Jira Workflows – 5 praktische Tipps

Inhalt:

• Tipp 1 - Generische Statusnamen

• Tipp 2 - Einen Endstatus festlegen

• Tipp 3 - Status-Kategorien verwenden

• Tipp 4 - Workflow schlank halten

• Tipp 5 - Transitions konfigurieren

Ähnlich häufig kommt es vor, dass verschiedene Status für das Ende eines Workflows verwendet werden, obwohl diese dasselbe aussagen. Anstatt hier mit verschiedenen Status zu arbeiten, sollte man die Resolution-Funktion nutzen und nur einen Endstatus definieren. Damit ist auch nachträglich eine Unterscheidung der Tickets möglich. Sprich, ob diese z.B. erfolgreich abgeschlossen oder eventuell nicht umgesetzt worden sind. Die Lösung kann dann entweder automatisch über eine Transition gesetzt oder manuell im Transition Screen gewählt werden.

Wenn es also um die einfache Aufgabenverwaltung und -steuerung geht, dann ist Jira Work Management das Tool Ihrer Wahl. Dank integrierter no-code Automatisierungen, können viele Routineaufgaben einfach automatisiert werden.

Als Nächstes möchten wir auf die Status-Kategorien eingehen. Hier gibt es klassischerweise 3 Stück: ToDo, In Progress und Done. Diese Kategorien visualisieren in einem Workflow nicht nur, in welchem Zustand sich ein Vorgang befindet, sondern können außerdem auch dazu genutzt werden um nach bestimmten Vorgängen zu filtern beziehungsweise nach ihnen zu suchen. Auch nutzen einige Standardfunktionen von Jira diese Kategorien. 

Zum Beispiel zeigt die Release-Funktion in Jira an, wie viele Tickets sich in der jeweiligen Kategorie befinden. Grau steht für ToDo, Blau für In Progress und Grün für Done. Daher ist es sinnvoll, je Status die richtige Kategorie zu wählen. Somit können Sie die Standardfunktionen richtig abbilden beziehungsweise nutzen und nach Kategorien suchen und entsprechend dafür Reports erstellen.

Der letzte Tipp bezieht sich auf die Transitions in einem Jira Workflow und ist meist eine individuelle Entscheidung. Als Transition bezeichnet man den Übergang eines Ticket von einem Status in den anderen. Jira ermöglicht es uns, Transitions, sogenannte Conditions und Validators hinzuzufügen. Wenn beispielsweise eine Condition nicht erfüllt wird, wird die Transition nicht angezeigt und kann dementsprechend nicht ausgewählt werden. Bei einem Validator hingegen sieht man die Transition unabhängig davon, ob der Validator erfüllt ist oder nicht und kann diese auch anstoßen. Sollte aber die Bedingung des Validators nicht erfüllt sein, erscheint eine Fehlermeldung.

Daher empfehlen wir in der Regel eher Validators anstelle von Conditions zu nutzen, da der User dann eine Rückmeldung bekommt und reagieren kann. Es ist somit besser für die Usability. Natürlich kann es auch Fälle geben, bei denen man bewusst die Transition ausblenden möchte.