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Mehrere Help Desks in JSM

Anfang des Jahres hat Atlassian Multiple Help Centers für Jira Service Management im Early Access Programm vorgestellt. Mittlerweile ist die Funktion für die Jira Service Management Premium und Enterprise Kunden vollumfänglich verfügbar. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Multiple Help Centers sind, wie Sie diese aktivieren können und worin die Vorteile liegen.

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Was sind Multiple Help Center?

Multiple Help Centers für Jira Service Management wurde von vielen Kund*innen bereits lange erwartet. Umso größer war daher der Zuspruch als die Funktion in den Early Access ging. Mittlerweile ist diese seit Juli 2024 für alle Nutzer der Premium und Enterprise Pläne verfügbar. Das Ziel von Atlassian war es, die User-Experience zu steigern, indem sie den Hilfesuchenden eine maßgeschneiderte Support-Erfahrung je nach Anforderung anbieten. Konkret können Jira Service Management User innerhalb derselben Cloud-Seite verschiedene Help Center für unterschiedliche Teams oder Zielgruppen erstellen. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die eine Vielzahl von Stakeholdern bedienen. Dazu zählen unterschiedliche interne Zielgruppen wie beispielsweise Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Auftragnehmer oder auch externe Zielgruppen wie Kund*innen und Partner*innen. 

Vorteile von mehreren Help Desk in JSM

Welche Möglichkeiten haben Sie nun also? Mit den neuen Features können Sie jetzt mehrere Help Center für unterschiedliche Stakeholder erstellen.

User Experience verbessern

Dank der unterschiedlichen Portale verbessern Sie die User-Experience und gestalten das Erstellen von Anfragen noch einfacher. Die Portale unterscheiden sich dabei nicht nur vom Aufbau, sondern können auch unterschiedlich gebrandet werden. Dadurch kann jeder Help Desk je nach Zielgruppe eine eigene Markenidentität erhalten und vom Nutzer*in einfacher unterschieden werden. 

Inhalte zielgruppenspezifisch ausspielen

Auch andere Funktionen wie zentrale Ankündigungen und Topics sind komplett voneinander getrennt und können je nach Anwendungsfall individuell gestaltet werden. Dadurch halten Sie die jeweilige Zielgruppe stets auf dem Laufenden und können sämtliche Inhalte spezifisch für diese zuschneiden, updaten und aktualisieren. Ebenso können Sie bestimmen, welcher Service Desk in welchem Help Center Portal angezeigt wird. Alles in allem ermöglicht Ihnen die neue Funktion ein übersichtliches und intuitives Help Center für jede Zielgruppe in Ihrem Unternehmen zu erstellen. 

Individuelle URLs vergeben

Zu guter Letzt können Sie Ihren unterschiedlichen Help Centern zusätzlich unterschiedliche, leicht zu merkende URLs vergeben. Eine übergeordnete Homepage, die auf die jeweiligen Portale verweist, ist ebenfalls möglich. 

Funktion "Mehrere Help Desks" aktivieren

Hinweis: Um die Funktion aktivieren zu können, müssen Sie Administrator-Rechte besitzen. 

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mehrere Help Desks zu erstellen. Im Folgenden werden wir daher auf beide Varianten eingehen. 

Um die Funktion zu aktivieren, befolgen Sie einfach die nachfolgenden Schritte.

Option 1 - Mehrere Help Desks aktivieren

1. Zuerst öffnen Sie Ihr aktuelles Help Center. Anschließend klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild. Dort finden Sie den Abschnitt "Help Center".

Help Center Profileinstellungen
neues Help Center erstellen

2. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil beim Punkt "Hilfeportale" klicken, klappt sich ein Untermenü auf.

Hier können Sie zwischen den beiden Möglichkeiten wählen,

  • alle Ihre Help Center anzeigen zu lassen oder
  • ein neues Help Center zu erstellen. 

Um ein neues Help Center zu erstellen klicken Sie auf „Hilfecenter erstellen“.

3. Es öffnet sich ein Popup Fenster.

Hier werden Sie gebeten, Ihrem neuen Help Center einen Namen und eine URL-Endung zu vergeben. Im Anschluss klicken Sie auf den Button „Erstellen“. 

Pop-up um neues Helpcenter zu erstellen
Help Center Management Übersichtsseite

Option 2 - Mehrere Help Desks aktivieren

Wie bereits oben erwähnt, gibt es noch eine weitere Möglichkeit, ein weiteres Help Center zu aktivieren. Alternativ können Sie ein Help Center auch von Ihrer Help Center Management Seite heraus erstellen. 

1. Klicken Sie dafür auf den Button "+ Hilfecenter erstellen" rechts oben in der Ecke.

2. Anschließend können Sie Ihr neues Help Center über die drei Punkte rechts oben frei individualisieren und anpassen.

Help Center individualisieren

Nun haben Sie ein weiteres Help Center in Jira Service Management erstellt. Wenn Sie kein Update mehr verpassen wollen, dann folgen Sie uns doch gerne auf unserem YouTube-Kanal oder auf LinkedIn!

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