Erstellung effizienter Dokumenten Verwaltungsprozesse in Jira

Inhalt:

• Schnelle Verteilung von Dokumenten über Kategorien

• Aufbewahrung von Projektdokumenten in zentralisierter Speicherung

• Dokumentrevisionen in Tickets organisiert speichern

• Massenänderungen an Dokumenten mit einem Klick durchführen

• Routineoperationen automatisieren

Eines der größten Probleme, auf das Jira-Nutzer stoßen, ist das schnelle Auffinden von Dokumenten in Jira Tickets. Alles wird noch schlimmer, wenn es Dutzende von Dateien in einem einzigen Ticket gibt. Man kann ziemlich viel Zeit mit der Suche nach einem einzigen Dokument verschwenden, aber was ist, wenn man aktiv mit Anhängen arbeitet? Das kann Sie verrückt machen.

Die Kategorien in den Jira Tickets ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu verteilen und bei Bedarf sofort zu finden. Außerdem wird durch die flexible Konfiguration es Ihnen ermöglicht, die Sichtbarkeit der Kategorien je nach Vorgangstyp zu variieren. Sie können auch eingeschränkte Kategorien für vertrauliche Dokumente haben, die nur für bestimmte Benutzer verfügbar sind.

Des weiteren sind die Kategorien sauber in alle Jira-Oberflächen integriert, so dass Sie auf jedem Formular und in jedem Abschnitt jederzeit Dateien in der erforderlichen Kategorie anhängen können. Die automatische Verteilung von Dateien auf der Grundlage des Namensmusters oder des regulären Ausdrucks beschleunigt den Datei-Upload und spart Ihnen Zeit.

Die Verteilung der häufig verwendeten Dokumente auf mehrere Ausgaben führt zu unproduktiven Dokumentenverwaltungsprozessen und verursacht Probleme mit ihrer Versionierung. Man verliert den Überblick über die neueste Version, verwendet veraltete Dokumentationen und macht Fehler.

Die zentralisierte Projektspeicherung mindert diese Risiken und ermöglicht es Ihnen, die häufig verwendeten und aktualisierten Dokumente an einem Ort aufzubewahren, in welchem jeder die neuesten Versionen auf einmal erhalten kann. Sie können sogar Ordner mit Dokumenten in die Projektablage hochladen, so dass die gesamte Ordnerstruktur automatisch in der Projektablage neu erstellt wird.

Wenn Sie an einem Dokument oder Asset in einem Ticket arbeiten, erstellen Sie immer wieder neue Revisionen. Nach einer Reihe von Aktualisierungen wird es zu einem echten Problem, die neueste Revision zu finden, da es in der Regel nicht ausreicht, die älteren auszublenden. Was aber, wenn Sie die dritte oder fünfte Revision finden müssen?

Mit der Smart Attachments-App können Sie Baumstrukturen von Dokumenten mit Revisionen erstellen und die benötigte Revision sofort finden. Dokumentrevisionen werden automatisch durch den Dateinamen abgebildet, oder Sie können diese während des Uploads manuell hinzufügen.

Wenn Sie jemals versucht haben, mehrere Dokumente aus einer Jira-Ausgabe zu löschen, können Sie sich bestimmt an all die nervigen Momente erinnern, die Sie dabei erlebt haben. Klicken Sie auf das Symbol, bestätigen Sie, machen Sie dies für die nächste Datei und wiederholen Sie diese Schritte dann immer und immer wieder… Mit der Anwendung „Smart Attachments“ ist dies kein Problem mehr. Wählen Sie mehrere Dateien oder ganze Kategorien aus, wählen Sie die Massenänderungen aus und lehnen sich entspannt zurück.

Sie können mehrere Dateien löschen, herunterladen, in eine andere Kategorien verschieben, per E-Mail versenden oder die nicht mehr benötigten Dateien archivieren.