Sinnvolle Inhalte für ein Wiki

Ein unternehmensinternes Wiki ist nur so gut, wie die erstellten Beiträge seiner Nutzer. Wird es richtig genutzt, ist es die perfekte Möglichkeit für ein langfristig funktionierendes Wissensmanagement und eine interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Confluence vom australischen Software- Hersteller Atlassian dient dabei als ideale Wiki-Software. Mitarbeiter haben mit Hilfe von Confluence die Möglichkeit, Inhalte ortsunabhängig abzurufen, zu ändern, zu erstellen und zu kommentieren. Doch welche Inhalte sind relevanter und sinnvoller? Darüber möchten wir in diesem Artikel kurz eingehen, und Ihnen eine Auswahl an relevanten Themen präsentieren.

Inhalt:

• Neuigkeiten im Unternehmen kommunizieren

• Abläufe im Unternehmen und pro Abteilung oder Team darstellen

• Projekte planen, diskutieren und dokumentieren

• Tutorials und Anleitungen für neue Mitarbeiter

• Dokumente bereitstellen und suchen

Mit Hilfe eines Firmenwikis werden Informationen bereitgestellt und für jeden Mitarbeiter ersichtlich gemacht. Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten bzw. Niederlassungen profitieren davon. Ein Wiki wie Confluence hilft bei der zentralen Steuerung von Informationen bei Firmenaktivitäten, Presseberichten oder Werbeaktivitäten – völlig orts- und plattformunabhängig. Es müssen aber nicht nur aktuelle Neuigkeiten veröffentlicht werden – länger oder dauerhaft bestehende Inhalte sind ebenfalls wünschenswert. So kann die Corporate Identity beispielsweise in illustrierter oder schriftlicher Form für jeden Mitarbeiter ersichtlich gemacht werden. Dies sorgt für Transparenz innerhalb aller Niederlassungen und stärkt den Zusammenhalt des gesamten Unternehmens.

Kurz und knapp:

• Veröffentlichung von Presseberichten
• Corporate Identity
• Firmen- und Werbeaktivitäten
• Informationen über die Geschäftsführung

Kurz und knapp:

• Prozessinformationen
• Meeting-Protokolle und Agenden
• Projekt-Checklisten
• Kundeninformationen

Confluence hat das Potenzial Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit zu entlasten. Gerade die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen kann dabei unterstützt werden. Der Vorteil von Confluence als Firmenwiki liegt darin, Prozesse ortsunabhängig und abteilungsübergreifend optimieren zu können. Um diesen Vorteil effizient ausüben zu können, bedarf es allerdings der kontinuierlichen Aktualität von Inhalten. Protokolle aus Meetings oder Kundengesprächen sind vor allem abteilungsübergreifend äußerst nützliche Informationsquellen. Allerdings nur, wenn sie stets auf dem neusten Stand gehalten werden. Ist dieser Zustand gegeben, sorgt die freie Zugänglichkeit der Informationen durch ein Firmenwiki für Transparenz, Offenheit und Flexibilität. Damit alle Abteilungen diese Vorteile nutzen und bereitgestellte Inhalte aktuell gehalten werden, ist es allerdings wichtig, dass das Management hinter dieser Idee steht und dabei eine gewisse Vorbildfunktion einnimmt.

Ein gemeinsamer Besprechungsraum, unabhängig von Ort und Zeit? Was zunächst etwas abstrakt klingt, kann mit Hilfe eines Wikis durchaus realisiert werden. Sie können beispielsweise Projekte planen und diese als Wiki- Seite in Confluence erstellen. Durch die Kommentarfunktion kann daraufhin gezieltes Feedback gegeben oder über erstellte Inhalte diskutiert werden. „Richtige“ Meetings werden dadurch natürlich nicht ersetzt, aber es entsteht eine sinnvolle Alternative, die flexibel, zeit- und ortsunabhängig ist.

Kurz und knapp:

• Schwarzes Brett
• Kommentarfunktion
• Dokumentation
• Zentrale Ablage von Informationen

Kurz und knapp:

• Unterlagen sind alle in Confluence zu finden
• Mögliche Fragen können kommentiert werden
• Erweiterbar mit anderen Atlassian Produkten

Durch eine zentrale Erfassung und Ablage von Informationen in Confluence sind Daten für Mitarbeiter leicht zugänglich und auffindbar. Dies ist insbesondere für neue Mitarbeiter wichtig, da sie die relevantesten Informationen direkt in Confluence finden und abrufen können. Als Reaktion beschleunigt sich das Anlernen und der Prozess zum produktiven Arbeiten verkürzt sich. So können benötigte Unterlagen zentral abgelegt, Fragen kommentiert und anschließend besprochen werden. Durch Confluence bietet sich dadurch eine völlig neue Möglichkeit der internen Kommunikation, die zusätzlich mit anderen Produkten wie beispielsweise Jira verknüpft und erweitert werden kann.

Manchmal kommen Fragen zu Themen auf, die nicht immer unmittelbar auf der Hand liegen: Allgemeine Bestimmungen zur Arbeitssicherheit? Brandschutz? Richtlinien zu Gesetzesvorlagen? Sollten doch einmal Fragen hierzu aufkommen, ist es von immensem Vorteil diese Informationen mit Hilfe der Suchfunktion in Confluence direkt abrufen zu können. Confluence bietet im Vergleich zu vielen anderen Wikis nämlich eine besonders umfangreiche Suchfunktion. Neben erstellten Seiteninhalten durchsucht Confluence auch angehängte PDF, Word, Power Point oder Excel Dokumente. Sollten Sie also irgendwann einmal die PDF zum Thema Brandschutz suchen, bietet Ihnen Confluence die hierzu benötigte Funktion.

Kurz und knapp:

• Confluence beinhaltet eine umfangreiche Suchfunktion
• Suche kann nach Kriterien eingeschränkt und verfeinert werden
• Angehängte Dateien werden ebenfalls durchsucht