Dokumentenmanagement mit Confluence und Office 365

Confluence ist ein großartiges Werkzeug, um im Team zusammenarbeiten, Wissen zu teilen und zu dokumentieren.
Und eigentlich brauchen wir Confluence-Fans auch fast nichts weiter. Aber eben nur fast.

Fast bedeutet für mich, dass ich trotzdem:

intensiv mit Tabellen arbeite - sei es für eine Kalkulation oder auch für die Planung
Präsentationen gern professionell gestalte - sprich mit allem arbeite, was PowerPoint so kann
Dokumente gestalte, die nachher als PDF oder gedruckt richtig gut aussehen müssen

Bei den oben genannten Fällen möchte ich in der Anwendung keine Kompromisse eingehen und bin deshalb dafür, eher ein Spezialtool zu verwenden. Und Beides schließt sich definitiv nicht aus, sondern kann sich im besten Fall sogar wunderbar ergänzen.

Confluence und Office 365 miteinander verbinden

In Confluence erkläre ich beispielsweise auf einer Wiki-Seite, wie eine Datei zu verwenden ist oder beschreibe den Kontext zu einem fachlichen Problem. Die Office-Datei enthält wiederum die passende Vorlage oder das Masterdokument.

Der Confluence Standard bringt für die Verwaltung von Office-Dateien bereits viele Vorteile mit:

Dokumente können als Anhang an einer Seite verwaltet werden
Volltextsuche für Dokumentenanhänge
Einbinden von Office Dokumenten direkt in Wiki-Seiten
Inline-Kommentare auf Office-Dokumenten

Das alles funktioniert bestens, solange die Bearbeitung der Dokumente nicht aus Confluence heraus organisiert ist. Denn Confluence an sich ist kein Dokumentenmanagement System im Sinne einer Dateiverwaltung.

Um wichtige Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems auch in Confluence nutzen zu können, müssen diese per App ergänzt werden:

Cenote Lockpoint - Attachment Checkout

Mit dieser App können Dokumente aus der Anhangsübersicht heraus für die Bearbeitung gesperrt werden. So wird verhindert, dass Änderungen überschrieben werden.

GoEdit - Simply edit attachments!

Mit dieser App können Dateien aus Confluence heraus in der jeweiligen Fachanwendung bearbeitet und danach als neue Version zurück in Confluence gespeichert werden.

SharePoint Online Connector for Confluence

Diese App bringt Dokumentenmanagement-Flair für Confluence und ist meine favorisierte Alternative – immer vorausgesetzt SharePoint online oder onPremise ist im Hause. Die zu bearbeitenden Dokumente werden statt in Confluence nun in einer SharePoint Dokumentenbibliothek verwaltet.

Sie haben Fragen

Daraus ergeben sich folgende Vorteile

Lassen Sich sich beraten

Wie verbinde ich die Vorteile beider Systeme miteinander

Mit dem SharePoint Online Connector for Confluence lassen sich diese Dokumentenbibliotheken nun entweder komplett oder auch teilweise per Makro auf einer Wiki-Seite einbinden.

Als komplette Bibliothek: Ordnerstrukturen sind in Confluence navigierbar
Teilweise – entweder als View oder nur ab einem bestimmten Ordner
Dokumente können aus Confluence heraus in eine SharePoint Bibliothek hochgeladen werden
Dokumente können aus Confluence heraus in Office bearbeitet werden – ohne lästiges download/upload