Warum scheitern Projekte in Unternehmen?

Trotz moderner Projektmanagement-Tools und engagierter Teams bleibt eine unbequeme Wahrheit bestehen: Projekte scheitern – und das häufiger, als man denkt. Der Pulse of the Profession 2025 Report des Project Management Institute (PMI) zeigt ein alarmierendes Bild: Nur 72 % aller Projekte weltweit erreichen tatsächlich ihre gesetzten Ziele. Fast jedes dritte Projekt sprengt das Budget, und über 40 % schaffen es nicht pünktlich ins Ziel.

Diese Zahlen spiegeln die Realität vieler Teams wider – sei es in der Software-Entwicklung, im Produktmanagement, in IT-Abteilungen oder im Marketing. Gerade wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, sind klare Strukturen, Zieldefinitionen und Ressourcenmanagement entscheidend. Trotzdem scheitern viele Projekte an den immer gleichen Stolpersteinen im Projektmanagement.

Zu den häufigsten Gründen zählen laut PMI:

• Unklare Anforderungen

• Kommunikationsprobleme

• Fehlende Unterstützung durch Führungskräfte

• Unkontrollierte Umfangsausweitungen (Scope Creep)

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die 8 häufigsten Projektmanagement-Fehler vor – und zeigen konkrete, praxisnahe Lösungen, wie Sie diese vermeiden können.

Inhalt:

1. Was bedeutet eigentlich “Projekterfolg”?
2. Die 8 häufigsten Fehler im Projektmanagement
3. Bonus-Tipp: Video „5 Gründe für das Scheitern von Projekten“
4. Fazit: Projektmanagement-Fehler sind vermeidbar – wenn man sie kennt

1. Unklare Projektziele: Wenn keiner weiß, wo’s hingeht

Einer der häufigsten Projektmanagement Fehler ist der Projektstart ohne klar definierte Ziele. Besonders in cross-funktionalen Teams führt das schnell zu Frust.

Typische Symptome:

• Vage Anforderungen.

• Kein gemeinsames Zielbild.

• Unterschiedliche Erwartungen zwischen Fachabteilung, Entwicklung und Management.

Lösung:

• Definieren Sie SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert).

• Integrieren Sie Stakeholder regelmäßig in Review-Meetings.

Tool-Empfehlung:

Mit Jira Cloud können Teams ihre Aufgaben und Ziele klar definieren und verfolgen. User Stories und Epics helfen dabei, Anforderungen zu strukturieren und zu priorisieren.

2. Kommunikationslücken: Wenn Informationen verloren gehen

Fehlende oder unklare Kommunikation gehört zu den größten Stolpersteinen im Projektmanagement – besonders in agilen Teams mit hohem Takt.

Risiken:

• Tickets bleiben unbearbeitet, weil der Kontext fehlt.

• Entscheidungen werden doppelt oder gar nicht getroffen.

• Informationen zirkulieren nur in Einzelchats.

Lösung:

• Definieren Sie klare Kommunikationskanäle.

• Etablieren Sie regelmäßige Dailys, Reviews und Retrospektiven.

• Sorgen Sie für transparente Dokumentation und eine zentrale Wissensplattform.

Tool-Empfehlung:

Nutzen Sie Confluence Cloud als Plattform, um Dokumente und Informationen zentral zu speichern und zu teilen. Dadurch verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit Ihrer Teams.

3. Fehlendes Risikomanagement: Wenn Probleme zu spät auffallen

In der Hektik des Tagesgeschäfts werden Risiken häufig ignoriert – mit teuren Folgen.

Typische Projektmanagement Fehler:

• Es gibt keinen Plan B.

• Probleme eskalieren erst, wenn’s brennt.

• Risiken sind nicht dokumentiert oder priorisiert.

Lösung:

• Implementieren Sie ein umfassendes Risikomanagement.

• Priorisieren Sie Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung.

• Halten Sie wöchentliche Status-Reviews ab, um Risiken früh zu erkennen.

Tool-Empfehlung:

Mit entsprechenden Plugins, wie BigPicture, kann in Jira Cloud eine Risiko-Matrix erstellt werden. Auch Rovo bietet jetzt Agents, die automatisch auf Schwachstellen in Projekten hinweisen.

4. Unrealistische Projektplanung: Wenn Wunsch und Wirklichkeit kollidieren

Eine häufige Ursache für scheiternde Projekte ist eine zu optimistische oder schlecht abgestimmte Projektplanung.

Symptome:

• Deadlines, die nicht haltbar sind.

• Überforderte / ausgelastete Teams.

• Fehlende Meilensteine und keine Pufferzeiten.

Lösung:

• Erstellen Sie realistische Zeitpläne und planen Sie Pufferzeiten ein.

• Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Zeitpläne sind ebenfalls wichtig.

• Arbeiten Sie mit iterativen Methoden wie Scrum oder Kanban.

Tool-Empfehlung:

Nutzen Sie Jira Plans für die Projektplanung, Kapazitätsmanagement und Roadmaps.

5. Unklare Rollenverteilung: Wenn niemand Verantwortung übernimmt

„Ich dachte, das macht jemand anderes“ – diesen Satz hat fast jedes Team schon gehört, oder?

Folgen:

• Aufgaben bleiben liegen.

• Entscheidungen werden verzögert.

• Es entsteht Frust im Team.

Lösung:

• Verwenden Sie das RACI-Modell (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

• Besprechen Sie Verantwortlichkeiten regelmäßig im Team.

Tool-Empfehlung:

Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten können Sie in Jira Cloud hinterlegen und Aufgaben direkt zuweisen.

6. Scope Creep: Wenn Projekte immer größer werden

Scope Creep tritt ein, wenn der Projektumfang still und leise wächst – ohne zusätzliche Ressourcen.

Typische Anzeichen:

• „Könnt ihr das Feature noch schnell einbauen?“

• Neue Anforderungen kommen durch die Hintertür.

• Der ursprüngliche Scope wird verwässert.

Lösung:

• Etablieren Sie einen klaren Change-Request-Prozess.

• Bewerten Sie neue Anforderungen gemeinsam im Team.

• Kommunizieren Sie transparent, was mit dem Projektziel vereinbar ist – und was nicht.

Tool-Empfehlung:

Jira Service Management ist das ideale Tool für ein effektives und transparentes Änderungsmanagement (Change Management) mit strukturierten Workflows und automatisierte Genehmigungen.

7. Tool-Chaos: Wenn alles irgendwo steht – aber nichts auffindbar ist

Ohne zentrale Projektmanagement-Tools geraten viele Projekte ins Chaos: Informationen sind verstreut, Aufgaben werden doppelt erfasst oder gehen unter.

Lösung:

• Setzen Sie auf eine Plattform, um Aufgaben, Teams und Kommunikation zu verbinden.

• Nutzen Sie Integrationen mit passenden Tools.

Tool-Empfehlung:

Jira Cloud bietet Ihnen eine Plattform zur Planung und Verwaltung Ihrer Projekte. Integrationen mit Slack, Teams, Confluence oder Trello ermöglichen Ihnen die Verbindung von Aufgaben, Teams und Kommunikation.

Die Teamwork Collection von Atlassian integriert leistungsstarke Tools für strukturierte Zusammenarbeit, effizientes Projektmanagement und transparente Kommunikation. Wollen Sie mehr zu dem Thema wissen? Dann kontaktieren Sie uns jetzt.

8. Unzureichendes Ressourcenmanagement

In vielen Teams wird die Verfügbarkeit von Ressourcen zu optimistisch eingeschätzt – besonders, wenn mehrere Projekte parallel laufen. Key-Personen sind überlastet, andere unterfordert. Aufgaben stauen sich, weil schlichtweg niemand Kapazitäten dafür hat.

Lösung:

• Führen Sie eine realistische Kapazitätsplanung auf Team- und Individualebene durch.

• Stimmen Sie Ressourcen regelmäßig im Team ab – idealerweise zu Beginn jedes Sprints oder Projektabschnitts.

Tool-Empfehlung:

Integrieren Sie den Capacity Planner von Tempo in Jira Cloud und profitieren Sie von einer noch detaillierteren Ressourcen- und Kapazitätsplanung.