So machen Sie Ihr Team fit für die Arbeit mit KI-Tools

Künstliche Intelligenz ist aktuell eines der meistdiskutierten Themen in der digitalen Arbeitswelt. Auch auf Atlassians diesjähriger Veranstaltung „Team24“ in Barcelona standen KI und das damit verbundene neue Tool „Rovo“ im Rampenlicht. Die Nutzung von künstlicher Intelligenz bei unserer tagtäglichen Arbeit steigt zunehmend und doch bleibt KI in erster Linie ein Tool, welches nicht nur sorgfältig implementiert werden muss, sondern mit dem es sich auch erst einmal anzufreunden gilt.

Auch wir merken immer wieder, dass selbst die kleinsten Änderungen an Prozessen oder Tools für viele Mitarbeitende erst einmal abschreckend wirken. Mit der Zeit gewöhnen wir uns an Abläufe und Vorgehensweisen, weswegen viele der Einführung von neuen Tools oftmals skeptisch gegenüber stehen. Auch eventuelle Sorgen über zukünftige Auswirkungen können hierbei abschreckend wirken. Schlussendlich kann dies dazu führen, dass Mitarbeitende die Tools seltener nutzen und dementsprechend nicht von den Vorteilen profitieren. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der digitale Fortschritt eines Unternehmens ausgebremst wird. Wie sollten Sie nun vorgehen? Wie bei allen Tools, ist es wichtig, alle Kolleg*innen von Anfang an zum Mitmachen zu bewegen. Dadurch nimmt man nicht nur eventuelle Ängste, sondern holt gleichzeitig das Beste aus dem Tool heraus. Nachfolgenden stellen wir Ihnen einige Tipps vor, mit denen Sie Ihren Kolleg*innen das Thema künstliche Intelligenz näher bringen können. Die Tipps sollen Ihnen dabei helfen, KI-Tools in Ihrem alltäglichen Arbeitsablauf einzubinden.

Tipp Nr. 1 - Machen Sie sich mit dem Tool vertraut

Als Erstes gilt es, sich mit den Tools vertraut zu machen. Je größer das Verständnis, umso besser lässt sich einschätzen, wie man das Tool sinnvoll einsetzen kann. Dies ist nicht nur eine gute Basis für eine gezielte und effektive Einführung, sondern hilft auch bei der Umgehung möglicher Fallstricke. Künstliche Intelligenz ist vor allem im unternehmerischen Kontext für viele neu. Ein gutes Basiswissen hilft dabei, klare Vorteile herauszuarbeiten, bessere Entscheidungen zu treffen und eventuelle Risiken zu evaluieren, wie beispielsweise den Umgang mit Kundendaten und geistigem Eigentum. Wir empfehlen bereits zu Beginn klare Regeln zu definieren. Dies sorgt für einen sicheren Umgang und nimmt die Angst, etwas falsch zu machen.

Tipp
Atlassian hat ein eigenständiges KI-Tool im Portfolio! In unserem Video stellen wir Ihnen die Funktionen von Atlassian Rovo vor.

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Tipp Nr. 2 - Klare Ziele setzen

Je besser Sie sich mit dem Thema „künstliche Intelligenz“ auseinandergesetzt haben, umso realistischere und konkretere Ziele können Sie setzen. Jede Prozessänderung erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass die Arbeitsabläufe nicht unterbrochen werden und dass das Ergebnis einen klaren und messbaren Nutzen bringt. Auch hier gilt es, den Kolleg*innen die Ängste zu nehmen. Viele fragen sich, inwieweit es in Ordnung ist, künstliche Intelligenz für die tagtägliche Arbeit zu nutzen. Andere fühlen sich wiederum nicht wohl dabei, die Arbeit der KI, als die eigene auszugeben. Hier müssen klare Erwartungen & Richtlinien kommuniziert werden. So wissen Ihre Kolleg*innen, wann der Einsatz von KI angemessen ist und wann nicht. Gleichzeitig sollten Sie schrittweise KI-Funktionen in den Arbeitsalltag integrieren und alle dazu motivieren, diese aktiv zu nutzen. Denn eine gewisse Routine im Umgang mit künstlicher Intelligenz sorgt ebenfalls für zunehmende Sicherheit.

Atlassian hat bereits praktische KI-Funktionen in Jira, Confluence und Jira Service Management eingebaut. So können Sie mit Atlassian Intelligence beispielsweise Inhalte zusammenfassen oder nach bestimmten Inhalten suchen. Hierzu haben wir bereits ein Video auf unserem Kanal.

Tipp Nr. 3 - Wissensaustausch im Team etablieren

Sobald Sie für sich festgelegt haben, welche KI-Tools Sie in Ihre Arbeitsabläufe wie integrieren wollen, muss sichergestellt werden, dass ein reger Austausch zu den neuen Tools stattfindet. Jedes Team nutzt die künstliche Intelligenz unter Umständen anders. Dementsprechend unterscheiden sich auch die Learnings. Um zu vermeiden, dass sich Fehler wiederholen, beziehungsweise neu erlerntes Wissen nur innerhalb der Teams bleibt, ist es wichtig, sich auch teamübergreifend regelmäßig auszutauschen. Beziehen Sie von Anfang an alle Teams in den Einführungsprozess mit ein und fördern Sie den funktionsübergreifenden Informationsaustausch. So können Sie die Akzeptanz von KI-Tools im Team positiv beeinflussen. Zum Beispiel könnten Sie gemischte Arbeitsgruppen mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens gründen. Diese können ihre jeweiligen KI-Anwendungsfälle und Erkenntnisse gemeinsam diskutieren und das sorgt für eine stetig steigende Lernkurve.

Tipp Nr. 4 - Bestehende Silos auflösen

Dies weniger ein Tipp für die Einführung von KI, als vielmehr ein netter Nebeneffekt. Für Unternehmen, die mit bestehenden Silos zu kämpfen haben, kann der Prozess der KI-Implementierung eine Gelegenheit sein, eben diese abzubauen. Die vorab erwähnte Stärkung des gegenseitigen Austausches muss sich nämlich nicht nur auf das Team KI beziehen. Das Etablieren eines allgemeinen und regelmäßigen Wissensaustausches sorgt dafür, dass man die Arbeit der anderen Teams besser versteht und steigert die Kommunikation im Allgemeinen. Hierzu bieten sich kollaborative Tools wie Confluence, Slack, Trello oder Jira an, aber auch Atlassians übergreifendes KI-Tool Rovo. Erkennen Sie als Führungskraft Teamwork an und belohnen Sie dieses auch. Dies stärkt den Wert der Zusammenarbeit und fördert diese.

Tipp Nr. 5 - Eine interne Kommunikationsstrategie erstellen

Das Wichtigste ist, wie bei so vielen Dingen, eine offene Kommunikation. Führungskräfte müssen in ihrer internen Kommunikation über KI offen, aufmerksam und transparent sein. Das bedeutet, dass sie darauf vorbereitet sein müssen, die Ängste und Vorurteile der Mitarbeitenden anzusprechen. Schaffen Sie dabei ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und sie so mögliche Bedenken offen äußern. Hierzu empfiehlt es sich, ein internes KI-Kommunikationskonzept zu erstellen, das Gelegenheiten zum Dialog bietet, aber auch Technologie-Updates, laufende KI-bezogene Schulungen und – ganz wichtig und wie vorab schon erwähnt – explizite Standards und Richtlinien für den Einsatz von KI berücksichtigt. Informieren Sie Ihr Team regelmäßig über Updates zu den verwendeten KI-Tools und bevorstehenden Änderungen. Hierfür bietet sich zum Beispiel auch ein internes, offenes Forum für Fragen und Bedenken zu KI an. So fühlen sich alle Mitarbeitenden gehört und abgeholt.

So machen Sie ihr Team fit für die Arbeit mit KI-Tools - 6 Tipps

Tipp Nr. 6 - Die Kombination macht's

Viele Arbeitnehmer befürchten, dass die fortschreitende Automatisierung und Nutzung von künstlicher Intelligenz sie letztendlich ihren Arbeitsplatz kosten könnte. Es reicht nicht aus, den Mitarbeitern einfach zu sagen: „KI wird Euren Job schon nicht übernehmen“, während man gleichzeitig stark in KI-Tools investiert. Zeigen Sie Ihrem Team, dass die Leistung der KI am besten in fähigen menschlichen Händen zum Tragen kommt.

Zeigen Sie auch Ihren Kolleg*innen, wie Sie selbst KI im Arbeitsalltag einsetzen und wie es deren eigene und Ihre Arbeit beschleunigen kann. Mensch plus KI ist für ein Unternehmen zehnmal wertvoller als Mensch oder KI allein. Setzen Sie auf klare Mensch-KI-Interaktionen bei realen Problemen, präsentieren Sie diese und geben Sie Anreize, wie man aus seinen gewohnten Arbeitsroutinen ausbricht und einfach mit etwas Neuem experimentiert.

Das waren unsere 6 Tipps, um das eigene Team für die Arbeit mit KI-Tools zu gewinnen.

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0800 8 776 776.