5 Tipps für die Einführung von Jira

Bei unseren Projekten stoßen wir immer wieder auf ähnliche Stolpersteine bei der Nutzung und Einführung von Jira. Daher dachten wir uns, wir fassen die 5 Klassiker für Sie zusammen und geben Ihnen einige Tipps und Tricks an die Hand, um eben diese zu vermeiden. 
Dadurch können Sie Jira nicht nur effizienter nutzen, sondern erleichtern auch die Einführung von Jira und erhöhen die Akzeptanz in der Anfangsphase.

Inhalt:

• #1 Zu viele Benachrichtigungen

• #2 Zu komplexe Workflows

• #3 Zu viele Felder anlegen

• #4 Fehlendes On-Boarding für Anwender*innen

• #5 Direkt alle Features auf ein Mal

Ein beliebter Fehler – gerade bei der Einführung von Jira – ist das Einstellen von zu vielen Benachrichtigungen. Egal, ob ein Ticket erstellt, bearbeitet oder kommentiert wird, bei jeder Aktion geht eine E-Mail an die Anwender*innen heraus. Und auch wenn es löblich ist, den Mitarbeitenden stets auf dem Laufenden halten zu wollen, so gibt es natürlich auch eine Grenze. Spammt man seine Mitarbeitenden regelrecht mit Jira Updates und Notifications zu, so sinkt die Akzeptanz für die Anwendung. Im schlimmsten Fall richten sich die Anwender*innen einen Outlook-Filter für die eingehenden Nachrichten ein und ignoriert diese dadurch komplett. Das sollte natürlich vermieden werden.

Tipp

Die Devise lautet: Weniger ist mehr. Fluten Sie also nicht die Postfächer Ihrer Anwender*innen, aber sorgen Sie trotzdem dafür, dass alle über die wichtigsten Änderungen informiert werden.

Besonders während der Einführungsphase ist der Einsatz von zu komplexen Workflows ein oft gemachter Fehler. Mit Jira lässt sich so einiges abbilden und ja, zu Beginn ist es oftmals verführerisch, hier in die Vollen zu gehen. Jedoch sollte man es auch hier nicht übertreiben. Funktion und Nutzen sollten stets im Vordergrund stehen.

Tipp

Wir empfehlen daher zu Anfang auf simple Workflows zu setzten, die übersichtlich und für alle Anwender*innen einfach zu nutzen sind.

Ein Klassiker, auf den vor allem Administratoren achten sollten, ist die inflationäre Nutzung von Feldern. Oft kommt es vor, dass verschiedene Felder für denselben Zweck angelegt werden. Der einzige Unterschied ist hierbei oftmals nur die Benennung. Manch einer würde das Feld gerne Abteilung nennen, ein anderer Abteilungen. Und so entsteht eine Vielzahl an Feldern, die genauso gut mit einem hätten abgebildet werden können.

Tipp

Kompromisse schließen und so wenig Felder wie möglich nutzen.

Auch die beste Jira-Umgebung bringt einem nichts, wenn sich die Anwender*innen in dieser nicht zurechtfindet. Daher sollte man von Anfang an seinen Mitarbeitenden, die mit Jira arbeiten werden, genügen Schulungsmaterialien an die Hand geben. Je besser die Anwender*innen sich in Jira und mit Jira auskennt, desto bessere Ergebnisse können erzielt werden.

Tipp

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig und ausreichend. Der Einstieg sollte so einfach wie möglich gestaltet werden.

Hierbei handelt es sich ebenfalls um einen beliebten Anfängerfehler. Jira hat eine Menge an sehr nützlichen Funktionen. Das heißt aber nicht, dass man alle Funktionen direkt von Anfang an braucht. Jeder kennt das Problem: Früher wurde viel manuell gepflegt, Kommunikation fand mittels E-Mail statt und Daten wurden in zahlreichen Excel-Tabellen gesammelt und verwaltet. Jira bietet die Möglichkeit, diese Prozesse digital und automatisiert abzubilden und natürlich möchte man dann auch das komplette Potenzial von Jira nutzen. So weit, so gut, aber auch hier ist es sinnvoll, erst einmal klein zu beginnen.

Tipp

Am besten funktioniert die Einführung nach dem Grundsatz von ITIL „start where you are“. Beginnen Sie dort, wo Sie gerade stehen und bauen Sie Ihren Stand langsam mit der Zeit aus.