MS Project Online wird abgekündigt
Warum Jira eine strategische Alternative für modernes Projektmanagement ist
Die Abkündigung von MS Project – was sie für Unternehmen bedeutet
Mit der Einstellung von Project Online verschiebt Microsoft seine Strategie stärker in Richtung Planner, Copilot und Microsoft 365 Work Management. Project Desktop wird weiter nutzbar sein. Es ist für klassische Einzelprojektplanung ausgelegt und unterstützt somit kollaborative Arbeitsweisen nur begrenzt.
Für Unternehmen bringt das EOL von MS Project Online diese Aufgaben mit sich:
- bestehende Project-Online-Umgebungen ersetzen
- die Projektmanagement-Architektur neu bewerten
- entscheiden, ob weiterhin klassische Planungstools genutzt werden oder integrierte Work-Management-Plattformen
Risiken durch bestehende Strukturen mit MS Project
Aus den Projekten bei Communardo sehe ich, dass die meisten Teams, die bisher mit MS Project arbeiten, einen Tool-Mix aus Project, Excel und Planner nutzen:
- Projektpläne werden von Projektmanager*innen allein und aufwendig in MS Project gepflegt
- operative Aufgaben laufen in anderen Systemen wie Planner und müssen dort separat gelistet und überwacht werden
- Kommunikation findet in Teams oder E-Mail statt, und damit losgelöst vom Aufgabentracking
- Ressourcenplanung wird zusätzlich in Excel geführt
Arbeiten mit MS Project führt in vielen Organisationen zu getrennten Systemen für Planung, Umsetzung und Kommunikation. Diese Arbeitsweise im Projektmanagement kann beim Wechsel der Software gleich mit abgelöst werden. Dadurch kann das Projektmanagement strukturell modernisiert werden.
Warum klassische PM-Tools heute oft an Grenzen stoßen
MS Project ist historisch ein Werkzeug für klassische Projektplanung mit Zeitachsen, Abhängigkeiten und Meilensteinen. Das ist besonders stark in der detaillierten Planung klassischer Projekte. Der PMO-Alltag stellt heutzutage oftmals diese Anforderungen:
- Projekte werden von mehreren Teams bearbeitet
- Tagesgeschäft und Projektarbeit greifen ineinander
- Agile und klassische Methoden werden kombiniert
- Das Management benötigt Transparenz und Einblick in die Projektstände
Dabei sehen viele PMOs die Krux: Den Projektplan zu pflegen, liefert häufig nur begrenzt Transparenz über die tatsächliche operative Arbeit. Die getrennten Systeme für Planung und Umsetzung führen zu erheblichem Informationsaufwand. Da die operative Arbeit nicht integriert ist, basieren Ressourcenpläne für die Kapazitätsplanung häufig auf Annahmen statt auf realen Daten. Statusberichte aus mehreren Quellen zusammenzustellen ist zeitintensiv und für das Reporting ist das PMO oftmals ein Bottleneck.
Viele Organisationen suchen deshalb nicht nur eine Alternative zu MS Project, sondern eine Plattform, die strategische Planung und operative Arbeit miteinander verbindet.
MS Project vs. Jira – der direkte Vergleich
Sehr vielfältig durch 3.000+ Apps
Erfordert separaten Zeitaufwand
Wann Jira besonders viel Mehrwert liefert
Übersicht
Statt den Überblick über mehrere Projekte zu verlieren
Einfache Ressourcenplanung
Statt Ressourcenplanung über Excel-Dateien abzubilden
Integrierte Plattform
Statt parallel mit Teams, Planner und Excel arbeiten
Reporting
Statt mangelnder Projekttransparenz für Management und Teams
Migration von MS Project zu Jira – Vorgehensmodell
Analysephase
In Workshops wird zunächst die bestehende Projektlandschaft analysiert:
- aktuelle Tools
- Projektstrukturen
- Rollen und ProzesseZielarchitektur
Gemeinsam mit Fachbereichen und IT wird definiert:
- Projektstruktur in Jira
- Workflows
- Reporting
- GovernanceProof of Concept
Ein Pilotprojekt hilft, das zukünftige Setup zu testen und anzupassen.
Transition-Phase
Die Migration erfolgt häufig schrittweise:
- laufende Projekte bleiben im Altsystem
- neue Projekte starten bereits in JiraChange Management
Neben Schulungen empfehlen wir weitere Adoption-Maßnahmen
- Train-the-Trainer-Programme
- interne Community-FormateBetrieb und Weiterentwicklung
Nach der Einführung der Basisfunktionen empfiehlt es sich, Jira kontinuierlich mit dem jeweiligen Fachbereich weiterzuentwickeln.
Mein Fazit
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für die Ablösung von MS Project
Die Abkündigung von MS Project Online zwingt viele Organisationen dazu, ihre Projektmanagement-Landschaft neu zu bewerten. Statt lediglich ein Planungstool zu ersetzen, bietet sich damit die Chance, das Projektmanagement strategisch weiterzuentwickeln.
Jira ist in vielen Situationen die optimale Lösung. In modernen Organisationen und Enterprise-Umgebungen bietet die Plattform entscheidende Vorteile:
- Verbindung von Planung und operativer Arbeit
- Valide Datenbasis für Ressourcenplanung
- Unterstützung hybrider Projektmethoden
- Hohe Skalierbarkeit teamübergreifend
- Aggregation von Projektdaten bis auf Portfolio-Ebene
Als Atlassian-Partner schauen wir vielleicht nicht komplett neutral auf dieses Thema. Allerdings viele Projekte zeigen, dass genau diese Eigenschaften für moderne PMOs entscheidend sind.
Wer heute noch mit MS Project arbeitet, sollte sich daher frühzeitig mit möglichen Alternativen beschäftigen – nicht nur wegen der Abkündigung, sondern auch wegen der strategischen Chancen.
FAQ zur Ablöse von MS Project Online
Microsoft hat angekündigt, dass Project Online am 30. September 2026 eingestellt wird. Die Desktopversion wird weiterhin nutzbar sein. Sie ist jedoch aus den Gründen, die ich oben angeführt habe, nicht zu empfehlen.
MS Project Online wird nach diesem Zeitpunkt nicht mehr verfügbar sein. Unternehmen, die Project Online nutzen, sollten deswegen möglichst jetzt prüfen, welche Alternativen für ihr Projektmanagement infrage kommen. Nur so kann eine Ablöse funktionieren.
Nach dem EOL von Project Online können Sie nicht mehr auf Ihre bestehenden Projekte zugreifen. Microsoft empfiehlt, Daten vor der Abschaltung zu exportieren. Deswegen sollten Unternehmen rechtzeitig prüfen, welches Tool es ablöst. Sie sollten mindestens durch einen Export sicherstellen, dass die Daten nicht verloren gehen.
Deswegen empfehlen wir auch, so schnell wie möglich eine Ablöse und damit verbundene Veränderung in der Projektorganisation anzugehen.
Ja, in vielen Szenarien kann Jira MS Project ersetzen oder ergänzen und sogar den PMO-Alltag erleichtern. Insbesondere für Unternehmen, die Projektplanung, Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit in einem System verbinden möchten, ist Jira eine sehr gute Wahl.
Ein Wechsel zu Jira lohnt sich besonders für Organisationen, die:
- mehrere Projekte parallel steuern
- eine valide Kapazitäts- und Ressourcenplanung benötigen (durch Erweiterungen/Apps)
- agile und klassische Methoden kombinieren
- Projektdaten bis auf Portfolio-Ebene aggregieren möchten
- oder aktuell mit einem Tool-Mix aus MS Project, Planner und Excel arbeiten
Während MS Project primär auf klassische Projektplanung ausgelegt ist, unterstützt Jira agile und hybride Projektmethoden und wird häufig als Plattform für unternehmensweites Work Management genutzt.
Im Standard ist Jira im Work Management und Task-Tracking. Erweiternde Funktionen können flexibel über Apps ergänzt werden. Mit den passenden Implementierungen kann Jira für komplexes Projektmanagement und Portfolio-Management genutzt werden. Diese Erweiterungen nutzen wir in den Projekten bei unseren Kunden am häufigsten:
- Advanced Roadmaps für übergreifende Planung und Roadmap-Sichten über mehrere Projekte hinweg (auch bekannt als Plans oder Pläne; ist in vielen Lizenzen enthalten)
- BigPicture oder BigGantt von Appfire als umfassendere Projekt- und Portfolio-Management-Erweiterung
- Tempo Apps (z. B. Timesheets, Planner, Budgets) für Ressourcen-, Zeit- und Budgetmanagement oder Structure für hierarchische Projektstrukturen und aggregierte Projektübersichten
Die Dauer lässt sich pauschal schlecht bestimmen, da sie stark von der Projektlandschaft abhängt.
Als grobe Orientierung aus unserer Praxis können wir Ihnen diese Angaben geben:
- kleinere Projektlandschaften: ca. 2 Monate
- größere Organisationen: ca. 6–9 Monate
Bei beiden ist eine wichtige Voraussetzung, dass Entscheidungen rund um die Migration zügig getroffen werden.
Eine Migration ist grundsätzlich möglich. Projektdaten können beispielsweise über Importfunktionen oder Integrationslösungen nach Jira übertragen werden. In vielen Projekten, die wir von Communardo betreuen, wird jedoch nicht einfach eine Kopie des bestehenden Projektplans erstellt. Vielmehr wird die Ablöse genutzt, um Projektstrukturen und Arbeitsprozesse zu modernisieren. Oftmals ist es sinnvoll, laufende Projekte im alten Tool zu beenden und neue direkt in Jira zu starten. Auch deswegen ist es so wichtig, dass sich PMOs und IT-Teams schnell nach einer neuen Projektmanagement-Lösung umsehen.
Bei allen Vorteilen und unserer Vorliebe für Jira: es ist in manchen Situationen nicht uneingeschränkt zu empfehlen.
Bei sehr planungsgetriebenen Projekten: Wenn Projekte stark von detaillierten Gantt-Plänen abhängen, kann ein spezialisiertes Planungstool weiterhin Vorteile bieten.
Bei sehr kleinen Projektlandschaften: Wenn nur wenige Projekte gesteuert werden, kann Jira unter Umständen zu umfangreich sein.
Bei Organisationen ohne klare Governance:Da Jira sehr flexibel ist, sind bei der Einführung klare Struktur und Standards wichtig.
Ja, die meisten unserer Kunden nutzen Microsoft 365. Damit lässt sich Jira über verschiedene Integrationen und Schnittstellen mit bestehenden Systemen verbinden. Dazu gehören beispielsweise Integrationen zu Microsoft Teams, SharePoint oder Outlook. Dadurch können Unternehmen ihre Microsoft-Umgebung wie gewohnt nutzen und Jira gleichzeitig als zentrale Plattform für Projekt- und Work Management einsetzen. Auch zu anderen Tools wie Slack oder Google bestehen Integrationen durch Schnittstellen und über 3.000 spezialisierte Apps.
Wir empfehlen, direkt mit der Planung zu beginnen. Denn Project Online wird nach September 2026 eingestellt. Eine Migration umfasst nicht nur den technischen Wechsel, sondern häufig auch Anpassungen in Projektstrukturen, Prozessen und Arbeitsweisen.
MS Project ablösen – aber richtig.
Viele Unternehmen nutzen die Abkündigung von MS Project Online als Chance, ihr Projektmanagement grundlegend zu modernisieren.
Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen, welche Anforderungen Ihr PMO und Ihre IT wirklich haben – und wie eine Migration zu Jira strukturiert umgesetzt werden kann.
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