Unternehmenswiki / Firmenwiki: Warum und wie es Ihrem Unternehmen hilft

Sie denken darüber nach, ein Unternehmenswiki einzuführen? Dann sagen wir: hervorragende Idee! Denn ein Firmenwiki hilft erwiesenermaßen dabei, unternehmensinterne Abläufe effizienter zu gestalten, unnötige Wege und Zeit zu sparen sowie die Zusammenarbeit im Team und innerhalb verschiedener Abteilungen zu stärken.

Inhalt:

• Was ist ein Unternehmenswiki

  • Unterschied zum Intranet

• Wikis in Unternehmen: Funktionen

• Wiki für Unternehmen: mögliche Inhalte

  • Mitarbeiterinformationen

  • Unternehmensinformationen und -neuigkeiten

• Welche Wiki-Struktur ist am sinnvollsten

  • Wie und wer erweitert das Firmenwiki

  • Wann trenne ich Inhalte und wann lege ich sie zusammen

• Firmenwiki: 6 Vorteile, die es mit sich bringt

• 6 Regeln für die Verwendung von einem Firmenwiki

• Von der Theorie in die Praxis: Firmenwiki einführen

  • 5 Marketingideen für ein Firmenwiki

• Starten Sie jetzt Ihr Unternehmenswiki

Typische Charakteristika von einem Wiki

Bevor wir näher auf das Unternehmenswiki als solches eingehen, umreißen wir im ersten Schritt seine typischen Charakteristika:

1. Die Einträge, also das gesammelte Wissen, sind durch Querverweise, Links und Tags miteinander verknüpft und lassen sich entweder in klassischen Hierarchien oder in einem dynamischen Netz anordnen.
2. Inhalte lassen sich im Wiki in allen möglichen Media-Formaten wie Texten, Videos und Bildern ablegen – je nachdem, welches Format einen Sachverhalt am besten erklärt.

Da die Inhalte nicht nur gelesen, sondern auch erweitert, verändert und kommentiert werden sollen, sind die folgenden weiterführenden Charakteristika ebenso hilfreich: 

• eine optimierte Benutzeroberfläche/Interface Design
• ein visueller Texteditor
• eine Suchfunktion
• ein Rechtemanagement
• gute Systemsicherheit
• Integrations- und Anbindungsmöglichkeiten über eine API
• Tools zur Qualitätssicherung
• Freigaben und Dateizugriffsbeschränkungen
• PDF-Handbücher und Anleitungen mit Exportfunktion
• Funktionen für die Arbeit mit Formularen und Metainformationen
• eine Blog- und Kommentarfunktion für die Zusammenarbeit im Team
• ein professionelles Supportsystem

Unterschied zum Intranet

Der wohl größte Unterschied zum Intranet ist die Tatsache, dass das Wiki dezentral ist. Das Intranet hingegen hat ein starres Dokumentenmanagement und einen zentralen Administrator, der über alle Rechte verfügt. Ein Mitarbeitender im Intranet kann Dateien und Inhalte zwar einsehen, aber nicht bearbeiten, kommentieren oder gar verändern. Denn im Intranet hat man als Mitarbeitender höchstens einen Lesezugriff auf Einträge.

Im Grunde kann man also sagen, dass ein Intranet eine Form der Drop-Down-Kommunikation ist, mit der das kollaborative System des Wikis bricht: hier kann jede*r Beiträge zum Wissensmanagement innerhalb einer Firma leisten. Wikis sind deshalb auch flexibler als Intranet-Applikationen, bei denen das Aktualisieren von Inhalten meist mit einem aufwendigen Prozess einhergeht.

Unterschied zu öffentlichen Wikis

Ein Firmenwiki unterscheidet sich von einem öffentlichen Wiki insofern, dass sich die üblichen Funktionen, wie man sie zum Beispiel von Wikipedia kennt, an die Anforderungen des Unternehmens angepasst haben.

Konkret unterscheiden sich die beiden Formen des Wissensmanagements in folgenden Punkten:

• In Unternehmenswikis soll man zur Beteiligung motiviert werden.
• Firmenwikis haben spezielle Redakteure und Admins, welche die Qualität sowie die Struktur des Wikis sichern.
• Aus juristischen Gründen hat man in einem Firmenwiki keinen uneingeschränkten Zugriff auf alle Inhalte (Datenschutz).
• Öffentliche Wikis lassen sich größtenteils anonym bearbeiten, Unternehmenswikis nicht.
• Wikis in Unternehmen sind überwiegend hierarchisch strukturiert, öffentliche Wikis hingen heterarchisch.

Das heißt, obwohl ein Firmenwiki mit der üblichen Drop-Down-Kommunikation bricht, kommt man dennoch nicht um das Implementieren von Hierarchien und Einschränkungen herum. Diese entstehen aufgrund der bestehenden Strukturen in einem Unternehmen und werden im Firmenwiki meist übernommen. Jedoch liegt der Fokus bei einem Firmenwiki ganz klar auf einer Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Mitarbeitenden.

Welche Funktionen diese Zusammenarbeit und den Wissensaustausch fördern, folgt im nächsten Abschnitt.

Was ein Firmenwiki ist, sollte nun klar sein, doch welche Funktionen braucht es, damit es auch einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen von der Führungsebene über die Administration bis zu den Mitarbeitenden hat? 

Natürlich zeigt diese Grafik nicht alle Möglichkeiten auf. Denn je nach Branche und Unternehmensgröße können weitere Funktionen, auch in Sachen Customer Experience, hilfreich sein.

Wichtig für interne Prozesse ist vor allem, dass Inhalte schnell angelegt, editiert und von jedem, der sie benötigt, gesehen werden können. Doch welche Inhalte sollte ein Firmenwiki konkret beinhalten?

Ein Unternehmenswiki ist immer nur so gut, wie die Inhalte, die es umfasst. Bei durchdachter Nutzung bietet es großes Potenzial in Hinblick auf funktionierendes Wissensmanagement sowie eine effiziente Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Und das entlastet Mitarbeitende ortsunabhängig und abteilungsübergreifend.

Doch welche Inhalte bieten sich beim Firmenwiki-Erstellen an?

Das ist wohl die größte Hürde, der man beim Erstellen eines Unternehmenswikis begegnet. Jedoch ist sie meist leichter zu meistern, als man zu Beginn denkt. Zuallererst muss man sich von dem Gedanken verabschieden, dass es die eine perfekte Struktur gibt. Denn ein Wiki wächst dynamisch und so sollte sich auch seine Struktur gestalten.

Eine Anmeldefunktion und eine Einführung in das Wiki bilden den Stamm der Struktur. Wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Abteilungen besteht, legen Sie in Folge für jede Abteilung einen eigenen Bereich an. Auch interne Prozesse, wie beispielsweise das Vorgehen bei einer Krankmeldung, Urlaubsanträgen oder Stundenaufzeichnungen sollten im Unternehmenswiki gleich zu Beginn abgelegt werden.

Weiterführende Inhalte wachsen mit der Zeit ganz selbstverständlich aus diesem Stamm heraus. Und alles, was thematisch zusammenhängt, bildet einen eigenen Ast im Wiki. Dieser Ast kann sich dann je nach Bedarf weiter verästeln und auch Blätter, zum Beispiel in Form von Projektnotizen, ausbilden. Beinhalten gewisse Bereiche, wie hier die Sales-Abteilung, kritische Informationen, dann sollten sie mittels Passwort geschützt werden.

Gleich zu Beginn eine fixe Ordnerstruktur auszuarbeiten, macht wenig Sinn, da es dem dynamischen und kollaborativen Charakter des Wikis im Wege steht. Wenn alle unternehmensrelevanten Grundlagen in Form von …

• einer Einführung
• allen Abteilungen
• gefertigten Produkten und angebotenen Dienstleistungen
• allen Mitarbeiter*innen und ihren Rollen
• internen Prozessen
• im Unternehmen verwendeter Software sowie Hardware

… in Form von Ordnern implementiert sind, erweitert man das Wiki Schritt-für-Schritt und gemeinsam im Team.

Wie und wer erweitert das Firmenwiki

Am besten konzipiert man mit einem ausgewählten Kreis von Personen – sogenannte Power-User – die erste und grobe Wiki-Struktur, ohne gleich Inhalte oder Zuweisungen vorzugeben. Zu Beginn wird das Firmenwiki noch wenige Inhalte umfassen, doch mit der Zeit werden sich immer mehr davon und ganz automatisch ansammeln.

In weiterer Folge kann man bereits erstellte Inhalte flexibel verschieben oder auch dynamisch referenzieren. Lösen Sie sich hier von dem Gedanken, dass zu Beginn eine perfekt durchdachte, hierarchische Struktur stehen muss, die am besten für immer so eingehalten werden soll.

Denn etwas dynamisch Wachsendes wird nach einiger Zeit eine andere Struktur brauchen als zu Beginn ausgedacht. Das sollten Sie auf jeden Fall im Hinterkopf behalten. Behalten Sie dabei auch in jedem Fall die diversen Funktionen, die ein Wiki Ihnen bietet, im Auge:

• Nutzen Sie Labels, um Inhalte an ganz verschiedenen Stellen im Wiki klassifizieren zu können. Sie können diese dann an einer Stelle gesammelt anzeigen lassen, mit Link dorthin, wo der Inhalt im Original liegt.
• In Wikis können Sie klickbare Links setzen, um schnell auf Inhalte oder Seiten zu verweisen. Oder Sie inkludieren ganze Inhalte, allerdings referenziert auf die Originalstelle. Wenn Sie dann etwas am Original ändern, wird es auch an allen referenzierten Stellen geändert und der User findet die Information dort, wo er sie gerade braucht.
• Nutzen Sie aktiv solche kleinen Funktionen Ihres Wiki-Tools, wie dass aus den Überschriften automatisch ein Inhaltsverzeichnis gezogen wird. Oder die dynamische Anzeige von untergeordneten Seiten.

Sobald Ihr Firmenwiki wächst, wird sich die nächste Frage stellen, nämlich: Wann trennt man Inhalte oder legt sie zusammen?

Wann trenne ich Inhalte und wann lege ich sie zusammen

Die meisten Wikis haben auf oberster Ebene eine erste, abgrenzende Einteilung. Wenn das Wiki mit der Zeit immer weiter wächst, gilt es, Inhalte zusammenzulegen, zu trennen oder zu ersetzen. Empfehlenswert ist das, wenn ein oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

1. Unterschiedlicher Zugriff / unterschiedliche generelle Rechte:

Wenn bestimmte Inhalte nur für gewisse Personenkreise zugänglich sein sollen, implementieren Sie einen extra Bereich. Das schafft eine bessere Übersichtlichkeit und schützt sensible Inhalte wie Kunden- oder Personaldaten vor unbefugtem Zugriff.

2. Unterschiedlicher Zweck / Inhalt dahinter:

Hier gilt es, Bereiche, die voneinander unabhängig sind und jene, die zum selben Themenspektrum gehören, zu erkennen und dementsprechend abzulegen. So ist die Struktur für alle Nutzer*innen leicht nachvollziehbar und es erleichtert das richtige Einpflegen neuer Inhalte sowie die Suche von Inhalten. Wenn nötig, können Sie zwischen den Bereichen Links setzen.

3. Zu viele Inhalte im Bereich:

Sobald ein Bereich an Übersichtlichkeit verliert, sollte man ihn aufteilen. Zum Beispiel, wenn Hierarchien zu tief oder zu vielzählig werden. Mit diesem Problem ist man erst nach einer gewissen Zeit konfrontiert und es ist auch leicht zu beheben. Denn zieht man Inhalte im Wiki um, aktualisieren sich gesetzte Links und Referenzen automatisch.

Alles bisher Gesagte wirkt, als würde ein Wiki sehr viel Arbeit mit sich bringen. Auch wenn die Einführung eines Unternehmenswikis sehr zeitaufwendig ist, bringt sie einen sehr hohen Return of Investment mit sich, der auch in diversen Studien, zum Beispiel jener aus Finnland, belegt ist.

Welche Vorteile Sie unter anderem aus einem Firmenwiki ziehen können, listen wir Ihnen hier auf.

Die 4 Stufen der Mitarbeitermotivation

Damit ein Unternehmenswiki erfolgreich ein- und fortgeführt wird, bedarf es guter Vorbereitung und Planung. Sie müssen Ihre Mitarbeiter*innen einerseits in der Nutzung schulen und andererseits ein Bewusstsein für diese Art des Wissensmanagements schaffen. Daher ist es wichtig, Ihre Belegschaft gleich von Beginn an mit einzubeziehen und zu motivieren. Das klappt am besten in den gezeigten 4 Stufen der Mitarbeitermotivation.  

Zu Beginn geht es vor allem darum, eine Verhaltensänderung zu bewirken, denn alle Mitarbeitenden sollten das Wiki aktiv nutzen, sei es, weil sie Fragen haben, oder Wissen teilen möchten. Dafür müssen Sie im ersten Schritt früh genug bekannt machen, dass es ein Firmenwiki geben wird. Diese Stufe nennen wir hier das Kennen und der Schlüssel ist Kommunikation.

Die zweite Stufe ist das Können. Die Mitarbeitenden müssen für die Arbeit im Wiki qualifiziert werden. Ein guter Einstieg sind hier Schulungen (mehr dazu im nächsten Punkt)  mit gemeinsamen Übungen, die im Optimalfall schon im Wiki abgelegt werden, um jederzeit darauf zugreifen zu können.

Kommen wir zu Stufe 3, dem Sollen. Hierbei ist kein Zwang gemeint, sondern es geht darum, Rahmenbedingungen zu schaffen, unter denen eine Wiki-Mitarbeit möglich wird. Das heißt konkret:

• Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden.
• Und klare Verantwortlichkeiten müssen geschaffen werden.

Wer pflegt das Wiki technisch, wer ist Ansprechpartner*in bei Fragen und Problemen, wer hat welchen Bereich inhaltlich im Blick. Halten Sie das in Organigrammen fest, und tauschen Sie sich gerade zu Beginn regelmäßig darüber aus.

An der Spitze der Pyramide steht das Wollen. Hier haben Ihre Mitarbeitenden idealerweise bereits eine innere Motivation, im Wiki mitzuarbeiten, entwickelt. Dazu tragen Punkte wie ein angenehm gestaltetes Look & Feel und eine nutzerfreundliche Navigation bei. Letzterer Punkt ist sozusagen ein Dauerbrenner, der auch einer stetigen Eigenrevision unterliegt.

5 Marketingideen für ein Firmenwiki

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen von Anfang an für das Projekt Unternehmenswiki begeistern wollen, sollten Sie auf ein ausgeklügeltes Projekt-Marketing setzen. Hier geben wir Ihnen 5 Ideen als Inspiration mit an die Hand – sogar in Form eines Videos: