Abwesenheitsnotizen und Vertretungen in Jira

Inhalt:

• Hinzufügen einer neuen Abwesenheits-Regel

• Testen der Abwesenheits-Regel

• Übersichtsseiten

Eine Abwesenheitsnotiz und eine Vertreterregelung gibt es im Standard von Jira selbst in dieser Form nicht. Daher muss man auf ein entsprechendes Plugin zurückgreifen. Hier gibt es verschiedene Anbieter für DataCenter und die Cloud. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen exemplarisch das Plugin „Out of Office Assistent“ für die Cloud, das die angesprochenen Funktionen bietet. Öffnen Sie zunächst Ihr Jira und klicken Sie rechts oben auf Ihr Profil. 

Dort finden Sie das installierte Plugin „Out of Office Assistent“. Klicken Sie darauf. 

Wie auf dem Bild unten zu sehen, haben Sie oben zwei Auswahlmöglichkeiten. Sie können sowohl eine Regel für sich selbst als auch Abwesenheitsregeln für andere User – vorausgesetzt Sie sind Jira Admin – erstellen.

Um eine neue Regel für die eigene Abwesenheit hinzuzufügen, klicken Sie auf den linken Button „Add rule for myself“. 

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Als Erstes geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit ein. 

Dann können Sie festlegen, ob die Abwesenheitsnotiz für alle Projekte in Jira oder nur für ein einzelnes Projekt gelten soll. Entweder per Auswahl oder über einen JQL Filter. 

Im nächsten Feld tragen Sie Ihre Vertretungen bzw. Personen ein. Falls Sie hier nur einen User auswählen, werden alle Ihnen neu zugewiesenen Vorgänge diesem User zugewiesen. Trägt man stattdessen mehrere User ein, dann werden die Vorgänge im Round Robin Prinzip immer einem anderen User zugewiesen. 

Dieses Plugin bietet auch die Möglichkeit, eine Vertretung für Approvals zu hinterlegen. Sollte man in einem Vorgang als "Approver" hinterlegt werden, dann wird die Vertretung dafür eingesetzt.

Anschließend legen Sie noch einen Text für die Abwesenheitsnotiz fest. Diese wird immer als Kommentar dem Ticket hinzugefügt, das Ihnen neu zugewiesen wurde.

Wenn man bei "Share this message with service desk customers" ein Häkchen setzt, wird der Kommentar in einem Service Management Projekt auch mit dem*der Kund*in geteilt.

Standardmäßig werden die Kommentare nur intern geteilt, daher muss man hier explizit einen Haken setzen. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie einfach auf "Save" und die Regel wird in der Übersicht angezeigt. 

Wenn Sie sich ein Ticket selbst zuweisen, dann wird nach kurzer Zeit automatisch die Vertretung als Bearbeiter*in eingetragen und die Abwesenheitsnotiz als Kommentar hinzugefügt.

Vorher - Ticket mir selbst zuweisen

Nachher - Zugewiesene Person automatisch angepasst

Wenn man nochmal auf die Übersichtsseite für die Regeln geht, können Sie sehen, wie viele Tickets durch diese Regel neu zugeordnet wurden. In der Spalte "Reassigns" klicken Sie auf den Link.

Es öffnet sich ein Pop-up, in welchem Sie die Anzahl von Tickets sehen können und um welche Vorgänge es sich handelt. Das ist praktisch, wenn man wieder zurück ist und sich die Tickets ggf. wieder selbst zurückzuweisen möchte.

Gehen Sie wieder in Ihr Jira Projekt. Links in der Projektnavigation gibt es dann noch eine hilfreiche, projektspezifische Übersicht. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf "Out-Of-Office User View". 

In dieser Übersicht sehen Sie, welche User aus dem Projekt aktuell eine Regel hinterlegt haben und welche User die Vertretung sind. Das schafft zusätzlich für alle Projektbeteiligten Transparenz.