Backlog Grooming in Jira – Warum es wichtig ist

Inhalt:

• Was ist Backlog Grooming?

• Die Vorteile des Backlog Groomings

• Anzeichen dafür, dass ein Backlog Grooming erforderlich ist

  • Ihr Backlog hat sich zu einem Aufgabenfriedhof entwickelt

  • Ihre Sprintplanung nimmt zu viel Zeit in Anspruch

  • Ihrem Team fehlt es an Klarheit oder an ausreichenden Informationen, um mit der Arbeit beginnen zu können

  • Fehlende Abhängigkeiten und zu große Arbeitspakete

• So wird der Jira Backlog übersichtlicher

• Fazit

Sie fragen sich manchmal, warum die Sprintplanung so lange dauert oder warum es im Team an Sprintergebnissen mangelt? Das könnte daran liegen, dass Sie Ihren Backlog nicht effektiv und effizient pflegen. Die folgenden Punkte deuten darauf hin, dass es wieder höchste Zeit für ein Backlog Grooming ist. 

Ihr Backlog hat sich zu einem Aufgabenfriedhof entwickelt

Durch das ständige Hinzufügen von Aufgaben und Ideen kann es sein, dass sich eine lange Liste von Tickets ansammelt. Viele davon sind bereits verworfen oder werden nicht mehr angegangen. Dadurch wächst die Liste ins Unendliche und muss bei jeder Sprint-Planung erneut durchgegangen werden. 

Ihre Sprintplanung nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Dies geschieht einerseits, wenn sich wie vorab erwähnt zu viele Elemente im Backlog befinden und andererseits diese Elemente nicht ausreichend Informationen enthalten. Fehlende Zeiteinschätzungen oder Beschreibungen führen dann ebenfalls dazu, die Aufgaben richtig einzuordnen und für kommende Sprints einzuplanen. 

Ihrem Team fehlt es an Klarheit oder an ausreichenden Informationen, um mit der Arbeit beginnen zu können

Wenn eine Priorisierung der Aufgaben fehlt, weiß das Team nicht, welche Themen als nächstes bearbeitet werden sollen und verfolgt kein klares Ziel. 

Fehlende Abhängigkeiten und zu große Arbeitspakete

Umfasst eine Aufgabe zu viele Unteraufgaben, so ist es oftmals schwierig diese effektiv zu bearbeiten. Unter Umständen bauen die Unteraufgaben aufeinander auf und können nur nacheinander und nicht gleichzeitig bearbeitet werden. Falls dies bei der Planung nicht berücksichtigt wird, kommt es zu Blockaden, die den Fortschritt des Projektes aufhalten. 

Wenn die genannten Warnzeichen nicht durch ein Backlog Grooming behoben werden, können Probleme auftreten wie fehlende Sprint-Ergebnisse, lange und ineffiziente Sprintplanungen, plötzliche Blockaden während der Sprints, Verwirrung sowie Unsicherheit innerhalb des Teams und schließlich auch Demotivation. Das gilt es zu vermeiden und mit einem Tool wie zum Beispiel Jira wird das Backlog Grooming zum Kinderspiel.

Zunächst ist es wichtig zu wissen, was der Backlog überhaupt ist und aus welchen Komponenten er besteht. Im Grunde ist der Backlog als eine Art Raum für Ideen und Aufgaben zu verstehen, die darauf warten, abgearbeitet zu werden. Diese werden im Backlog als Tickets festgehalten. Den einzelnen Aufgaben kann eine Priorität, eine Aufwandseinschätzung und eine Beschreibung hinzugefügt werden. 

In Jira werden Projekte ganz grob in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilt. Dadurch können größere Projekte in kleinere Aufgabenpakete aufgeteilt werden, die den jeweiligen Bearbeitern zugewiesen werden. Je granularer und definierter die Aufgabenpakete sind, desto einfacher ist das Bearbeiten. Jedes Aufgabenpaket sollte ein klares Ziel haben und eine eindeutige Zuständigkeit. Dadurch weiß jede:r, wann eine Aufgabe als erledigt gilt und wer sich worum kümmern muss.

Anhand von Prioritäten kann die Dringlichkeit der Aufgabe festgelegt werden. Standardmäßig sind in Jira die Prioritäten mit den Begriffen "Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“ definiert. Sie können jedoch individuelle Begriffe für Prioritäten definieren, die besser zu Ihrer Arbeitsweise passen. Aufgaben mit der höchsten Priorität kommen an die Spitze des Backlogs. Dadurch weiß jede:r, dass diese im nächsten Sprint zu erledigen sind. Niedrige Prioritäten wandern dementsprechend weiter nach unten.

Auch Titel, Beschreibungen, und Anweisungen sollten regelmäßig gepflegt und geupdatet werden. Sie helfen Teammitgliedern dabei, zugewiesene Aufgaben zu verstehen und zielführend zu erledigen. Da es keine feste Form gibt, kann der Kontext je nach Art der Arbeit Ihres Teams Akzeptanzkriterien, Anforderungen usw. umfassen.

Abschließend sollte der Arbeitsaufwand (z.B. in Story Points oder aufgewendete Zeit) annäherungsweise geschätzt werden. Dadurch übernehmen Sie sich innerhalb des Sprints nicht. Außerdem können Sie eine bestimmte Zeit festlegen, in der die Aufgabe erledigt werden soll. 

Standardmäßig werden die Aufgaben im Backlog in der Reihenfolge geordnet, in der Sie sie hinzugefügt haben. Per Drag & Drop können die Aufgaben nach Prioritäten oder Aufgabentypen geordnet werden. Das hilft Ihnen dabei, die Aufgaben im Backlog effektiver zu organisieren. Dadurch ist direkt ersichtlich, welche Aufgaben in den nächsten Sprint aufgenommen werden müssen und welche nicht.