Modern, hybrid Work für Mitarbeiterzufriedenheit bei OKE
Der Change-Prozess zu hybrider Arbeitskultur
OKE fertigt anspruchsvolle technische Komponenten aus Kunststoff und Metall – vor allem für die Automobil‑ und Möbelbranche. Obwohl die Produktionsstandorte ländlich liegen, will das familiengeführte Unternehmen hochqualifizierte Mitarbeitende gewinnen, unter anderem am Hauptsitz in Hörstel bei Osnabrück. Deshalb setzt OKE auf eine moderne Arbeitskultur und hybride Arbeitsformen. In mehrjähriger Zusammenarbeit mit Communardo wurden Konzepte und Lösungen für Modern Work eingeführt.
Arbeitgeber-Attraktivität abseits der Ballungsgebiete Employee Experience für Zufriedenheit
OKE kombiniert traditionelle Werte mit moderner Arbeitsweise: offene Türen, Du‑Kultur, ein eigenes Restaurant („Schlemmerland“) und Fitnessangebote. Damit diese Vorteile auch digital spürbar sind, investiert OKE in auch in digitale Lösungen für Employee Experience: Mitarbeitende in Produktion und Büro sollen durch ein einheitliches Informations‑ und Kommunikationssystem verbunden sein – mit einem modernen Intranet als zentrales Element. Communardo unterstützte OKE mit einer ganzheitlichen Beratung, um alle Potenziale zu identifizieren und strukturierte Lösungen zu entwickeln.
Meilensteine zum Modern Workplace
- Definition eines klaren Zielbilds für hybride Arbeitsformen
- Bestandsaufnahme der vorhandenen IT‑Landschaft
- Clusterung relevanter Anwendungsfälle
- Entwicklung von Szenarien für die Umsetzung
- Entscheid über künftige IT‑Landschaft und Erstellung eines Toolkompasses
- Einführung von Microsoft 365 mit dem Leitmotiv „Digital.Gemeinsam.Wachsen.“
- Begleitendes Change Management: Informationskampagnen, multimediale Schulungen, praxisnahe Formate
- Arbeitsmittel wie Toolkompass und Use Case Guide, die Mitarbeitenden helfen, passende Tools zu finden und effektiv zu nutzen
- Workhacks, Schulungen für alle Mitarbeitenden, E‑Learning mit Video‑Tutorials und interne Beratung („Book‑a‑Teamyplayer“) unterstützen die Nutzung und Akzeptanz der digitalen Werkzeuge.
- Informationsarchitektur mit Global‑ und Hub‑Sites, klare Navigation und Footer
- Design und Nutzeroberfläche im Corporate Identity / Corporate Design (CI/CD)
- Vorlagen/Templates zur Erstellung und Pflege von Inhalten durch Mitarbeitende (User Generated Content) unter CI‑konformen Vorgaben
- Entwicklung der IT-Strategie und zentraler Zielsetzungen
- Aufbau Projektportfolio- und Kapazitätsplanung
- Einführung von Jira und Confluence zur Stärkung der IT-Servicebereitstellung
- Kontinuierlicher Ausbau erfolgt durch ein interdisziplinäres Team – unabhängig von einer projektbasierten Struktur
- Gleichbleibende Ressourcen sichern eine nachhaltige Weiterentwicklung
Strategische Planung des Digitalen Wandels
Zielbild klar formulieren
Bestehende IT Landschaft erfassen und analysieren
Anwendungsfälle bündeln (Clusterbildung)
Szenarien für die Einführung entwickeln
Zukünftige IT Landschaft beschließen – Toolkompass
Mitbestimmung durch Key-User
Eingesetzte Technologien
Einführung von Microsoft 365
Change-Management schafft Vertrauen und erleichtert die Veränderungsbereitschaft
Die Office‑Anwendungen und mehr wurden über ein ganzheitliches Programm eingeführt. Unter dem Motto „Digital.Gemeinsam.Wachsen.“ machte das Projektteam die Vision deutlich und zeigte die Vorteile der Microsoft‑Dienste auf. Diese Dienste sind nun zeit‑ und ortsunabhängig nutzbar.
Dank dieses Programms konnte OKE Effizienz und Produktivität steigern. Dazu trugen praxisorientierte und digitale Formate bei, die in Zusammenarbeit mit Communardo umgesetzt wurden:
Mit unserer Einführung und dem begleitenden Change Management haben wir sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden den Wechsel zu Microsoft 365 lernen und sicher mit den Anwendungen umgehen können.
IT-Abteilung als Vorreiter für Modern Work
Die IT-Abteilung hat sich auf die ändernde Arbeitsumgebung und damit auch den Kulturwandel eingestellt. Von Communardo ließen sie sich beraten, um ihre IT-Strategie und die Zielsetzung zu modernisieren. Um die Modern Work Projekte, die jeweils IT-Beteiligung innehaben, gut umsetzen zu können, konzentrierte sich die IT-Leitung darauf, das Projektportfolio aufzubauen. Dieses bezog die strategische Ausrichtung von Modern Work mit ein und machte Risiken transparent. Auf dieser Basis konnten die Kapazitäten im Team optimal geplant werden.
Um dies zu unterstützen, führen die IT-Abteilung mit Communardo Jira und Confluence von Atlassian ein. Jira ist bereits produktiv, Confluence befindet sich Stand Januar 2025 im Pilotbetrieb und wird bald die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung erleichtern und die IT-Fachkräfte unterstützen, Leistungen bereitzustellen.
Modern Work ist ein Marathon. In Communardo haben wir einen perfekten Partner gefunden, der die Lösungen optimal umgesetzt hat und uns nun langfristig berät.
Iterative Weiterentwicklung & organisatorische Verankerung von Modern Work
Vom Projekt zum dauerhaften Bestandteil der Organisation: OKE sorgt für Kontinuität und Ressourcen. Unter dem Slogan „Digital.Gemeinsam.Wachsen“ arbeitet ein interdisziplinäres Kernteam zusammen mit einem Steuerkreis (inklusive Geschäftsführung). Ziel: Digitalisierung weiter vorantreiben, neue Funktionen integrieren und Bedienbarkeit verbessern.
- Das Kernteam besteht aus Mitgliedern aus IT, HR, Key Usern und zentralen Rollen wie Head of Change & Process Management.
- Änderungswünsche aus dem Unternehmen werden iterativ bearbeitet; kleine Task Forces entwickeln Neuerungen.
- OKE institutionalisiert Modern Work, stellt sicher, dass Kapazitäten bestehen und dass Veränderungen nachhaltig umgesetzt werden.
Die Modern Work Aktivitäten bei OKE bieten zahlreiche Vorteile. Mit der Einführung von Microsoft 365 und dem Intranet setzte OKE ein wichtiges Fundament, um kontinuierlich Neuerung für modernes Arbeiten einzubringen. Die IT-Abteilung reagierte darauf mit dem Projektportfolio und daraufhin optimiertes Ressourcenmanagement und Servicemanagement-Lösungen.
Produktivität
Cloud Dienste und Automatisierungen (z. B. im Vertragsmanagement) erleichtern Zusammenarbeit; Arbeitsprozesse werden effizienter.
Transparenz
Intranet liefert aktuelle Informationen; Tools und Dashboards schaffen Überblick.
Arbeitgeberattraktivität
Flexible, hybride Arbeitsformen und moderne Lösungen ziehen Fachkräfte an.
Agilität
Die Organisation und IT sind besser auf Veränderungen eingestellt. Neue Anforderungen werden schneller integriert.
Zukunftsfähigkeit
Durch kontinuierliche Weiterentwicklung, klar verankerte Strukturen und Kulturwandel ist OKE für kommende Herausforderungen gut aufgestellt.
Über OKE
- Tätig in Spritzgusstechnik, Kunststoff‑ und Metallteile und Sondermaschinenbau
- OKE beliefert die Automobil-, Möbelbau- und Elektronik-Branche
- Gegründet 1961in Osnabrück – der heutige Hauptsitz Hörstel ist 30 Kilometer entfernt
- OKE hat weltweit 16 Tochtergesellschaften und über 2.000 Mitarbeitende
Bildnachweis
Das Copyright der Fotos 1 bis 5 liegt bei der OKE Group. Wir bedanken uns bei OKE für die freundliche Genehmigung.
Steigern Sie die Arbeitgeberattraktivität mit Modern Work
Wir beraten ganzheitlich zu digitalen Arbeitsplatzlösungen und sind Umsetzungspartner sowohl für Microsoft als auch Atlassian.
Ihre Ansprechpartnerin
Sabine KleinCustomer Success Management
- Ungargasse 37, 1030 Wien
- Tel.: +43 139 505 045
- anfrage@communardo.de