Content Management im Marketing: Redaktionsplanung mit Jira Software

Inhalt:

• Die Vorteile eines Redaktionsplans

  • Warum Sie Ihren Redaktionsplan in Jira aufbauen sollten

• 5 Punkte, die in keinem Redaktionsplan fehlen sollten

• Wie Sie einen Redaktionsplan in Jira aufbauen

  • Organisation im Backlog

  • Klassifizierung von Beiträgen mit Epics und Stichwörtern

  • Die Kalenderansicht in Jira Big Picture

Warum Sie Ihren Redaktionsplan in Jira aufbauen sollten

Wenn Sie bereits Jira Software nutzen, haben Sie den Vorteil, dass Sie Ihre vorhandenen Tickets ganz einfach in einen Redaktionsplan einbinden können. So bilden Sie alles auf einer Plattform ab und benötigen kein zusätzliches Tool.  

Im Allgemeinen bietet Ihnen der Aufbau eines Redaktionsplans in Jira viele Vorteile. So können Sie neben der Planung Ihres Contents Ihre Aufgaben mithilfe von Scrum Boards visualisieren, verfolgen und verwalten. Dadurch können Sie in Ihrem Redaktionsplan schnell ersichtlich den Fortschritt eines Beitrages nachvollziehen. Mit Jira Software bilden Sie Ihren Workflow und die Planung von Content in einem Tool ab – von der Sammlung Ihrer Ideen bis zur Nachkontrolle und Auswertung Ihres Contents. 

Organisation im Backlog

Die Redaktionsplanung in Jira Software findet im Backlog statt. Der Aufbau Ihres Redaktionsplans beruht dabei auf der Einteilung Ihrer Vorgänge in verschiedene Tickettypen sowie der Zuweisung von Epics, Stichwörtern und Publish Dates. Grundvoraussetzung für eine gute Planung ist ein strukturiert und gepflegter Backlog. Denn in diesem sortieren Sie anschließend Ihre Beiträge nach absteigender Priorität. 

Eine gute Option diesen zu sortieren ist, Ihre Beiträge dem Publish Date aufsteigend zu ordnen. Dadurch haben Sie die Beiträge, welche als nächstes veröffentlicht werden, immer an erster Stelle.

Gerade wenn Sie Content in unterschiedlichen Formaten produzieren, ist jedoch eine weitere Unterteilung sinnvoll. Dabei ist die Anordnung in Ihrem Backlog entsprechend der Tickettypen und innerhalb dem Tickettypen nach dem Datum aufsteigend hilfreich. 

Die Arbeit mit Epics bietet Ihnen dabei die folgenden drei Vorteile:

1. Content-Mix

Sie können Ihre Beiträge thematisch planen und garantieren, dass ein thematisch ausgeglichener Content-Mix besteht.

2. Übersicht aller Beiträge zu einem Thema

Indem Sie ein Epic durch Anklicken öffnen, sehen Sie übersichtlich alle Beiträge, welche unter dem Epic laufen. Dadurch können Sie sehen, ob Sie ein Thema schon ausreichend bespielt haben oder was Sie beispielsweise im vergangenen Jahr unter einem Epic veröffentlicht haben. Im Feld „Vorgänge im Epic“ können Sie nun alle Vorgänge mit dem Tickettyp, Ticketstatus sowie die bearbeitenden Personen des Tickets einsehen. 

3. Visuelle Darstellung

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Epics Farben zuzuweisen. Klicken Sie hierfür im Backlog im linken Reiter auf „Epics“. 

Anschließend sehen Sie in der linken Spalte alle bisher erstellen Epics. Hier können Sie auch schnell ein neues Epic erstellen. Klicken Sie dafür in der oberen Leiste auf der rechten Seite auf das „+“. Um für ein einzelnes Epic eine Farbe zu vergeben, klicken Sie auf die drei Punkte hinter dem Epic-Namen und wählen eine Farbe aus. Auch hier können Sie einsehen, welche Vorgänge innerhalb eines Epics existieren und sehen im oberen Feld die Vorgänge des aktuellen Sprints und im unteren Feld die Vorgänge im Backlog.

Stichwörter

Durch die Vergabe von Stichwörtern können Sie Ihre Beiträge noch feiner gruppieren. Der Vorteil von einer gepflegten Stichwortvergabe ist außerdem, dass Sie im Nachgang alle Vorgänge filtern können, welche einem bestimmten Stichwort zugeordnet sind. So können Sie beispielsweise innerhalb des Epics „Unternehmenseinblicke“ Ihre Vorgänge mit den Stichwörtern „interne Events“ oder „Mitarbeitervorstellungen“ weiter unterteilen. Wie Sie Stichwörter vergeben und diese optimal nutzen, erklären wir Ihnen im Beitrag Jira Labels – Gruppierung von Vorgängen mit Stichwörtern.

Die Kalenderansicht in Jira Big Picture

Durch die Vergabe von Stichwörtern können Sie Ihre Beiträge noch feiner gruppieren. Der Vorteil von einer gepflegten Stichwortvergabe ist außerdem, dass Sie im Nachgang alle Vorgänge filtern können, welche einem bestimmten Stichwort zugeordnet sind. So können Sie beispielsweise innerhalb des Epics „Unternehmenseinblicke“ Ihre Vorgänge mit den Stichwörtern „interne Events“ oder „Mitarbeitervorstellungen“ weiter unterteilen. Wie Sie Stichwörter vergeben und diese optimal nutzen, erklären wir Ihnen im Beitrag Jira Labels – Gruppierung von Vorgängen mit Stichwörtern.

Um diese Funktion zu nutzen, benötigen Sie zuerst ein Projekt in Big Picture. Damit die Tickets am Veröffentlichungsdatum Ihres Beitrages in der Kalenderansicht erscheinen, müssen die folgenden zwei Bedingungen erfüllt sein.

1. In den Konfigurationen Ihres Big Picture Projektes muss die Ticketansicht dem Publish Date zugeordnet sein.
2. Alle Tickets, welche in der Kalenderansicht angezeigt werden sollen, müssen mit einem Publish Date versehen sein.

Zur übersichtlichen Einplanung der einzelnen Beiträge empfehlen wir Ihnen, sogenannte Schnellfilter anzulegen. Mit diesen können Sie Ihre Ansicht nach bestimmten Beitragsarten filtern. Dadurch können Sie für einzelne Beitragsarten eine eigenständige Planung vornehmen. Wie Sie diese anlegen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag Jira Schnellfilter fürs Board erstellen. 

Einstellungen in der Kalenderansicht

Damit Sie eine richtige und übersichtliche Darstellung Ihrer Beiträge erhalten, gehen Sie wie folgt vor.

1. Wählen Sie innerhalb Ihres Projektes in der rechten oberen Ecke das Feld "Calendar" aus.

2. Klicken Sie das "Auge-Symbol" auf der linken Seite an.

3. Setzen Sie im unteren Reiter den Haken im Feld "End Date mode".

Hier haben Sie außerdem noch die Möglichkeit, Ihr Layout, die Task Color und den ersten Tag der Woche anzupassen.

Die Einstellung der Task Color „Status“ zeigt Ihnen den aktuellen Fortschritt der einzelnen Vorgänge an. Beiträge, welche noch offen sind, werden grau angezeigt, Beiträge in Bearbeitung blau und fertig erstellte Beiträge in der Farbe Grün. Der Status wird automatisch aktualisiert, wenn Sie Ihren Vorgang in den nächsten Workflow Schritt schieben. 

Wenn Sie die Task Color auf Manual setzen, können Sie einzelnen Tickets individuelle Farben zuweisen. Klicken Sie hierzu einfach mit der rechten Maustaste auf ein jeweiliges Ticket und wählen Sie eine Farbe aus. Damit können Sie Ihre Beiträge auch thematisch sortieren, indem Sie Farben für bestimmte Themen festlegen. So könnte die Farbe Blau für Neuigkeiten aus Ihrer Produktwelt und die Farbe Lila für Beiträge rund um das Thema Employer Branding stehen. Optimalerweise verwenden Sie die gleichen Farben, welche Sie bereits Ihren Epics zugeordnet haben.