Jira & Confluence | Projekt- & Wissensmanagement

Inhalt:

Was ist Jira? – In a Nutshell
Was ist Confluence? – In a Nutshell
Wie kann ich Confluence und Jira miteinander arbeiten lassen?
Fazit

Jira und Confluence sind Webanwendungen, die beide von Atlassian entwickelt wurden. Während Jira zum Projektmanagement gedacht ist und sich hier insbesondere für agile Softwareentwicklung hervorragend eignet, ist Confluence eine Wiki-Software, welche die interne Zusammenarbeit im Unternehmen unterstützt. Beide Aufgaben sind wesentlich für den Erfolg eines Unternehmens und greifen zwangsläufig immer wieder ineinander – so wird innerhalb von Projekten natürlich aktiv miteinander gearbeitet, wobei neues Wissen entsteht und altes Wissen benötigt wird. Daher ist es besonders interessant, wie zur Unterstützung dieser unweigerlich miteinander verbundenen Handlungsfelder auch die beiden Anwendungen Jira und Confluence aktiv miteinander agieren können.

Was ist Jira? – In a Nutshell

Jira dient zur Vorgangs- und Projektverfolgung. Zielgruppe sind primär Softwareentwickler-Teams, die Projekte nach agilen Methoden wie beispielsweise Scrum durchführen. Dazu unterstützt Jira das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und den Fehlerbehebungsprozess. Jira ist durch seine Funktion zur Ablauforganisation, dem sogenannten Workflow-Management, aber auch für Prozessmanagement und -verbesserung anwendbar. Ebenso wird Jira mittlerweile von fast allen Abteilungen in einem Unternehmen genutzt. Die Grundeinheit bilden die Projekte, also größere Vorhaben, zu deren Erfüllung mehrere kleinere Aufgaben erledigt werden müssen, in Jira als Vorgänge bzw. gerne auch als Tickets bezeichnet. Diese durchlaufen Arbeitsabläufe (Workflows), durchleben also einen spezifischen Prozess, der aber letztendlich vereinfacht stets von „zu erledigen“ zu „erledigt“ verläuft. Am Vorgang können in sogenannten Feldern auch wichtige Aspekte wie Bearbeiter des Vorgangs oder Fälligkeitsdatum festgehalten werden. Jira ist außerdem sehr stark in der Visualisierung von Vorgängen: Sogenannte Boards und Dashboards erlauben intelligente, dynamische Überblicke, die nach den eigenen Bedürfnissen konfiguriert werden können und somit ein gutes Monitoring erlauben.

Was ist Confluence? – In a Nutshell

Confluence ist eine Wiki-Software, die als Unternehmenswiki hauptsächlich für die Kommunikation und den Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen verwendet wird. Mike Cannon-Brookes, Atlassians’s CEO und Mitbegründer, beschreibt das Ziel beim Entwickeln von Confluence als die Erstellung einer Applikation, die den Anforderungen eines Enterprise Wissensmanagement-Systems gerecht wird, ohne die zugrundeliegende mächtige Einfachheit eines Wikis zu verlieren.

Die Grundeinheit in Confluence sind die Bereiche, die untergeordneten zentralen Elemente dann die Seiten – also Themengebiete, zu denen nähere Informationen (hierarchisch) auf (Unter-)Seiten abgelegt sind. Bereiche ähneln Webseiten: Sie haben eine Homepage, auf der nach Belieben eine erste Übersicht über das Themenangebot gegeben werden kann. Zudem besitzen Bereiche einen Seitenhierachie in der linken Navigationsleite, in dem die Seiten – in welchen letztlich die eigentlichen Inhalte abgelegt werden – hierarchisch dargestellt sind. Auf den Seiten selbst erlaubt der Editor schnelles Einfügen verschiedener Inhalt wie beispielsweise Text, Tabellen oder Bilder. Auch Layout-Gestaltungsmöglichkeiten und die gängigen Formatierungsoptionen sind im Editor vorhanden.

Wie kann ich Confluence und Jira miteinander arbeiten lassen?

Die spannende Frage besteht jetzt darin, welche Möglichkeiten Jira und Confluence darin bieten, intelligent miteinander zu agieren. Hier möchten wir Ihnen fünf interessante Funktionalitäten vorstellen – die ersten drei sind im Standard enthalten, für die letzteren beiden müssen Add-ons erworben werden:

Von Jira aus auf Confluence-Seiten verweisen

Bei einem Vorgang kann über die Schaltfläche „Weitere Aktionen > Verknüpfung > Confluence-Seite“ eine Seite in Confluence angegeben werden. Der Titel der Seite wird daraufhin als Hyperlink in den Ticket-Eigenschaften unter „Verknüpfungen > Wiki Page“ sichtbar. So können Sie mit nur einem Mausklick von einem Jira-Vorgang zu einer Confluence-Seite gelangen. Ein denkbares Szenario, für das dies praktisch wäre, ist beispielsweise das Verfassen von Blogartikeln: Im Vorgang „Artikel über Jira und Confluence verfassen“ wird der Link zu einer Confluence-Seite angegeben, auf der dieser Artikel dann entworfen werden kann. Lästiges Suchen danach, wo der Artikel liegt, entfällt damit!

Tipp

Auf der entsprechenden Confluence-Seite erscheint daraufhin oben neben dem Seitenpfad eine Schaltfläche mit der Anzahl Jira-Links, in denen die Seite erwähnt wird – somit ist auch der Sprung von Confluence zum Jira-Ticket mit einem Klick machbar.

In Confluence einen Jira-Filter einbauen

Über das Makro „Jira-Vorgang/-Filter einfügen“ kann außerdem ein mit JQL formulierter Filter in eine Confluence-Seite integriert werden und dort einen individuell angepassten Überblick über bestimmte Jira-Vorgänge geben. Um bei dem vorangegangenen Beispiel zu bleiben: Sie können sich hiermit eine Übersicht über die veröffentlichten Blogartikel und die in Korrektur befindlichen Blogartikel verschaffen. Selbstverständlichen mit allen Kniffen – Sortierung, bestimmte Werte verschiedener Eigenschaften etc. -, die JQL dabei bietet und in freier Gestaltbarkeit, welche Werte angezeigt werden.

Automatisierte Seiten-Erstellung in Confluence von einem Jira-Vorgang aus

Diese Funktionalität ist nur mithilfe kostenpflichtiger Add-ons wie beispielsweise dem ScriptRunner möglich, kann aber durchaus interessant sein. Nehmen wir wieder unser Beispiel zur Hand, das so noch weiter automatisiert wird: So könnte beispielsweise das Ticket „Artikel über Jira und Confluence verfassen“ selbstständig gleich eine Seite in Confluence anlegen, auf der der Blogartikel dann entworfen werden kann. Dabei können sowohl die Metadaten des Vorgangs von Jira aus in Confluence übertragen werden als auch von Confluence aus in den Jira-Vorgang. In dem Beispiel könnte der Titel des Vorgangs gleich dem Titel des Blogartikels sein und automatisch als Titel der Seite in Confluence gesetzt werden.

Automatisierte Vorgangs-Erstellung von Confluence aus

Diese Funktionalität ist ebenso nur mithilfe kostenpflichtiger Add-ons wie beispielsweise ConfiForms möglich. Mit diesem kann man Formulare auf Seiten anlegen, in welche man direkt (ohne in die Seiten-Bearbeitung zu gehen) Text eintragen kann. Diese Texte werden bei Klick auf den Senden-Button über die REST-Schnittstelle als JSON-Strings an Jira übermittelt und Jira legt mit diesen Daten den Vorgang samt den entsprechend befüllten Feldern an. So könnte im Beispiel in das Formular ein „Autor“ eingetragen werden, der daraufhin im Ticket zum Verfassen des Blogartikels als Assignee gesetzt wird.

Fazit

Wenn ein Unternehmen beide Softwares nutzt, bieten sich tolle Möglichkeiten, Jira und Confluence miteinander arbeiten zu lassen und damit effizienter zu werden. Lassen Sie sich gerne von uns für Ihre ganz spezifischen Anforderungen darin beraten, wie man Jira mit Confluence verknüpfen und erfolgreich nutzen kann!

Falls Sie diesbezüglich oder allgemein rund um Atlassian, Jira oder Plugins Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns! Nutzen Sie unser Kontaktformular oder Sie rufen uns einfach an 0800 8 776 776.