5 bewährte Methoden, Tools und Best Practices für Teamkommunikation

Inhalt:

• 1. Erwägen Sie tägliche Stand-up Meetings

• 2. Nutzen Sie ein Kanban Board

• 3. Lassen Sie Ihre Türe offen

• 4. Schaffen Sie eine Wissensbasis

• 5. Streben Sie die Verbesserung Ihres Prozesses an

• Kommunikation ist der Schlüssel zur Arbeit jedes Teams

Über die letzten Jahre hat die agile Methodik viele Befürworter gewonnen und heute gilt „agil“ als eines der unsterblichen Schlagwörter in der Welt des Projektmanagements. Während einige Aspekte der agilen Methode sehr vorteilhaft für Organisationen sein können, sehen viele Leute die Defizite und Grenzen der Agilität.

Dennoch lohnt es sich zu überprüfen, ob eine oder mehrere der typischen agilen Methoden unseren Teams dabei helfen, besser zu kommunizieren. Eine der häufigsten agilen Methoden ist Scrum, eine Methodik bei der Teams in kurzen Zyklen arbeiten, die als Sprints bezeichnet werden, denen ein Sprint-Planungsmeeting vorangeht und mit einer Sprint-Retrospektive enden.

Als Teil eines laufenden Sprints treffen sich die Teams jeden Tag für ein kurzes Stand-up Meeting, in dem sie sich gegenseitig auf den neuesten Stand bzgl. ihrer erledigten Arbeit vom Vortag bringen, und planen, was sie am heutigen Tag erledigen möchten.

Das Ergebnis ist, dass jeder immer auf dem selben Strand ist und klar ist, wohin das Projekt geht und was die nächsten Schritte sind. Wir glauben, dass tägliche Stand-up Meetings eine exzellente Strategie für Teams sind, die Probleme haben, eine gewisse Art der Transparenz zu schaffen.

Es kann besonders ertragreich für entfernte Teams oder teilweise virtuelle Teams sein. Projektmanager können die täglichen Stand-ups nutzen, um die Unternehmensmission zu stärken und ein Gemeinschaftsgefühl zu bilden, was bei entfernten Mitarbeitern extrem schwer ist.

2. Nutzen Sie ein Kanban Board

Eine weitere produktive agile Strategie ist Kanban. Organisationen, die daran interessiert sind ihre internen Prozesse zu verbessern, sollten definitiv in Erwägung ziehen mindestens für eines ihrer Teams ein Kanban Board einzurichten , um ihre Leistungsfähigkeit zu testen.

Ein Kanban Board ist ein Board, das alle Aufgaben eines Projekts visualisiert. Die Aufgaben sind in verschiedene Spalten eingeteilt, die bspw. markiert sind als „Backlog“, „To Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Natürlich ist es möglich, das Kanban Board zu personalisieren und mehr oder weniger Spalten einzubeziehen, abhängig von den Anforderungen des Projekts und des Team Workflows.

Ein Blick auf das Kanban Board reicht um zu verstehen, wohin sich das Projekt entwickelt und wie weit es noch von der Zielerreichung entfernt ist. Ein Kanban Board kann ein einfaches Whiteboard sein, das an der Wand im Büro hängt. Aber die besten Ergebnisse erzielen digitale Kanban Boards.

Atlassians Aushängeschild, Jira Software, beinhaltet die Option, Kanban Boards für Teams zu erstellen. Auf diese Art wird die Teamarbeit vollkommen transparent und alle Teammitglieder wissen, an was die anderen arbeiten und wie jede ihrer individuellen Aufgaben zu einem größeren Bild beitragen. Dadurch ist es kein Problem mehr, sich gegenseitig über den Aufgabenstatus zu informieren.

Diese Technik kommt insbesondere Teams gelegen, bei denen Teammitglieder nicht im selben Büro arbeiten und die Fragen nach dem derzeitigen Aufgabenstatus schnell zur Belastung werden.

3. Lassen Sie Ihre Türe offen

Die Politik der offenen Tür ist natürlich nichts Neues. Aber wir glauben, dass sie 2019 eine neue Bedeutung erhält – insbesondere im Licht der entfernten Arbeitskraft, welche zu einem signifikanten globalen Trend wird.

Wie können wir also unsere Türen als Teamleiter offen lassen, wenn manche oder alle Leute, mit denen wir arbeiten, nicht mit uns im Büro sind? Die Politik der offenen Tür bekommt eine neue Bedeutung im Kontext des Home Offices.

Nach unserer Erfahrung ist einer der effektivsten Wege die Tür „digital zu öffnen“ die Einrichtung eines Chat Room Channels in Messaging Apps wie Slack. Statt nur Channels zu erstellen, die sich spezifischen Projekten oder Abteilungen widmen, ist es eine gute Idee, einen Channel zu erstellen, in dem Teammitglieder Fragen stellen können.

Ermutigen Sie Teammitglieder, sich mit neuen Ideen zu melden, mit Ihnen Projekte zu beraten, oder auf Sie zu zugehen, wenn sie irgendwelche Zweifel haben. Einen zugewiesenen Channel dafür zu haben hilft Teams zu verstehen, dass Ihre Türen immer offen sind und dass Sie ihre Meinungen schätzen. Auf diese Art hilft die Politik der offenen Tür Teammitglieder zu ermutigen, den Mehraufwand in ihrem Job zu leisten.

4. Schaffen Sie eine Wissensbasis

Eine weitere exzellente Strategie um Teamkommunikation zu fördern ist das Schaffen einer Wiki-Plattform für Ihre Unternehmen, auf der Sie essenzielle Informationen über das Projekt teilen. Auf diese Art haben alle Teammitglieder Zugang zu allen relevanten Informationen. Sie verlieren keine Zeit, um nach Anhängen in Email-Konversationen zu suchen. Alles was sie brauchen wird an einem Ort verfügbar sein.

Sie können eine Wissensbasis schaffen, indem Sie ein Tool wie Atlassians Confluence nutzen. Der Aufbau einer Wissensbasis ist an sich eine Teambuilding-Erfahrung, da Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten arbeiten können und ihr Wiki weiterentwickeln können um ihre Erfahrungen am Projekt reflektieren zu können. Der Editor in Confluence lässt gleichzeitiges Bearbeiten und Zusammenarbeit zu.

Confluence beinhaltet ebenfalls einige erweiterte Features, die Teams helfen, Wiki-Seiten zusammen zu erstellen, sie untereinander zu verlinken und so eine Datenbank der Ressourcen zu schaffen, die jedem, der am Projekt arbeitet hilft, dessen Ziel, Umfang und die kritischen Aspekte zu verstehen. Auf diese Art öffnet Confluence die Tür zu einem anderen Level der Zusammenarbeit.

5. Streben Sie die Verbesserung Ihres Prozesses an

Eine letzte, essenzielle bewährte Methode, um die Kommunikation zu fördern, ist das Bewusstsein für den Team Workflow und die Prozesse – kombiniert mit einem Engagement für ihre Optimierung. Teamleiter, die daran scheitern, einen Schritt zurück zu gehen und den Kommunikationsprozess ihres Teams ab und zu zu überarbeiten, können die hervorragenden Wachstumsmöglichkeiten verlieren.

Stellen Sie sicher, ab und zu einen Check mit Ihren Teammitgliedern einzuplanen und zu fragen, was an Ihrer Kommunikation verbessert werden könnte. Gibt es Tools, die sie nicht mehr nutzen? Möchten Sie neue Lösungen der Kommunikation einbringen?

Sie müssen diese Dinge wissen und Ihr Team in einer Art wachsen lassen, welche einzelne Teammitglieder in wackelnden Teamprozessen ermutigt, inklusive der Kommunikation.