Confluence Automation: Aktionen automatisieren

Wie erhalten Sie Confluence Automation?

Confluence Automation gibt es nur in der Atlassian Cloud für alle Premium- und Enterprise-Kunden. Dabei unterscheiden sich die Tarife in der Anzahl an ausgeführten Automatisierung.

Bei Cloud Premium gibt es ein Limit der Regelausführungen pro Monat: Pro monatlich bezahltem Benutzer stehen 1.000 Regelausführungen zur Verfügung. Beispiel: Wenn Sie 50 lizenzierte Benutzer für Ihr Confluence haben, können Sie pro Monat bis zu 50.000 Automatisierungen ausführen.
Bei Cloud Enterprise ist die Automatisierung unbegrenzt.

Wo finden Sie die Funktion?

Das Audit-Protokoll in Confluence zeigt die Automatisierungen an.

Die System-Administrator*innen finden in der System-Administration den Reiter „Globale Automatisierungen“. Hier legen sie globale Automatisierungen an. Dabei können sie auf mitgelieferte Vorlagen zurückgreifen. Ein übergreifendes Audit-Protokoll gibt einen Überblick, welche Regel wann und wo ausgeführt wurde, und ob sie erfolgreich war.

Wenn Sie Premiumkunde sind, mit einer limitierten Anzahl an Automatisierungen, ist hier außerdem bequem einsehbar, wie viele Ausführungen bereits verbraucht wurden.

Wie ist eine Automatisierung aufgebaut?

Eine sogenannte „Regel“ besteht aus den folgenden Elementen:

Trigger: Ein Trigger ist ein Auslöser. Er bestimmt, wann eine Regel ausgeführt wird. Dabei kann entweder auf ein Ereignis reagiert werden (z. B. „Seite wurde bearbeitet“) oder auf einen bestimmten Zeitpunkt (z. B. „jeden Montag“).
Aktion: Eine Aktion ist die eigentliche Tätigkeit, die durch die Regel ausgeführt wird, wie „Stichwort hinzufügen“. Was Sie vorher manuell vornehmen mussten, übernimmt nun die Aktion der Regel für Sie.
Bedingung: Wenn Sie weiter eingrenzen wollen, unter welchen Umständen eine Aktion ausgeführt werden soll, stellen Sie eine Bedingung vornean (z. B. „Der ausführende Benutzer ist in der Gruppe ‚vorstand‘.“).
Branch: Wenn Sie Ihre Aktion(en) weiter verzweigen wollen, nutzen Sie Branches (z. B. „Für alle Seiten, die vor mehr als einem Monat zuletzt aktualisiert wurden.“).

Confluence um veraltete Inhalte bereinigen

Confluence ist ein kollaboratives System, das bestenfalls kontinuierlich befüllt wird. Damit bei einem wachsenden Wissensspeicher aber auch die Qualität und Wiederauffindbarkeit der Inhalte gewährt bleibt, ist ab und zu eine Bereinigung notwendig und Inhalte müssen aktualisiert oder entfernt werden. Dazu können Regeln erstellt werden, die beispielsweise bestimmte Benutzer:innen nach einer gewissen Zeit per Mail über einen lange nicht mehr aktualisierten Inhalt informieren. Oder Sie archivieren Seiten direkt nach einer gewissen Frist, wenn an dieser keine Updates vorgenommen wurden.

Benachrichtigungen versenden

Unter gewissen Randumständen benachrichtigt Confluence sowohl In-App beim Glöckchen, wie auch per Mail – beispielsweise, wenn Sie eine Seite beobachten und diese kommentiert wird. Über Automation können Sie jetzt auch gezielt Mails senden oder sogar externe Chat-Tools anbinden und dort Nachrichten verschicken. So können Sie zum Beispiel bei Veröffentlichung eines neuen Blog-Artikels eine Nachricht in einen Microsoft-Teams-Kanal senden, oder beim Statuswechsel einer Seite Redakteur:innen per Mail informieren.

Sie sehen: Confluence Automation bietet bereits heute viele hilfreiche Funktionen. Als relativ neues Feature wird aber mit Sicherheit noch einiges dazukommen – es bleibt also spannend, was sich Atlassian für die Zukunft noch einfallen lässt.

Über relevante Entwicklungen halten wir Sie natürlich hier im Blog sowie in unserem YouTube-Kanal auf dem Laufenden!

Falls Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht! Gerne können Sie unser Kontaktformular nutzen oder Sie rufen uns einfach an 0800 8 776 776.