Jira Workflows – Aufbau und Möglichkeiten

Jedes Ticket in Jira durchläuft einen Workflow. Egal ob Epic, Story oder Task. In diesem Beitrag wollen wir Ihnen eine kurze Einführung in die Workflows von Jira geben und zeigen, wie diese aufgebaut sind.

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Die Screenshots in diesem Beitrag wurden in der Data Center Variante aufgenommen und sehen etwas anders aus als in der Cloud Variante. Das Grundprinzip ist bei beiden Varianten aber dasselbe.

Aufbau eines Workflows

Workflows haben einen klar definierten Aufbau. Sie bestehen zum einen aus einem Status und zum anderen aus Statusübergängen. Der Status verdeutlichen in der Regel, wo sich das Issue momentan im Arbeitsablauf befindet. So kann schnell erfasst werden, ob eine Aufgabe gerade bearbeitet wird oder bereits erledigt ist.

Workflow am Issue

Wie sieht das konkret an einem Issue aus?

Neben „Status“ sehen Sie, in welchem Status sich das Issue gerade befindet.
Oben rechts angeordnet befinden sich die sogenannten Transition-Buttons. In diesem Beispiel steht nur der Button "starten" zur Verfügung. Bei Klick auf den Button wird der entsprechende Statusübergang durchgeführt. Daraufhin wechselt der Status von Ausstehend zu In Arbeit im Status-Feld.

Tipp: Wenn die entsprechende Berechtigung im Projekt gegeben ist, könne Sie mit Klick auf „Arbeitsablauf anzeigen“ den Workflow anzeigen lassen.

Tiefergehende Workflow-Konfiguration

Etwas versteckter in der Konfiguration eines Workflows finden sich noch verschiedene Eigenschaften, die man für Statusübergänge einstellen kann.

Wichtig: Diese Einstellungen können nur Administratoren vornehmen.

Mit Triggern kann ein Statusübergang automatisch eingeleitet werden.
Mit Bedingungen kann eingeschränkt werden, wer einen Statusübergang durchführen darf. Zum Beispiel kann hier eingestellt werden, dass nur ein Vorgesetzter einen Urlaubsantrag genehmigen darf, sprich den Statuswechsel von „beantragt“ zu „genehmigt“ durchführen kann. Andere Benutzer sehen den Button nicht am Issue.
Mittels Bestätigungen können Sie bei einem Statusübergang Überprüfungen vornehmen – beispielsweise, dass ein Feld ausgefüllt sein muss.
Mit Folgefunktionen können automatisch beim Statusübergang auszuführende Aktionen eingerichtet werden. Beispielsweise das Issue nur einem bestimmten Bearbeiter zugewiesen werden kann.
Zudem kann eine Übergangsmaske hinterlegt werden – also ein Screen, der aufpoppt, wenn ein Statusübergang durchgeführt wird.

Exkurs: Wer kann Workflows bearbeiten?

Workflows neu anlegen: Nur Jira-Administratoren

Workflows bearbeiten: Jira-Administratoren und Projektadministratoren in Teilen, siehe Tabelle.

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