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Partner-Blog Decadis #DWSC20: Projektmanagement mit Jira oder Excel: Was ist besser?

Der Digital Workplace Summit by Communardo #DWSC20 findet vom 3. - 5. November statt. Im Rahmen dieser Konferenz hat Decadis diesen Artikel über die beliebtesten Tools im Vergleich als Partner-Blog verfasst. Sie erfahren 5 Gründe, warum Projektmanagement mit Jira die richtige Wahl ist.

Projektmanagement mit Jira oder Excel: Welches Tool ist besser?

Ein erfolg­rei­ches Projektmanagement ist immer eine Herausforderung für alle Beteiligten – umso wich­ti­ger ist die Wahl des rich­ti­gen Tools. Für viele Anwender stellt sich des­halb die Frage: Erziele ich beim Projektmanagement mit Jira die bes­ten Ergebnisse. Oder ist doch Excel die pas­sende Lösung für mich? Unabhängig von der gewähl­ten Methodik oder der Größe des Projekts gilt, dass ein effi­zi­en­tes Projektmanagement-Tool grund­le­gende Anforderungen erfül­len muss. Wir benötigen:

  • Eine detail­lierte Aufschlüsselung der Aufgaben und den Verantwortlichkeiten
  • Überblick über Terminierungen, Kosten und den Status des Projektes und der Aufgaben
  • Die Möglichkeit zum pro­jekt­über­grei­fen­den Reporting für eine ganz­heit­li­che Betrachtung
  • Eine ein­fa­che und mühe­lose Zusammenarbeit im Team

Die Nutzung von Excel Spreadsheets als Informationshub ist ein oft gewähl­ter Ansatz. Aber hält diese Lösung den Anforderungen stand?

Der Projektplan zeigt die mangelnde Übersicht von Projektmanagement mit Excel im Vergleich zu Jira
Der Projektplan zeigt die man­gelnde Übersicht von Projektmanagement mit Excel im Vergleich zu Jira

 

5 Gründe gegen Projektmanagement mit Excel

Mit ver­gleich­ba­ren Projektplänen wur­den in einem Unternehmen Jahr für Jahr über 200 Projekte durch­ge­führt. Mit zuneh­men­der Komplexität und Anzahl der Projekte zeig­ten sich aber immer deut­li­cher die Schwächen der Lösung.

  1. Komplizierter Zugriff auf die Projektdateien und ein­ge­schränkte Nachhaltigkeit
  2. Kein zen­tra­ler Anlaufpunkt für alle Informationen
  3. Fehlender Überblick über meh­rere Projekte
  4. Unzureichende Kollaborationsmöglichkeiten und Nachverfolgbarkeit
  5. Kaum Automationsmöglichkeiten

Im schlimms­ten Fall kommt es zu die­ser Situation:

  • Es wird mit ver­streu­ten und nicht aktua­li­sier­ten Datensilos gearbeitet.
  • Die Kommunikation der Beteiligten ist weder trans­pa­rent noch zentralisiert.
  • Es ist schwie­rig, Projektfortschritte effi­zi­ent zu ver­fol­gen und Aufgaben rich­tig zu priorisieren.
  • Ein Vergleich der aktu­el­len Aufwände mit Schätzungen und die Projektgesamtkosten zu erhe­ben ist kaum zuver­läs­sig möglich.

Kommen noch wei­tere Anforderungen wie ISO-Zertifizierungen hinzu, ist ein Wechsel zu einer ande­ren Art der Projektsteuerung drin­gend nötig. Ein Projektmanagement mit Jira ist zum Beispiel deut­lich leich­ter und nut­zer­freund­li­cher. Die Folge: Selbst kom­plexe Projekte las­sen sich erfolg­reich umsetzen.

 

Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools: Warum Jira?

Viele Teams in der Softwareentwicklung und IT-Support ver­las­sen sich auf Jira. Aber wie gut schlägt sich die Software von Atlassian, wenn es um Projektmanagement mit Jira geht?

Die gute Nachricht vor­weg: Eine Umsetzung in Jira löst jede der genann­ten Herausforderungen und bie­tet noch wei­tere Vorteile für alle Nutzer. Wir ergän­zen dabei Jira nur durch wenige aus­ge­wählte Apps, um den Funktionsumfang für die beste Implementierung zu erwei­tern. Darunter befin­den sich:

  • Jira Workflow Toolbox, unsere Automationslösung zur Abbildung des Prozesses im Tool
  • Softwareplants BigPicture zur Visualisierung des Projektplans.
  • Issue Matrix von Botron Atlassian Apps zur ver­bes­ser­ten Darstellung zusam­men­ge­hö­ri­ger Vorgänge

 

So funktioniert die Umsetzung in Jira

Als Klammer für die ein­zel­nen Projekte und deren Aufgaben wird ein eigens dafür erstell­ter Vorgangstyp genutzt. Die eigent­li­chen Aufgaben wer­den dann als Unteraufgaben definiert.

Das bie­tet den Vorteil, dass wir erst­ma­lig ein ganz­heit­li­ches Bild über die Projekte und deren Status erhal­ten. Die anspre­chende Darstellung der Vorgänge auf Dashboards ist ebenso leicht möglich.

Allein dadurch sind Datensilos abge­schafft und der Zugriff auf Projekte erfor­dert nur wenige Klicks. Dateien kön­nen direkt an Vorgänge ange­hängt wer­den und Nutzer haben die Möglichkeit, leicht zusam­men­zu­ar­bei­ten. Die ein­ge­baute Funktion zur Zeiterfassung und Aufwandsschätzung erlaubt, zuver­läs­sig und per­so­nen­ge­bun­den Aufwände zu erfassen.

Aber wie steht es um die Dateneingabe und Automatisierung? Die Eingabe von Daten wurde auf das nötige Minimum redu­ziert. Gleichzeitig rei­chen die Daten um voll­au­to­ma­ti­siert selbst kom­ple­xeste Projektpläne zu rea­li­sie­ren. Mit der Erstellung des Projekt-Vorgangstypen beginnt die enge Verzahnung mit Jira Workflow Toolbox.

Technisch kön­nen wir die­sen Schritt in zwei Stufen einteilen:

  • Die Überprüfung von Eingaben
  • Das auto­ma­ti­sierte Erstellen von Aufgaben
Validierungen mit Jira Workflow Toolbox verhindern ungültige Nutzereingaben bei der Projekterstellung in Jira
Validierungen mit Jira Workflow Toolbox ver­hin­dern ungül­tige Nutzereingaben bei der Projekterstellung in Jira

 

Prozesse mit Jira Workflow Toolbox abbilden

Alle wich­ti­gen Felder für Stammdaten wie Startdatum und Projektveranwortlicher ste­hen bei der Erstellung des Vorgangs zur Verfügung. Verschiedene Projektabläufe und ‑typen erfor­dern unter­schied­li­che Aufgaben und abwei­chende Abhängigkeiten. Diese spe­zi­fi­schen Besonderheiten wer­den neben Aufwandsschätzungen und Kosten direkt im Arbeitslauf in Jira bedacht. Der Nutzer stellt ledig­lich über simple Checkboxen sein Projekt zusam­men. Jede Eingabe wird über­prüft und der Nutzer auf ungül­tige Kombinationen hingewiesen.

Danach beginnt die auto­ma­ti­sierte Erstellung aller benö­tig­ten Unteraufgaben. Fälligkeitsdaten wer­den auto­ma­tisch berech­net, Beschreibungen hin­zu­ge­fügt und Aufgaben zugewiesen.

Die Kalkulation der Fälligkeitsdaten und Dauer von Aufgaben berück­sich­tigt außer­dem Werktage und Feiertage. Das könnte sonst leicht ins Auge gehen!

Diese Implementierung ermög­licht schon beim Anlegen von Projekt-Vorgangstypen, eine hohe Datenqualität zu gewähr­leis­ten. Gleichzeitig wer­den Nutzer bequem durch die Erstellung geführt. Nicht nur die Projekterstellung, son­dern auch die Prozesse im Projektverlauf wer­den dadurch stark ver­ein­facht und beschleunigt.

 

Mit Jira GANTT Charts erstellen

Ein Projekt benö­tigt ein GANTT Chart, oder? Deshalb wird im Anschluss in BigPicture zum erstell­ten Projekt-Vorgang ein pas­sen­des GANTT Chart ange­legt und im Vorgang ange­zeigt. Das erfor­dert kein Mitwirken des Nutzers und ist ebenso auto­ma­ti­siert. Die chro­no­lo­gi­sche Reihenfolge der Aufgaben wird bei der Erstellung sicher­ge­stellt und über­nom­men. Die Projektphasen wer­den optisch her­vor­ge­ho­ben. Ein wei­te­rer Vorteil: Jegliche Änderungen im Projektplan schla­gen sich auf Vorgänge und Chart durch.

Ein automatisiert erstelltes GANTT Chart visualisiert den Projektplan
Ein auto­ma­ti­siert erstell­tes GANTT Chart visua­li­siert den Projektplan

 

Projektmanagement mit Jira: Alles Wichtige im Blick

Verschiedene Projektphasen sol­len auch in Vorgängen optisch dar­ge­stellt wer­den. Die Jira-eigenen Ansicht von Unteraufgaben wird durch Issue Matrix Felder ersetzt. Dadurch kön­nen wir die Unteraufgaben nach unse­ren Anforderungen optisch zusam­men­fas­sen. Aufgaben der aktu­el­len und der nächs­ten Projektphasen wer­den zum Beispiel getrennt dar­ge­stellt. Der Nutzer hat so einen kla­ren Blick auf alle Phasen und auch bereits erle­digte Aufgaben.

Zu verschiedenen Projektphasen gehörende Aufgaben sind in Jira strukturiert und klar voneinander getrennt dargestellt
Zu ver­schie­de­nen Projektphasen gehö­rende Aufgaben sind in Jira struk­tu­riert und klar von­ein­an­der getrennt dargestellt

 

Jira vs. Excel: Wer ist der Projektmanagement-Allrounder

Grundsätzlich lässt sich die­ser Lösungsansatz auf ver­schie­denste Projektarten anwen­den. Excel hat im Standard Vorteile in der Datenanalyse, aber Jira bie­tet die Möglichkeiten für erfolg­rei­ches und trans­pa­ren­tes Projektmanagement. Ein moder­nes Interface, Nutzerfreundlichkeit und zahl­rei­che Funktionen zur Zusammenarbeit wir­ken sich direkt posi­tiv auf Teamleistung und Projektqualität aus. Apps wie Jira Workflow Toolbox hel­fen durch Automatisierung in Arbeitsabläufen die Komplexität für die Nutzer zu ver­rin­gern und Projekte zeit- und kos­ten­ef­fi­zi­en­ter zu steuern.

Wenn Sie an Details zu der Umsetzung die­ses Projektes inter­es­siert sind oder wis­sen wol­len, wie unsere xApps by Decadis Sie in Jira und Confluence unter­stüt­zen, kon­tak­tie­ren Sie uns gerne hier

We have publis­hed an English ver­sion of the arti­cle in our blog.

Decadis

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