Jira Kanban Board erstellen

Inhalt:

• Ein neues Jira Kanban Board erstellen

  • Allgemeine Informationen und Berechtigungen bearbeiten

  • Die Spalten des Boards bearbeiten

  • Swimlanes konfigurieren

  • Schnellfilter einrichten

  • Kartenfarben anpassen

  • Kartenlayout anpassen

  • Arbeitstage bearbeiten

  • Darstellung der Vorgänge in der Detailansicht

  • Roadmap für Jira Kanban-Board aktivieren

Nachdem Sie ein Jira Kanban Board erstellt haben, können Sie dessen Informationen nachträglich noch ändern. 

Allgemeine Informationen wie z. B. Name, Berechtigungen oder Filter können nachträglich angepasst werden.

Um die Board-Einstellungen aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: 

• Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
• Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

In den Einstellungen können Sie die folgenden Anpassungen vornehmen: 

1. Im ersten Informationsblock "Allgemein" können Sie den Name, die Administratoren sowie den Speicherort des Boards ändern.
2. Hinter jedem Kanban-Board in Jira steckt eine Filterabfrage, die wiederum festlegt, welche Vorgänge angezeigt werden und welche nicht. Diese Abfrage können Sie in den Einstellungen unter "Gespeicherter Filter" ändern. Das ist dann sinnvoll, wenn die Auswahl der angezeigten Vorgänge erweitert oder reduziert werden soll.
3. Unter "Freigaben" können Sie definieren, wer das Board und die Filterergebnisse sehen darf.
4. Ergänzend zu dem regulären Filter aus Punkt 2, können Sie für ein Jira Kanban Board einen Sub-Filter anlegen. Damit können Sie die angezeigten Vorgänge noch einmal einschränken.
   
   Hinweis: Der Sub-Filter wirkt sich auf die Reports des Boards aus. 
    
5. Über diese Einstellung können Sie festlegen, nach welchem Zeitraum abgeschlossene Vorgänge nicht mehr im Board angezeigt werden sollen. Die Vorgänge werden nicht gelöscht, aber so sorgen Sie dafür, dass das Board übersichtlich bleibt.

Wie viele Spalten es geben soll und welche Vorgänge in welchen Spalten angezeigt werden, können Sie individuell anpassen. Die Grundlage dafür bilden die Workflows der Vorgänge, die in Ihrem Board angezeigt werden. Ebenso bietet ein Kanban-Board in Jira natürlich auch die Möglichkeit, den Status „Work in Progress“ festzulegen sowie einen Backlog zu nutzen.

Um die Spalten eines Kanban-Boards anzupassen, wechseln Sie wieder in die Einstellungen.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Spalten.
2. Bei einem Jira Kanban Board können Sie die Anzahl der Vorgänge je Spalte einschränken oder die Einschränkung deaktivieren. Hier haben Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
   • Keine Einschränkung
   • Anzahl an Vorgängen inklusive Unteraufgaben
   • Anzahl an Vorgängen exklusive Unteraufgaben (hier werden Unteraufgaben nicht zur maximalen Anzahl an möglichen Vorgängen in der Spalte dazugezählt)
3. Es ist grundsätzlich möglich, den Backlog für das Kanban-Board zu aktivieren. Um den Backlog zu aktivieren, ziehen Sie einen Status in das markierte Feld.
   • Der Backlog-Status ist nun festgelegt und wird links in der Seitennavigation als Menüpunkt angezeigt.
4. Um den Spaltennamen anzupassen, klicken Sie auf den Namen der Spalte.
5. Über diese Markierung können Sie Spalten per Drag-and-drop verschieben.
6. In diesem Feld legen Sie die minimalen oder maximalen Vorgänge je Spalte fest. Hier spricht man auch von "Work in Progress" (WIP). Diese Felder werden nur angezeigt, wenn Sie bei Punkt 2 auch eine Auswahl getroffen bzw. die Einschränkung aktiviert haben.
   • Hinweis: Grundsätzlich können Sie auch mehr oder weniger Vorgänge als angegeben in die Spalte schieben. Die Überschreitung der festgelegten Grenzen werden dann farblich hervorgehoben.
7. Über die Schaltfläche Status hinzufügen fügen Sie einen neuen Status hinzu. Über die Schaltfläche Spalte hinzufügen erstellen Sie eine neue Spalte.
8. In dieser Spalte werden alle Status der Vorgänge angezeigt, die Sie über die Filterabfrage in dem Board anzeigen lassen. Wenn ein Status nicht auf eine Spalte per Drag-and-drop gemappt wurde, wird dieser bei "Nicht zugeordnet" angezeigt.

Um den Backlog in einem Jira Kanban Board nutzen zu können, müssen Sie den Backlog in Board erst aktivieren. Der Backlog beruht dabei auf einem Status des Workflows. Werden also Vorgangstypen mit unterschiedlichen Workflows angezeigt, müssen Sie vorab einen einheitlichen Backlog-Status bei allen Workflows hinzufügen.

Um den Backlog für ein Kanban-Board zu aktivieren, müssen Sie einen Status in die Spalte „Kanban-Backlog“ verschieben.

1. Ziehen Sie einen Status per Drag-and-drop in das markierte Feld in der Spalte "Kanban-Backlog".
2. Der Backlog-Status ist nun festgelegt und wird links in der Seitennavigation als Menüpunkt angezeigt.

1. Um den Backlog zu öffnen, klicken Sie links in der Seitennavigation auf Backlog.
2. In der Backlog-Ansicht sehen Sie nun den Abschnitt "Backlog". Dort werden alle Vorgänge angezeigt, die sich in dem zuvor definierten Status befinden. Wenn Sie den Status eines Vorgangs ändern möchten, ziehen Sie den Vorgang per Drag-and-drop" in den Abschnitt "In Arbeit".

• Der Vorgang ändert seinen Status und wird im Kanban-Board angezeigt.

Swimlanes helfen die Übersicht im Board zu bewahren. Das Jira Kanban Board bietet verschiedene Möglichkeiten, nach welchen Kriterien die Swimlanes dargestellt werden. Sie können zwischen einer automatischen oder manuellen Aufteilung der Swimlanes wählen.

Um die Swimlanes anzupassen, wechseln Sie wieder in die Einstellungen des Boards.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Swimlanes.
2. Sie können auswählen, auf welcher Basis die Swimlanes erstellt bzw. angezeigt werden. Hier haben Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
   • Abfragen: Hier definieren Sie je Swimlane eine JQL-Abfrage.
   • Storys: Jede Story wird zu einer eigenen Swimlane und zeigt die dazugehörigen Aufgaben an
   • Zugewiesene Personen: Jede Person, der ein Vorgang zugewiesen wurde, wird als eigene Swimlane dargestellt.
   • Epics: Je Epic wird eine Swimlane mit den verbundenen Vorgängen angezeigt
   • Projekte: Wenn Vorgänge aus mehreren Projekten im Board über den Board-Filter dargestellt werden, wird je Projekt eine Swimlane mit dessen Vorgängen angezeigt.
   • Keine: Es werden keine Swimlanes angezeigt.
3. Wenn Sie die Option "Abfragen" gewählt haben, können Sie hier Swimlanes hinzufügen und je Swimlane einen Namen, die JQL-Abfrage und eine Beschreibung festlegen. Bestehende Swimlanes können Sie hier auch löschen.

Je nach Einstellung kann es sein, dass ein Board sehr viele Vorgänge anzeigt und ein bestimmter Vorgang nicht so schnell gefunden wird. Um die Vorgänge schnell einzugrenzen, bietet Jira für ein Kanban-Board sogenannte Schnellfilter an. Mit diesen Schnellfiltern können Sie z. B. mit einem Klick die Ihnen zugewiesenen Vorgänge anzeigen lassen. Ein weiteres Beispiel wäre ein Schnellfilter zum Anzeigen der Vorgänge, denen eine bestimmte Priorität zugewiesen ist. Dank der Schnellfilter muss nicht jedes Mal der Filter des gesamten Boards angepasst werden. 

Um Schnellfilter für ein Jira Kanban-Board zu erstellen oder zu ändern, wechseln Sie in die Einstellungen des Boards.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Schnellfilter.
2. Hier können Sie einen neuen Schnellfilter erstellen und einen Namen, eine JQL-Abfrage und eine Beschreibung festlegen. Bestehende Schnellfilter können Sie hier auch löschen.

Um die Übersichtlichkeit des Jira Kanban Boards weiter zu verbessern, können Sie die Kartenfarben anpassen. Die Kanban-Karten der Vorgänge werden dann anhand individueller Kriterien farblich hervorgehoben. 

Um die Kartenfarbe anzupassen, wechseln Sie wieder in die Einstellungen des Boards.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Kartenfarben.
2. Sie können auswählen, auf welcher Basis die Kartenfarben dargestellt werden. Hier haben Sie die folgenden Auswahlmöglichkeiten:
   • Vorgangstypen: Je Vorgangstyp wird eine individuelle Farbe festgelegt.
   • Prioritäten: Kartenfarben in Abhängigkeit der Priorität des Vorgangs.
   • Zugewiesene Person: Für jede:r Bearbeiter:in kann eine eigene Kartenfarbe festgelegt werden.
   • Abfragen: Über JQL-Abfragen wird definiert, welche Farbe je Karte angezeigt werden soll.
   • Keine: Die Funktion ist deaktiviert und es werden keine individuellen Kartenfarben angezeigt.
3. Über das Farbfeld können Sie die Farbe anpassen.
4. Mit dem Button Löschen entfernen Sie einen Eintrag.

Sie können festlegen, welche Informationen auf den Kanban-Karten angezeigt werden. Die wichtigsten Informationen werden so direkt angezeigt und Sie müssen nicht erst in die Detailansicht des Vorgangs wechseln.

Um das Layout der Karten anzupassen, wechseln Sie in die Einstellungen des Boards.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Karten-Layout.
2. Je Karte können 3 zusätzliche Felder angezeigt werden. In diesem Feld wählen Sie das Feld aus, das angezeigt werden soll.
3. Mit dem Button Hinzufügen wird das ausgewählte Feld dem Layout hinzugefügt.
4. Über die Markierung können Sie per Drag-and-drop ein Feld beliebig verschieben.
5. Mit dem Button Löschen wird das Feld entfernt.
6. Wenn Sie die Dauer, die ein Vorgang bereits in einer Spalte ist, angezeigt haben möchten, können Sie die Funktion "Tage in Spalte" aktivieren. Die Dauer wird über Punkte auf der Kanban-Karte des Vorgangs angezeigt.

Je nach Land, Unternehmen, Team oder Projekt können die Arbeitstage natürlich unterschiedlich sein. Welche Arbeitstage für Sie gelten, können Sie hier festlegen. Dies wirkt sich auf Gadgets oder Berichte wie z. B. Burndown-Charts, Sprint-Berichte oder Versionsberichte aus. Dort werden die Arbeitstage und freien Tage entsprechend hervorgehoben und für bestimmte Auswertungen dann ausgeschlossen. Ein Burndown-Chart wird bei freien Tagen z. B. keine Reduzierung des geschätzten Aufwands erwarten.

Um die Arbeitstage für das Kanban-Board festzulegen, wechseln Sie in die Einstellungen des Boards.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Arbeitstage.
2. Hier stellen Sie die Region und die Zeitzone ein, die für das Board gelten sollen.
3. Setzen Sie einen Haken bei den Wochentagen, die Sie als Standard-Arbeitstage festlegen möchten.
4. Sie können arbeitsfreie Tage über die Schaltfläche Datum hinzufügen festlegen und im Voraus planen.

Wenn Sie eine Kanban-Karte eines Vorgangs auswählen, öffnet sich rechts im Board eine Detailansicht. Dort werden weitere Informationen und Felder des Vorgangs angezeigt. Sie können über die Einstellungen anpassen, welche Details in der Detailansicht angezeigt werden sollen. Dies hat jedoch keinen Einfluss auf die konfigurierten Screens des Vorgangs.

Um die Darstellung von Vorgängen in der Detailansicht festzulegen, wechseln Sie in die Einstellungen des Boards.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Vorgangsdetailansicht.
2. Hier können Sie allgemeine Felder auswählen, die in der Detailansicht angezeigt werden sollen.
   • Hinweis: Nicht alle Feldtypen können in diesem Abschnitt ausgewählt werden. Datumsfelder werden in einem separaten Abschnitt behandelt (siehe Punkt 6).
3. Mit dem Button Hinzufügen wird das Feld der Ansicht hinzugefügt.
4. Über die Markierung können Sie per Drag-and-drop ein Feld beliebig verschieben und so die Reihenfolge ändern.
5. Mit dem Button Löschen wird das Feld entfernt.
6. Wie bereits zuvor erwähnt, gibt es in der Detailansicht eine grundsätzliche Aufteilung bestimmter Feldtypen. In dem hier markierten Abschnitt können Sie nur Datumsfelder auswählen. Wenn Sie weiter nach unten scrollen, werden Ihnen weitere Abschnitte für andere Feldtypen angezeigt.

Mit Roadmaps lassen sich die Vorgänge eines Jira Kanban Boards visuell darstellen.

Hinweis: Hierbei handelt es sich nicht um Advanced Roadmaps. Diese sind nur in den Jira Software Varianten Cloud Premium und Enterprise enthalten.

Die Funktion „Roadmap“ können Sie in den Einstellungen aktivieren oder deaktivieren.

1. Klicken Sie auf dem Kanban-Board rechts oben auf die 3 Punkte.
2. Klicken Sie auf Board-Einstellungen.

1. Klicken Sie links in der Seitennavigation unter "Einstellungen" auf Roadmap.
2. Mit dem Schalter können Sie die Funktion aktivieren oder deaktivieren.
3. Wenn auch Unteraufgaben in der Roadmap angezeigt werden sollen, dann aktivieren Sie den Schalter.