Jira als PSA-Tool & Projektmanagement-Plattform: Erfahrungen bei REMIRA

Durchaus – gerade, wenn komplexe Anforderungen an eine PSA-Lösung gestellt werden, ist Jira sehr gut geeignet.
Während Jira meist für seine Stärke als Projektmanagement Software bekannt ist, ist es für viele Organisationen durch seine Anpassungsfähigkeit für andere Lösungen die Software der Wahl. Gerade in komplexen Projektorganisationen kann durch Konfigurationen und Erweiterungen Jira als leistungsfähige Enterprise PSA Lösung aufgesetzt werden. 

Jira ist kein klassisches PSA Tool out of the Box, dafür aber eine anpassbare Plattform, die sich besonders eignet, wenn:

• Projekte der zentrale Umsatztreiber und damit Multi-Projekt- und Projektportfoliomanagement wichtig sind
• Ressourcen- und Workload-Management transparent gesteuert werden sollen
• Zeitenerfassung direkt im Projekt erfolgen muss
• eine ERP-gekoppelte Projektsteuerung gewünscht ist
• Individualisierung für Service-Projekt-Workflows statt Standardprozesse gefragt sind

Klassische PSA-Tools sind meist fertige Komplettlösungen, wobei Atlassian mit Jira einen Plattformansatz verfolgt. Der Unterschied liegt also in der Systemlogik. 

Klassische PSA Tools sind größtenteils standardisierte Komplettlösungen mit vordefinierten Prozessen, wie für Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling oder Abrechnung. Sie bieten schnelle Implementierung, aber begrenzte Anpassbarkeit.

Jira ist eine Plattform mit der:

• Prozesse frei konfigurierbar sind
• Workflows sich individuell gestalten lassen
• Eine Integration Jira-ERP flexibel möglich ist
• Agile und klassische Arbeitsmethoden kombiniert werden können

Während klassische PSA Tools meistens auf Abrechnung fokussiert sind, verbindet Jira als PSA Tool operatives Projektmanagement mit wirtschaftlicher Steuerung. Jira bietet als PSA-Tool mehr Anpassungsfähigkeit, mehr Integrationsoptionen – aber auch höhere Anforderungen an Konzeption und Governance. Dies wurde in dem PSA-Projekt bei Remira auf Basis von Jira vorab intensiv bedacht und die Consultants von Communardo haben im Projektverlauf dahingehend mit beraten. 

Die Integration von Jira und einem ERP erfolgt typischerweise über APIs oder Middleware-Lösungen. Meistens werden solche Daten synchronisiert:

• Projektstrukturen
• Zeit- und Leistungserfassung
• Kostenstellen
• Statusinformationen
• Abrechnungsrelevante Daten

Bei der ERP-Integration bei REMIRA bleibt das ERP (Oracle NetSuite) führendes kaufmännisches System, während Jira als operative Projekt- und PSA-Plattform fungiert. Dieser Offset bietet wichtige Faktoren für den Erfolg. 

Eine gut geplante Jira ERP Integration für Dienstleistungsunternehmen wie REMIRA reduziert manuelle Übergaben und erhöht die Transparenz im Projektcontrolling.

Über APIs oder Middleware werden Zeiten, Projektstrukturen und Kostenstellen automatisiert in ein ERP-System übertragen. Für manche Systeme für Enterprise Ressource Planning sind auch Erweiterungen erhältlich. Bei dem Kundenprojekt von REMIRA hat ein spezialisierter Parnter Oracle NetSuite mit Jira verküpft. 

Erfolgversprechend ist es, wenn die Einführung von Jira als PSA Tool nicht als reines IT-Projekt gesehen wird, sondern die strategischen Entscheidungen mitgedacht werden. Denn ein PSA-Tool beeinflusst Projektorganisation, Ressourcensteuerung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und Reporting-Strukturen. Ist die Projektsteuerung schon weit entwickelt, fallen Entscheidungen leicht. Ansonsten sollte das Projekt um die Weiterentwicklung der gesamten Projektsteuerung erweitert werden. 

Erfolgsfaktoren aus dem Projekt mit REMIRA waren:

• Klare Anforderungsliste der Fachabteilungen bei REMIRA auf Basis von Zieldefinitionen
• Proof of Concept von Communardo für offene Tool-Auswahl
• Klare Prozesse waren Ausgang der Konfigurationen 
• Frühzeitige ERP-Architekturdefinition (Rollenklärung)
• Schulungskonzept für interne Multiplikatoren

Ein zentraler Mehrwert von Jira als PSA Tool liegt im Zusammenspiel von operativer Transparenz und wirtschaftlicher Steuerung. In Kombination mit einer ERP-Anbindung entsteht eine ERP-gekoppelte Projektsteuerung, bei der Projektleiter und Controlling mit konsistenten Daten arbeiten.

Mit entsprechender Konfiguration ermöglicht Jira:

• Projektcontrolling auf Ticket-Ebene
• Transparente Auslastungs- und Workload-Analysen
• Budget- und Forecast-Tracking
• Frühzeitige Erkennung von Abweichungen
• Automatisierte Zeitenerfassung im Projektkontext

Führungskräfte und C-Level haben damit höhere Margentransparenz, fundierte Forecasts und belastbare Entscheidungsgrundlagen. 

Die Dauer einer Jira PSA Implementierung kann nicht standardmäßig bemessen werden, denn sie hängt stark von folgenden Faktoren ab:

• Integrationsumfang
• organisatorische Reife
• Anzahl der Stakeholder
• Komplexität der ERP-Integration

Als Orientierungsgröße können wir diese Zeitrahmen angeben:

• Kleinere Setups ohne komplexe ERP-Integration: 3–4 Monate
• Mittelgroße Organisationen mit ERP-Kopplung: 6–9 Monate
• Enterprise-Umgebungen mit Multi-Projekt- und Portfolio-Fokus: 9–12 Monate

Bei REMIRA hat das PSA-Projekt vom technischen Projektstart bis zum Go live 6 Monate gedauert. Vorab wurden alle Anforderungen geklärt und die Tools kritisch geprüft. Wie es auch REMIRA handhabt, empfehlen wir, iterativ die PSA-Plattform weiterzuentwickeln. Nach den wichtigen Basis-Funktionalitäten führt REMIRA nach dem Go live und einer Eingewöhnungsphase für die Mitarbeitenden Automationen ein und wird danach Portfoliomanagement implementieren.