4 Wege um die Kommunikation mit Jira zu verbessern

Inhalt:

• 1. Verständliche und klar formulierte Aufgaben

• 2. Zeit abschätzen

• 3. Priorisierung

• 4. Hinzufügen von Aufgabenstatus

• Kommunikation zwischen zwei Jira-Instanzen ist kein Problem

1. Verständliche und klar formulierte Aufgaben

Eines der wichtigsten Elemente, welches die Teamarbeit vereinfacht, ist das klare und transparente Aufschreiben der Aufgaben. Dies ist ein sehr wichtiger Faktor in der Kommunikation. Wenn Aufgaben nur diskutiert und nirgends niedergeschrieben werden, ist es leicht, diese zu vergessen. Manager vergessen oft den Nutzen der SMART-Methode, wenn sie Aufgaben aufschreiben. Auf diese Art können sogar Leute, die das Meeting verpasst haben, erfahren, wie sie eine Aufgabe abarbeiten sollen und welche Ergebnisse erwartet werden. Durch das Verwenden dieser Methode fokussieren sich die Leute auf das Ziel und sie erlaubt ihnen, den Job so gut wie möglich zu machen, anstatt Zeit darauf zu verschwenden, Fragen zu stellen. In Jira muss man lediglich den „Create“ Button anklicken und den Namen der Aufgabe hinzufügen, sowie die Beschreibung und Unteraufgaben, falls nötig.

2. Zeit abschätzen

Ein weiteres Element, das dabei hilft, eine bessere Kommunikation aufzubauen, ist die korrekte Abschätzung der Zeit, die für die Erledigung spezifischer Aufgaben benötigt wird. Es ist wichtig, diese genau festzulegen. Wenn ein Team ähnliche Aufgaben regelmäßig erledigt, dann nutzen Sie Ihre Erfahrung, um zu sagen, wie viel Zeit für eine offene Aufgabe benötigt wird. Wenn man sich mit einer neuen Aufgabe auseinander setzen muss, lohnt es sich, sich mit Leuten zu beraten, die diese Aufgabe bereits erledigt haben. In beiden Fällen sollten Sie sich mit Ihrem Team besprechen – Es wird Ihnen helfen die Aufgaben genauer einzuschätzen. Alle Stimmen in dieser Angelegenheit sollten berücksichtigt werden, denn die Einschätzung steigert die Effizienz und Vorhersehbarkeit der Teamarbeit.

3. Priorisierung

Der nächste Schritt zu einer effektiven Kommunikation ist Priorisierung. Wenn ein Team viele Aufgaben zu erledigen hat, ist es wichtig, dass es diese in der richtigen Reihenfolge bearbeitet. Das beugt unnötiges Chaos vor, indem die Mitarbeiter sich zuerst mit den Aufgaben beschäftigen, die die höchste Priorität haben – was oft den höchsten Mehrwert verspricht.

4. Hinzufügen von Aufgabenstatus

Das letzte wichtige Element für Team-Kommunikation ist das Hinzufügen der richtigen Aufgabenstatus. Hier kann das Kanban Board sehr hilfreich sein, welches in Jira verfügbar ist. Das Aufteilen der Aufgaben in Spalten, die als „To Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ markiert sind, beeinflusst die Transparenz im Team. Sie können schnell die Aufgabe finden, die noch zu erledigen ist. Es ist auch wichtig, um Ordnung auf dem Board zu bewahren. Wenn die Aufgaben nicht ganz umgesetzt sind, wird das Verschieben dieser Aufgaben in die „Erledigt“-Spalte einen Einfluss auf die gesamten Projektstatistiken und die Transparenz im Team haben. Status können Managern dabei helfen, den Fortschritt des Projekts zu kontrollieren. In Jira kann Drag and Drop verwendet werden, um den Status einer Aufgabe leicht zu verändern.