Prozesse mit Confluence Automations optimieren

Inhalt:

• Was sind Automatisierungen?

• Vorteile von Automatisierungen

• Tipps zur Erstellung von Automations in Confluence

• Best Practices und Tipps zur Prozessoptimierung

  • 1 – Automatisierungen gruppieren

  • 2 – Verantwortliche zuweisen

  • 3 – Regelmäßige Überprüfungen

  • 4 – Templates nutzen

Beginnen wir zunächst mit den Grundlagen: Was sind Automatisierungen und wieso sind sie so wichtig für ein Unternehmen? 

Unter Automatisierungen wird „das Definieren eines Kriteriums oder Aufstellen einer Regel, welche automatisch eine Aktion auslöst, wenn diese eintritt“ verstanden. Automatisierungen unterstützen dabei, wiederkehrende und redundante Aufgaben schneller und mit geringerem Aufwand zu erledigen. Sie beeinflussen den gesamten Workflow und wirken sich auf alle Prozesse aus, die mit automatisierten Aufgaben verbunden sind. Dadurch wird sowohl die Effizienz von Einzelpersonen, als auch die des gesamten Unternehmens gesteigert. 

Ein Beispiel: 

Sie schreiben einen Blogbeitrag in Confluence und möchten, dass der Beitrag noch einmal gereviewed wird. Normalerweise würden Sie einer Kollegin eine Nachricht per E-Mail oder Teams schreiben und sie darum bitten, den Beitrag zu prüfen. Mit Confluence Automations können Sie diesen Prozess nun automatisieren. Wird der Status der Seite auf „in Review“ geändert, wird automatisch eine Benachrichtigung versendet und Ihre Kollegin darüber informiert, dass der Beitrag geprüft werden muss. Durch diese einfache Automatisierung sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Kolleg:innen über alle Beiträge informiert werden, die bereit für den Review sind.

Die Vorteile von Automatisierungen sind klar ersichtlich und wirken sich sowohl auf individueller Ebene als auch auf das gesamte Unternehmen aus: 

• Steigerung der Produktivität und Effizienz
• Senkung der Arbeitskosten
• Erhöhung des Outputs
• Mehr Zeit für Innovation und Skalierung
• Verbesserung der Workflows
• Regelmäßige Updates
• Kontinuierliche Pflege von Inhalten
• Optimierung des Zeitmanagements
• Prozesse standardisieren

Produktivität und Effizienz werden gesteigert, Kosten gesenkt und der Output erhöht. Dadurch bleibt mehr Zeit für Innovation und Skalierung. Automatisierungen verbessern Ihre Workflows und sorgen für regelmäßige Updates. Halten Sie Ordnung in Confluence, indem beispielsweise veraltete Seiten automatisch archiviert, neu veröffentliche Seiten richtig eingeordnet und alle Beteiligten regelmäßig über neue Inhalte informiert werden. So gewährleisten Sie bei einem wachsenden Wissensspeicher die Qualität und Wiederauffindbarkeit der Inhalte. Auch beim Zeitmanagement können Sie Automatisierungen unterstützen. Nähert sich eine Aufgabe ihrem Enddatum, wird automatisch ein Reminder verschickt. Gewisse Standards können ebenfalls über Automatisierungen abgebildet werden. Wird beispielsweise ein neuer Seitenbaum erstellt, können Automations parallel einen standardisierten Seitenbaum mit allen wichtigen Unterseiten, Aufgaben oder Details anlegen. 

Wussten Sie, dass Automatisierungen auch in Jira und Jira Service Management wunderbar funktionieren? Wir haben Ihnen in einem Video unsere Top 5 Automatisierungen in Jira Service Management zusammengestellt.

Sie kennen nun die Vorteile von Automations in Confluence. Wie Sie Automatisierungen in Confluence erstellen, haben wir bereits in einem anderen Blogbeitrag ausführlich beschrieben: Confluence Automation: Aktionen automatisieren.

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten: 

1. Nutzen Sie den Confluence Automations Rule Builder: Zahlreiche Vorlagen und eine einfache, intuitive Oberfläche erleichtern die Erstellung von Automatisierungen. Sie benötigen lediglich einen Trigger und eine darauffolgende Aktion.
2. Nutzen Sie Atlassian AI: Beschreiben Sie der künstlichen Intelligenz, was Sie automatisieren möchten und Atlassian Intelligence erstellt Ihnen die passende Regel.

Damit Sie Automations in Confluence effektiv nutzen können, haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen beim Erstellen von Automatisierungen helfen. Hierbei ist eine sorgfältige Planung essenziell. Definieren Sie vorab klar, welches Ziel bzw. welches Ergebnis die Automatisierung haben soll. Starten Sie zu Beginn mit einer einfachen Regel, die nach und nach weiter ausgebaut wird. Wichtig ist, dass die Regeln – für Sie und Ihre Kolleg:innen – logisch und nachvollziehbar sind, um vor allem die Pflege und Aktualisierung zu erleichtern.

Als Inspiration haben wir ein paar klassische Automatisierungen zusammengestellt, die Ihre Workflows optimieren und manuelle Aufgaben reduzieren:

Klassische Automatisierungen

1. Zuweisen von Aufgaben: Wird eine Aufgabe neu erstellt, so wird sie automatisch der Person zugewiesen, die über genügend Kapazität und ausreichend Expertise verfügt. 
2. Workflow Triggers: Erreicht eine Aufgabe oder ein Projekt eine bestimmte Phase, so wird der Status angepasst und die nächste Phase des Projektes automatisch eingeläutet. 
3. Deadline Reminders: Ihr Team erhält automatisch einen Reminder, wenn sich eine Aufgabe ihrem Fälligkeitsdatum nähert. 
4. Status Updates: Automatisches Updaten eines Status, sobald alle erforderlichen Kriterien erfüllt sind.
5. Konditionelle Benachrichtigungen: Informiert beispielsweise automatisch den Projektmanager darüber, dass eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschritten hat.
6. Erstellen von Berichten: Festlegung eines monatlichen Rhythmus für automatisierte KPI-Berichte. 
7. Eskalationsverfahren: Kennzeichnung einer Aufgabe als vorrangig, wenn sie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmen erledigt wurde.  

1 – Automatisierungen gruppieren

Verbessert die Übersicht und erleichtert das Wiederfinden von Automatisierungen. Nutzen Sie einfache Stichworte, die logisch und leicht zu merken sind. Sie haben eine Reihe von Automatisierungen, die für das Updaten eines Status zuständig sind? Dann nennen Sie die Gruppe „Status-Updates“.

2 – Verantwortliche zuweisen

Durch die Zuweisung von Verantwortlichen wird sichergestellt, dass für jede Automatisierung eine Person zuständig ist und sich um deren Umsetzung und Pflege kümmert.  Zusätzlich dient diese Person als Anlaufstelle für Fragen. In Confluence wird angezeigt, wer Eigentümer der Automatisierung ist.

3 – Regelmäßige Überprüfungen

Behalten Sie Ihre Automatisierungen im Blick! Prüfen Sie regelmäßig, ob sie gut funktionieren und weiterhin sinnvoll sind. Es ist wichtig, das richtige Maß an Regeln zu haben. Zu viele Regeln können Ihre Kolleg:innen verwirren und für einen Mehraufwand sorgen. Sortierteren Sie schlechte bzw. nicht mehr benötigte Automatisierungen regelmäßig aus und behalten Sie nur jene, die auch einen Mehrwert bieten. 

Kleiner Tipp: Im Audit-Log können Sie nachvollziehen, ob eine Automatisierung ausgeführt wurde und ob diese erfolgreich war. Ist ein Fehler aufgetreten, unterstützt Confluence bei der Fehlersuche.

4 – Templates nutzen

Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihre Automatisierung effektiv ist. Sie können eigene benutzerdefinierte Vorlagen erstellen oder die mitgelieferten Vorlagen verwenden. Confluence bietet Ihnen hierbei unterschiedliche Kategorien:

• Organisieren: Hilft dabei, Confluence aktuell und gepflegt zu halten
• Produktübergreifend: Unterstützt die produktübergreifende Arbeit
• Kollaborieren: Steigert die Produktivität Ihres Teams
• Benachrichtigungen: Stellen sicher, dass die richtigen Leute informiert werden