Prozessdigitalisierung: So bringen Sie Ihr Unternehmen voran

Was es dafür über die Prozessdigitalisierung zu wissen gibt, erfahren Sie im Folgenden. 

Definition von Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung ist ganz allgemein ein abstrakter und umfangreicher Vorgang, bei dem analoge Daten und Arbeitsweisen digitalisiert werden. Die Prozessdigitalisierung bezeichnet somit den Einsatz digitaler Technologien, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Dafür werden manuelle Arbeitsschritte in einem Unternehmen automatisiert und Informationen sowie Daten in digitaler Form bereitgestellt. Insbesondere regelbasierte Aufgaben lassen sich komplett automatisieren, sodass zusätzliche Ressourcen für gewinnbringende oder zukunftsrelevante Themen eingesetzt werden können.

Das hat eine schnellere und effizientere Abwicklung von Prozessen zur Folge, reduziert Fehlerquellen und verbessert die Transparenz in Bezug auf Daten und Prozessabläufe. Und das wirkt sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, die Kundenzufriedenheit und die internen Abläufe im täglichen Betrieb aus. Unternehmen können sich so bestmöglich auf die Anforderungen einer digitalen Wirtschaft vorbereiten. Doch sollten Sie es auch tun?

Inhalt:

• Definition von Prozessdigitalisierung

• Warum die Digitalisierung von Prozessen wichtig für Ihr Unternehmen ist

• Vorteile der Prozessdigitalisierung

• Beispiele

• Grenzen der Prozessdigitalisierung

• 5 Schritte zur Prozessdigitalisierung

• Allgemeine Methoden zur Prozessdigitalisierung

  • Business Process Management (BPM)

  • Robotic Process Automation (RPA)

  • Künstliche Intelligenz (KI)

  • Internet of Things (IoT)

  • Weitere Methoden zur Prozessdigitalisierung

  • Beispiel: Prozessdigitalisierung mit Atlassian

• Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung

• Prozessdigitalisierung als Must-have für konkurrenzfähige Unternehmen

Alle Lebensbereiche werden zunehmend digitaler, auch die moderne Arbeitsrealität. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Denn das Voranschreiten der Digitalisierung ist unaufhaltsam und wir stecken bereits mittendrin. Warum ihn also nicht aktiv mitgestalten? Ansonsten riskieren Sie folgende Konsequenzen:

• Unternehmen, die ihre Prozesse nicht digitalisieren, riskieren den Anschluss an die digitalisierte Konkurrenz zu verlieren.
• Manuelle Abläufe sind zeitaufwendig und ineffizient, was zu höheren Kosten und geringeren Margen führt.
• Veraltete Prozesse können bei der Mitarbeitersuche und deren Erhalt im Unternehmen ein Nachteil sein, vor allem in der Gruppe der “Digital Natives”.
• Ohne Digitalisierung fehlt es oft an Transparenz und Nachverfolgbarkeit bei Prozessen und Informationsweitergabe, was zu Fehlern und Verzögerungen führen kann.
• Papierbasierte Prozesse sind anfälliger für Fehler, oft nicht datenschutzkonform und können leicht verloren gehen.
• Manuelle Abläufe sind weniger flexibel und agil, was in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ein großer Nachteil ist.

Die Einsatzmöglichkeiten

• Einarbeiten neuer Mitarbeiter
• Kundensupport
• Beschaffungsprozesse und -anträge
• Auftragsabwicklung
• Arbeitsdokumentation
• Reporting
• Feedback

Kurz gesagt: Unternehmen, die ihre Prozesse nicht digitalisieren, riskieren den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren und langfristig nicht wettbewerbsfähig zu sein. Die   Vorteile, die aus einer durchdachten Prozessdigitalisierung entstehen, sprechen dafür, sich näher mit dem Thema Prozessdigitalisierung auseinanderzusetzen.

Die Digitalisierung von Prozessen birgt eine Menge an Vorteilen und das, obwohl die Technologien, die dafür eingesetzt werden, zum Teil noch in den Kinderschuhen stecken. 

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass eine sorgfältige Analyse der spezifischen Anforderungen und Ziele jedes Prozesses erforderlich ist, um die effektivsten digitalen Lösungen zu identifizieren und die Vorteile der Prozessdigitalisierung nutzen zu können. Das sollten Sie unbedingt im Hinterkopf behalten, bevor Sie sich den konkreten Vorteilen widmen.

Obwohl die Prozessdigitalisierung viele Vorteile bietet, gibt es auch Grenzen, die bei der Digitalisierung von Prozessen beachtet werden müssen. Eine dieser Grenzen ist die menschliche Komponente.

Die Digitalisierung verändert Arbeitsgewohnheiten und erfordert eine hohe Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit der Mitarbeitenden. Wenn diese nicht vorhanden sind, kann die Prozessdigitalisierung zu Widerstand und Frustration führen und somit ineffektiv sein. Ein Beispiel dafür ist die Einführung von neuen digitalen Tools, die von den Mitarbeitenden nicht akzeptiert und somit auch nicht genutzt werden.

Ein weiterer Faktor, der die Prozessdigitalisierung einschränkt, sind die Sicherheitsanforderungen. Insbesondere bei Prozessen, die einen direkten Datenaustausch mit Kunden beinhalten, müssen hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden. Wenn diese Standards nicht erfüllt werden können, besteht die Gefahr, dass die Prozessdigitalisierung zu einem Sicherheitsrisiko wird . Ein Beispiel dafür ist die Digitalisierung von medizinischen Daten, bei denen die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards von entscheidender Bedeutung ist.

Es gibt zusätzlich auch bestimmte Prozesse, bei denen ein menschliches Mitwirken unverzichtbar ist und eine vollständige Digitalisierung nicht sinnvoll oder möglich ist. Ein Beispiel dafür ist die Kundenbetreuung in Branchen, wie zum Beispiel im Einzelhandel oder in der Hotellerie. Hier ist es wichtig, dass Kunden von einem menschlichen Ansprechpartner betreut werden, um eine persönliche wie individuelle Beratung zu bieten. Eine vollständige Digitalisierung würde hier langfristig vermutlich zu einem Verlust an Kundenzufriedenheit und -bindung führen.

Auch in der Produktion gibt es Prozesse, bei denen ein menschliches Mitwirken notwendig ist. Beispielsweise bei der Qualitätskontrolle von Produkten, bei der ein menschliches Auge und Fingerspitzengefühl notwendig sind, um Fehler zu erkennen und zu beheben. Eine vollständige Digitalisierung würde hier zu einer Einschränkung der Qualität führen.

Hierbei geht es nicht darum, blind alle Prozesse in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren, denn ineffiziente Prozesse bleiben auch nach der Digitalisierung ineffizient. Im ersten Schritt muss der Weg zur Prozessdigitalisierung noch nicht perfekt recherchiert sein und sämtliche weitere digitalisierbare Prozesse werden sich im weiteren Arbeitsalltag zeigen. Jedoch sollten Sie die folgenden 5 Schritte gut durchdenken.

1. Analyse der bestehenden Prozesse

Entsprechend ist es wichtig, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu analysieren, zu optimieren und im ersten Schritt den Fokus auf effiziente und wichtige Prozesse zu legen. Vor der Prozessdigitalisierung müssen daher Soll-Prozesse gemeinsam festgelegt werden. Dies ist die Basis für eine sinnvolle und zielgerichtete Prozessdigitalisierung.

Egal ob analoger Arbeitsablauf auf Papier, digitale Prozessbeschreibungen auf einem File-Server oder doch ein softwaregesteuerter Workflow – all das muss bewertet werden. Um eine Prozessdigitalisierung wirtschaftlich zu gestalten, muss man den Nutzen sowohl mittels qualitativer Kriterien als auch quantitativen Kennzahlen bewerten.

2. Identifikation von Prozessen, die digitalisiert werden können

Die Identifikation von Prozessen, die digitalisiert werden können, ist ein wichtiger Schritt bei der Prozessdigitalisierung für Unternehmen. Hierbei sollten Unternehmen die Prozesse identifizieren, die am meisten von der Digitalisierung profitieren können. Dabei sollten sie sich auf Prozesse konzentrieren, die wiederholbar, standardisiert und automatisierbar sind. Entscheider im Unternehmen sollten sich daher folgende Fragen stellen:

• Welche Vorteile werden wir durch die Prozessdigitalisierung haben und sind diese von Dauer?
• Überwiegen die bestehenden Vorteile, die wir aktuell bei unserem manuell ablaufenden Prozess haben?
• Welche Ressourcen müssen wir investieren, um die Prozessdigitalisierung effizient umsetzen zu können? Wie viel Mehraufwand ist das im Vergleich zur momentanen Lage?
• Überwiegen die Vorteile für unsere Kunden, Lieferanten und damit letztendlich auch für uns selbst oder nicht?
• Genügt an manchen Stellen vielleicht sogar ein Kompromiss, bei dem nur bestimmte Teilschritte des Prozesses digitalisiert und automatisiert werden?

Wenn Unternehmen diese Fragen individuell für jeden Prozess beantworten, kristallisiert sich eine Reihenfolge heraus. Mit dieser Prioritätenliste kann der eigentliche Digitalisierungsprozess starten und die geeigneten IT-Lösungen ausgewählt werden.

4. Implementierung der digitalen Prozesse und Schulung der Mitarbeitenden

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, geht es in die Umsetzung. Bei einer Standardsoftware ist dies die Phase der Implementierung sowie Schulung der Mitarbeitenden. Das Ziel ist es, die Software in die bestehende Infrastruktur zu integrieren, den Nutzern bereitzustellen und sie dazu zu befähigen, mit der Software arbeiten zu können, was das A und O für den Erfolg der Prozessdigitalisierung ist.

Als Atlassian Partner beraten wir Sie gerne ausführlich zu den Möglichkeiten, die Ihnen die Atlassian-Tools zur Digitalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse bieten.

5. Digitalisierte Prozesse regelmäßig prüfen und optimieren

Die Welt der Prozessoptimierung steht niemals still. Denn nach der Entwicklung und Einführung können Prozesse und Software weiter optimiert werden. Vor allem, wenn sich Anforderungen und Gegebenheiten ändern, ist Flexibilität gefragt. Doch die agile Softwareentwicklung ermöglicht jederzeit Veränderungen wahrzunehmen und darauf angemessen zu reagieren.

Neben den vielen Vorteilen und den Schritten hin zur gelungenen Prozessdigitalisierung stehen Unternehmen heutzutage auch unzählige Methoden zur Verfügung, um ihr Unternehmen zu digitalisieren. Die gängigsten listen wir Ihnen im Folgenden auf.

Vereinbaren Sie gleich jetzt ein kostenloses Erstgespräch!

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) ist ein Konzept, das sich mit der Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen befasst. Es umfasst die Analyse, Gestaltung, Umsetzung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ziel des BPM ist es, die Effizienz, Qualität und Flexibilität von Geschäftsprozessen zu steigern und somit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu erhöhen.

Das Konzept umfasst verschiedene Methoden, Werkzeuge und Technologien, die zur Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise Prozessmodellierung, Workflow-Management, Business Rules Management und Business Activity Monitoring. BPM kann in vielen Branchen eingesetzt werden, z. B. in der Fertigung, im Einzelhandel oder im Gesundheitswesen.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es ermöglicht, manuelle und repetitive Aufgaben in Geschäftsprozessen zu automatisieren. Dabei werden Software-Roboter eingesetzt, die menschliche Arbeitsabläufe imitieren und somit Routineaufgaben übernehmen können. RPA ist eine Form der künstlichen Intelligenz und basiert auf Machine-Learning-Algorithmen.

RPA kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie zum Beispiel in der Buchhaltung, im Kundenservice oder im Personalwesen. Typische Anwendungen von RPA sind die automatisierte Dateneingabe, die Erstellung von Berichten oder die Überwachung von Prozessen.

Allerdings gibt es auch Grenzen beim Einsatz von RPA. Die Technologie eignet sich nur für Aufgaben, die klar definiert und strukturiert sind. Bei komplexen Aufgaben oder Entscheidungen, die menschliches Einfühlungsvermögen erfordern, stoßen Software-Roboter an ihre Grenzen.

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Teilbereich der Informatik, der sich mit der Entwicklung von intelligenten Systemen befasst, die menschliches Denken und Handeln imitieren können. KI-Systeme können lernen, Entscheidungen treffen und Aufgaben ausführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern.

Im Kontext der Prozessoptimierung können KI-Systeme dazu eingesetzt werden, um Prozesse zu automatisieren, zu überwachen und zu verbessern. Ein Beispiel dafür ist die automatische Erkennung und Kategorisierung von Dokumenten, wie Rechnungen oder Verträge. Durch den Einsatz von KI-Systemen können diese Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden, ohne dass menschliche Arbeitskraft erforderlich ist.

Allerdings gibt es auch Herausforderungen bei der Implementierung von KI-Systemen, wie die Datensicherheit und den Datenschutz, da KI-Systeme, um zu funktionieren, auf große Mengen von Daten zugreifen müssen. Zudem müssen KI-Systeme aufwendig trainiert und optimiert werden, um eine hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Internet of Things (IoT)

IoT ist eine Methode zur Vernetzung von Geräten und Sensoren über das Internet. Unternehmen können IoT-Technologie nutzen, um z. B. ihre Produktionsprozesse zu optimieren oder ihre Kunden besser zu verstehen. IoT kann z. B. in der Fertigung, im Gesundheitswesen oder im Einzelhandel eingesetzt werden.

Weitere Methoden zur Prozessdigitalisierung

Darüber hinaus gibt es noch weitere interessante Einsatzbereiche und Aufgabengebiete, in denen digitalisierte Lösungen sinnvoll sind:

• FiBu-Lösungen (Finanzbuchhaltung): Digitalisierung von Finanzprozessen und Prozessen im Rechnungswesen
• CRM-Systeme (Customer Relationship Management): digitale Lösung für die Pflege von Kundenbeziehungen
• ERP-Systeme: digitale Abbildung von kaufmännischen Prozessen
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS): datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten
• Workflow-Management-System: Software für die Steuerung, Analyse und Optimierung von Workflows

Beispiel: Prozessdigitalisierung mit Atlassian

Sie sehen also: Die Welt der Prozessdigitalisierung ist groß und zu Beginn auch noch unübersichtlich. Deshalb sollten Sie auf eine Softwarelösung zurückgreifen, die Klarheit in die Prozessdigitalisierung bringt.

Softwarelösungen wie die von Atlassian ermöglichen einheitliche Regeln und Automatisierungen Ihrer Geschäftsprozesse. Zusätzlich berücksichtigen sie weltweite Sicherheitsstandards, die einen sicheren und konformen Umgang mit sensiblen Daten gewährleisten.

Bei Scolution, als langjährigem Atlassian-Partner, können Sie im Zuge der Nutzung von Atlassian auf die folgende Unterstützung zählen:

• Individuelle Beratung zur Prozessmodellierung und -optimierung
• Unterstützung bei der Auswahl der geeigneten Atlassian-Tools
• Lizenzberatung
• Schulungen für ein schnelles Onboarding der Mitarbeitenden
• Individuelle Softwareentwicklungen und Lösungen abseits vom Standard

Und last but not least bieten wir eine komplette Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Wir bei Scolution beraten also nicht nur, sondern übernehmen auch die Umsetzung!