len den benö­tig­ten Übergang aus.

Schritt 3

Fügen Sie die Eigenschaft jira.field.resolution.include ein und alle IDs der Optionen, die ange­zeigt wer­den sol­len. Die IDs wer­den durch ein Komma von­ein­an­der getrennt und ohne Leerzeichen eingegeben!

Schritt 4

Damit die Änderungen sicht­bar wer­den, ver­öf­fent­li­chen Sie den Workflowentwurf.

Schritt 5

Das auf­ge­räumte Ergebnis sieht dann so aus:

Mit etwas Fleißarbeit kann man den Nutzern also gezielt nur die Lösungen anzei­gen, die für den jewei­li­gen Issue Type im Projekt not­wen­dig sind. Sie erhö­hen damit den Komfort bei der Suche nach abge­schlos­se­nen Vorgängen und auch das Reporting wird einfacher.

Alternativ kön­nen Sie auch eines der fol­gen­den Add-ons nut­zen. In der Liste der Add-ons habe ich absicht­lich auch Umsetzungen für Prioritäten und Links aufgenommen:

Auch wenn es die Workflow Properties oder Add-ons gibt, lau­tet meine Empfehlung: „Übertreiben Sie es nicht mit den Lösungen. In der Administration ein aus­rei­chen­des Set an Lösungsoptionen anle­gen, das mög­lichst alle Fälle abdeckt, reicht aus. Halten Sie die Formulierungen für die ein­zel­nen Optionen mög­lichst all­ge­mein und bie­ten in den Projekten die rich­tige Konfiguration an.“

Viel Spaß beim Ausprobieren! Für eine indi­vi­du­elle Beratung oder Unterstützung bei der Konfiguration Ihrer Atlassian Tools unter­stüt­zen wir Sie sehr gern. Wir geben auch Schulungen bei Ihnen vor Ort.

Sprechen Sie uns an: sales@communardo.de

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Guten Tag,

sehr guter Beitrag.
Muss ich zum Ein-und Ausblenden des Lösungsfelds die Einstellungen (include+exclude) bei jedem Status und Übergangspunken (Pfeil zum Status) hin­ter­le­gen damit das Lösungsfeld nur bei bestimm­ten Vorgangstatus ange­zeigt wird?
Vorab vie­len Dank?

Avatar Detlef Steinhäuser

Danke für das Feedback.

Die im Blogpost beschrie­be­nen Eigenschaften sind nur für die Statusübergänge (Transitions) gedacht und auch nur in den Übergängen sinn­voll, in denen eine Bildschirmmaske im Übergang ein­ge­blen­det wird, auf der das Lösungsfeld plat­ziert wurde. Wird ein Lösungswert über eine Post func­tion auto­ma­tisch gesetzt, ist das Verwenden der Eigenschaft (jira.field.resolution.include, jira.field.resolution.exclude) nicht notwendig.

Ich will noch ein wenig wei­ter aus­ho­len: Das Systemfeld "Lösung" spielt in Jira eine ganz beson­dere Rolle. Es ist näm­lich ein Zeichen dafür, ob ein Vorgang abgeschlossen/erledigt ist oder nicht. Sofern also im Lösungsfeld ein Wert ein­ge­tra­gen wurde, ist das für Jira ein Kennzeichen, dass der Vorgang abgeschlossen/erledigt wurde (Wichtig: Der ange­zeigte Text „Nicht erle­digt“ ist kein kon­kre­ter Wert die­ses Feldes. Dieser Text steht nur für ein lee­res Lösungsfeld!).

Einige Jira Berichte und Gadgets das Lösungsfeld um zu erken­nen, ob ein Vorgang erle­digt ist. Auch die JQL-Abfrage "reso­lu­tion = Unresolved" zeigt alle Vorgänge an, die kei­nen Wert im Feld „Lösung“ ent­hal­ten. Umgekeht zeigt "reso­lu­tion != Unresolved" alle Vorgänge an, die irgend­ei­nen Wert in der Lösung enthalten.

Der Status in einem Workflow gibt nicht an, ob ein Vorgang gelöst ist oder nicht. Auch wenn der Status GESCHLOSSEN oder DONE oder einen ande­ren wohl klin­gen­den Namen trägt, weiß Jira nicht, was es bedeu­tet. Deshalb ist es bei der Konfiguration eines Workflows immer wich­tig daran zu den­ken, dass die Lösung in irgend­ei­ner Form gesetzt wer­den muss und ggf. auch wie­der gelöscht wird.

Die Sichtbarkeit des Lösungsfelds ist nicht kon­fi­gu­rier­bar. Es wird gene­rell in der Vorgansansicht zu sehen sein. Weiterhin sollte die­ses Feld nie­mals auf der Bildschirmmaske zum Bearbeiten gepackt wer­den, weil es von natur­aus immer ein Pflichtfeld ist – Sie wol­len ja nicht mit­ten im Prozess schon eine Lösung set­zen müs­sen und damit Jira mit­tei­len, dass der Vorgang erle­digt ist.

Viele Grüße
Detlef Steinhäuser

Hallo Herr Steinhäuser,
ich habe noch eine Frage zu den Lösungen: kann das Vergeben von Lösungen an bestimmte Personen geknüpft sein? Z.B. dass nur der aktu­elle Bearbeiter eine Lösung set­zen kann? Wo lässt sich dies konfigurieren?
Vielen Dank im Voraus.

Avatar Detlef Steinhäuser

Hallo Frau Walter,
an ein ein­zel­nes Feld kann keine Berechtigung defi­niert wer­den. Ihre Anforderung wäre den­noch umsetz­bar, indem Sie einen Übergang im Workflow schaf­fen, der nur durch den aktu­el­len Bearbeiter aus­ge­löst wer­den kann (Conditions/Bedingungen am Workflowübergang). Der Übergang sollte dann natür­lich auch das Lösungsfeld anzeigen.

Gern kön­nen wir Ihnen in einer Beratung diese oder andere Anwendungsfälle noch ein­mal näher erläu­tern und zusam­men kon­fi­gu­rie­ren oder Sie besu­chen unser Offenes Training "Jira kon­fi­gu­rie­ren (kurz und kom­pakt)", in dem all­ge­mein die Projektkonfiguration und des­sen Möglichkeiten gezeigt wer­den. Aktuelle Termine kön­nen Sie in use­rem Schulungskalender fin­den oder auch bei uns erfragen.

Viele Grüße
Detlef Steinhäuser

Hallo Herr Steinhäuser, 

gibt es in JIRA die Möglichkeit, Felder, die in Übergangen ver­pflich­tend sind, mit einem "*" zu kennzeichnen?
So eine Möglichkeit, würde es dem User erleich­tern, zwi­schen man­da­to­ri­schen und optio­na­len Feldern zu unterscheiden.

Vielen Dank im Voraus.

Avatar Detlef Steinhäuser

Hallo D. Dimov,
die Frage zielt jetzt nicht auf das Thema des Lösungsfelds ab, wel­ches gene­rell ein Pflichtfeld ist. Dennoch hier eine kurze Rückmeldung: Ob ein Feld im Projekt ein Pflichtfeld ist (also bereits bei der Erstellung einen Wert ent­hal­ten muss), regelt der Jira-Administrator über die Feldkonfigurationen. Im Workflow kann man kein Feld ver­pflich­tend machen, dafür bie­tet der Jira Standard keine Möglichkeit. – Im Marketplace gibt es jedoch Apps (bei­spiels­weise „ScirptRunner“, „JSU Automation Suite for Jira Workflows“, „Jira Misc Workflow Extensions“, „Jira Workflow Toolbox“ und viele wei­tere), die nütz­li­che Workflowfunktionen lie­fern. Die Apps stel­len zusätz­li­che Validatoren wie "Required Field", die wäh­rend des Übergangs über­prü­fen, ob ein Feldwert ent­hal­ten ist oder nicht. Es kommt auf die Umsetzung des Herstellers an, ob im Übergangsscreen ein Sternchen ange­zeigt wird, dass die­ses Feld ver­pflich­tend ist.

Wir kön­nen Sie bei der Konfiguration Ihrer Use Cases sehr gern unter­stüt­zen und Sie kön­nen von unse­ren lang­jäh­ri­gen Erfahrungen pro­fi­tie­ren. Erfragen Sie doch über den nach­fol­gen­den Link ein Angebot zur Beratung und Unterstützung an: https://www.communardo.de/communardo-leistungsportfolio-atlassian-jira/

Viele Grüße
Detlef Steinhäuser

Hallo Herr Steinhäuser,

gibt es die Möglichkeit ohne Lösung zu arbei­ten. Kann man die­ses Feld ent­fer­nen und nur mit den Status "Geschlossen" arbeiten?

Vielen Dank im Voraus.

Viele grüße
D.Frick

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