Struktur & Aufbau eines Unternehmenswikis

1. Was macht eine Wiki-Struktur eigentlich aus?

Um zu verstehen, wie ein Unternehmenswiki funktioniert, schauen wir zunächst zwei andere Beispiele an:

Wir alle arbeiten tagtäglich in Ordnerpfaden. Würde ein Inhalt an zwei Stellen Sinn machen, müsste man ihn doppelt ablegen, was bei Änderungen an einer Datei zu verschiedenen Arbeitsständen führt. Oder man verweist in beispielsweise einem Textdokument auf den anderen Pfad was äußerst unkomfortabel wäre. Generell ist die Struktur sehr starr vorgegeben und schwer zu ändern, sodass dies – wenn überhaupt – nur selten geschieht.
Auch wenn wir an Webseiten denken, die schon eher in Richtung Wiki gehen, haben wir eine Hierarchie im Kopf. Wird eine neue Webseite gebaut, ist sie vor dem Live-Gang in eine ideale Struktur zu bringen und ändert sich in der Regel im Nachgang kaum noch.

Ein Wiki hingegen wächst dynamisch. Zu Beginn werden hier noch wenige Inhalte liegen, doch mit der Zeit werden sich immer mehr Inhalte ansammeln. In einem Wiki lassen sich die Inhalte flexibler verschieben oder auch dynamisch referenzieren. Lösen Sie sich hier also von dem Gedanken, dass zu Beginn eine perfekt durchdachte, hierarchische Struktur stehen muss, die am besten für immer so eingehalten werden soll. Denn etwas dynamisch Wachsendes wird nach einiger Zeit eine andere Struktur brauchen als zu Beginn ausgedacht. Das sollten Sie auf jeden Fall im Hinterkopf behalten.

2. Wie beginne ich eine Wiki-Struktur?

Hier empfiehlt es sich, gemeinsam mit denjenigen, die das Wiki dann befüllen sollen, eine ganz grobe Erststruktur zu schaffen. Legen Sie gemeinsam mit einer Auswahl von „Powerusern“ eine erste Hierarchie an. Lassen Sie diese gerne inhaltlich noch leer und tragen Sie wo möglich direkt eine Zuweisung ein, wer den Inhalt dann im Nachgang einpflegen soll. So wird das Hemmnis „ich weiß nicht, wo anfangen“ genommen. Weitere Hilfreiche Tipps zur Struktur-Erstellung finden Sie bei unserem letzten Punkt am Ende des Beitrags: 4. Entscheidungshilfe zur Frage: Wann trenne ich Inhalte und wann lege ich sie zusammen?

3. Welche Funktionalitäten des Wikis kann ich nutzen?

Die Grundidee eines jeden Wikis ist eine viel dynamischere Zusammenstellung von Inhalten, als wir es aus Ordnerpfaden gewohnt sind. Verschiedene Wiki-Tools bieten verschiedene Funktionalitäten an. Aber folgende Funktionalität sind bei allen Wiki-Tools identisch:

Nutzen Sie Labels, um Inhalte an ganz verschiedenen Stellen im Wiki klassifizieren zu können. Sie können diese dann an einer Stelle gesammelt anzeigen lassen, mit Link dorthin, wo der Inhalt original liegt.
In Wikis können Sie klickbare Links setzen, um schnell auf Inhalte oder Seiten zu verweisen. Oder Sie inkludieren ganze Inhalte, allerdings referenziert auf die Originalstelle. In Confluence beispielsweise ist das mit den Makros „Auszug einschließen“ und „Seite einschließen“ möglich. Wenn Sie dann etwas am Original ändern, wird es auch an allen referenzierten Stellen geändert. Und der User findet die Info dort, wo er sie gerade braucht.
Nutzen Sie aktiv solche kleinen Funktionen Ihres Wiki-Tools, wie dass aus den Überschriften automatisch ein Inhaltsverzeichnis gezogen wird. Oder die dynamische Anzeige von untergeordneten Seiten. In Confluence ist das beispielsweise mit den Makros „Inhalt“ und „Anzeigen untergeordneter Seiten“ ganz leicht realisierbar.

4. Entscheidungshilfe zur Frage: Wann trenne ich Inhalte und wann lege ich sie zusammen?

Die meisten Wikis haben auf oberster Ebene eine erste, abgrenzende Einteilung – in Confluence sind es beispielsweise Bereiche. Wann bleibe ich bei einem Bereich, wann nutze ich mehrere? Statt verschiedene Seiten (Hierarchien) innerhalb eines Bereichs anzulegen, ist die Anlage mehrerer Bereiche empfehlenswert, wenn ein oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

Unterschiedlicher Zugriff / unterschiedliche generelle Rechte
Wenn Sie bestimmte Inhalte nur für gewisse Personenkreise zugänglich machen möchten, schieben Sie diese in einen extra Bereich. Grund für eine Beschränkung der Sichtbarkeit kann zum einen mehr Übersichtlichkeit sein zum anderen kann es sein, dass Sie sensible Inhalte wie Kunden- oder Personaldaten haben.
Unterschiedlicher Zweck / Inhalt dahinter
Eine so simple wie wirkungsvolle Regel: zwischen Bereichen voneinander unabhängige, innerhalb von Bereichen stark zusammengehörige Themen einpflegen. Dies ist für die Nutzer leicht nachvollziehbar und erleichtert das richtige Einpflegen neuer Inhalt und die Suche von Inhalten. Wo nötig, können Sie immer noch querverweisende Links setzen.
Zu viele Inhalte im Bereich
Hier gilt: Wenn es unübersichtlich wird, lieber aufteilen. Also wenn die Hierarchien zu tief oder zu vielzählig werden. Dies ist etwas, was ganz typisch erst nach einiger Zeit zutrifft. Dann ziehen Sie die Inhalte um – was übrigens in Wikis vom Doing her auch stets ein Leichtes ist, denn gesetzte Links aktualisieren sich automatisch.
Unterschiedliche Gestaltung
Viele Wikis bieten Möglichkeiten zum Customizing pro Bereich an. Wenn Sie z. B. die Farben anpassen oder Text in der Fußzeile anzeigen lassen möchten, geht das nur für den gesamten Bereich. Soll es für einen Zweig so, für den anderen anders sein, müssen zwei Bereich daraus gemacht werden.

Zusammenfassung

Die wichtigsten Punkte noch einmal kurz zusammengefasst:

Wikis wachsen dynamisch – gehen Sie niemals mit einem zu starren Gerüst heran, weder am Anfang noch während des Betriebs.
Ein erstes, gemeinsam erstelltes Grundgerüst hilft dennoch beim Start der Befüllung.
Nutzen Sie die dynamischen Features Ihres Wikis.
Nehmen Sie die eben vorgestellten 4 Kriterien zur Hand, wenn Sie sich zwischen einem oder mehreren Bereichen entscheiden müssen.

Nun haben Sie etwas Handwerkszeug, um Ihrem Wiki eine gute Struktur zu verleihen. Falls Sie weitere Fragen zum Thema Wiki bzw. Wissensmanagement allgemein haben oder auch zur Wiki-Software Confluence, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Oder Sie rufen uns einfach an 0800 8 776 776.