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Partner-Blog dox42 #DWSC20: Dokumentengenerierung - die täglichen Herausforderungen und deren Lösung

Der Digital Workplace Summit by Communardo #DWSC20 findet vom 3. - 5. November statt. Im Rahmen dieser Konferenz hat dox42 diesen Artikel als Partner-Blog verfasst.

Das ist ein Beitrag von dox42 als Teil unse­rer Partner-Blogs zum #DWSC20.

Verfasser: Lisa Pulsinger | Senior Technical Evangelist | dox42
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/lisapulsinger/
Twitter: https://twitter.com/lisa_pulsinger


Dokumente sind ein wesent­li­cher Bestandteil jeder Organisation und müs­sen täg­lich, zahl­reich und unter­neh­mens­weit erstellt wer­den. Die Liste der Szenarien ist end­los: Von Angeboten bis hin zu Personalverträgen, Rechnungen oder Versicherungspolizzen. Trotzdem wird die Dokumentenerstellung oft als zeit­auf­wän­dig und frus­trie­rend ange­se­hen – sowohl von der Fachabteilung als auch von der IT. Welche Lösung kön­nen Sie anbie­ten, wenn sich ein Business User mit sei­nen Anforderungen an Dokumentautomatisierung an die IT wen­det? Wenn Sie sich auf die Standard Microsoft-Möglichkeiten ver­las­sen oder selbst Skripte und Programme erstel­len, kann dies Ihre Arbeitsbelastung wei­ter erhö­hen und zu noch mehr Frustration füh­ren, wäh­rend viele Automatisierungsmöglichkeiten auf der Strecke blei­ben. Aber das muss so nicht sein! Dieser Artikel beleuch­tet die größ­ten Herausforderungen von Dokumentengenerierung und deren Lösung.

Bei der Dokumentenerstellung ver­fol­gen Unternehmen nor­ma­ler­weise einen der fol­gen­den Ansätze:

Wie Unternehmen Dokumente erstel­len

In vie­len Unternehmen ist Copy/Paste immer noch die vor­herr­schende Art, wie Dokumente gene­riert wer­den. Der Inhalt und die Daten sind bereits im IT System des Unternehmens vor­han­den, z. B. in SharePoint-Listeneinträgen, Dokumenten die in SharePoint- Bibliotheken lie­gen, Excel-Tabellen ode­r­ei­nem CRM oder ERP System wie Dynamics 365. Wenn ein Dokumentgeneriert wird, öff­net der Business User eine Vorlage. Diese ist nor­ma­ler­weise ein Word-Dokument, das oft mit gel­ben Platzhaltern mar­kiert ist. Der Inhalt wird danach vom System kopiert und an die vor­ge­se­he­nen Bereiche in die Vorlage ein­ge­fügt. Dieses Vorgehen ist zwar fle­xi­bel und indi­vi­du­ell, aller­dings auch anstren­gend, teuer und feh­ler­an­fäl­lig.

Um diese Herausforderungen zu bewäl­ti­gen, grei­fen Unternehmen häu­fig auf eine ein­fa­che Automatisierung zurück. Das sind in den klas­si­schen Fällen VBA, Seriendruck oder Makros. Wie Copy/Paste ist auch die­ser Ansatz fle­xi­bel und indi­vi­du­ell und bedeu­tet, dass Sie nicht mehr stän­dig Strg + C und Strg + V drü­cken müs­sen und somit manu­elle Fehler redu­ziert wer­den. Dokumente kön­nen jedoch immer noch nur wäh­rend Geschäftszeiten gene­riert wer­den, und Ihr gro­ßer Feind ist die Wartbarkeit die­ser Anwendungen.

Der dritte und schein­bar leis­tungs­starke Ansatz, den Unternehmen ver­fol­gen, besteht darin, sich auf All-in-One-Dokumentenerstellung zu ver­las­sen, bei­spiels­weise aus einem ERP- oder CRM-System. Ja, dies ermög­licht Automation und die Chance, Dokumente rund um die Uhr zu erstel­len. Dieses Vorgehen ist jedoch weder indi­vi­du­ell noch fle­xi­bel. Haben Sie jemals eine anspre­chend aus­se­hende Versicherungspolizze gese­hen? Wahrscheinlich nicht. Der Grund dafür ist, dass Sie zum Entwerfen sol­cher Vorlagen
auf Programmierung zurück­grei­fen müs­sen. Infolgedessen kön­nen Fachanwender und das Marketing nicht selbst an den Dokumenten arbei­ten, was bedeu­tet dass Ihr Corporate Design von der IT erstellt wird.

Da die drei Hauptansätze für die Erstellung von Geschäftsdokumenten so viele Nachteile mit sich brin­gen, muss es sicher­lich einen ande­ren Weg geben?

 

Die Lösung: dox42 – die Software zur Dokumentenautomatisierung

Um die Vorteile eines attrak­ti­ven Dokumentendesigns, vie­ler Datenquellen und der ser­ver­sei­ti­gen Dokumentautomatisierung zu kom­bi­nie­ren, soll­ten Sie auf dox42 zurück­grei­fen. Die Software ermög­licht es aus­sa­ge­kräf­tige Dokumente auto­ma­tisch zu erstel­len, die optisch anspre­chend, per­so­na­li­siert und indi­vi­du­ell sind. Die Dokumente kön­nen Daten aus ver­schie­de­nen Datenquellen beinhal­ten und wer­den ohne manu­el­len Aufwand gene­riert.

Intuitives Dokumentendesign in MS Office

dox42 ist ein leis­tungs­star­kes Engine für Dokumentenerstellung, das ein attrak­ti­ves Dokumentendesign in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) ermög­licht und es somit Fachanwendern erlaubt, Vorlagen selbst zu ent­wer­fen und anzu­pas­sen. Es ist ein No-Code-Tool und Daten aus allen Quellen wie SharePoint, Dynamics 365, SAP, Excel, SQL usw. kön­nen ein­fach und ohne tech­ni­sches Wissen inte­griert wer­den. Es liegt an Ihnen, ob Ihre Dokumente in der Cloud oder on-premise gene­riert wer­den. Mit nur einem Klick oder Workflow wer­den alle Dokumente auto­ma­tisch erstellt. Da dox42 nativ in die Microsoft-Umgebung wie SharePoint, Teams, Dynamics, Power Automate und Azure Active Directory inte­griert wird, ist die Benutzererfahrung naht­los. Sie kön­nen also nicht nur von der Automatisierung pro­fi­tie­ren, son­dern auch von her­vor­ra­gen­den Prozessen und einer hoch­si­che­ren Dokumentenerstellung.

dox42 Kunden erstel­len auto­ma­tisch alle Arten von Dokumenten wie Verträge, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Präsentationen und vie­les mehr. Darüber hin­aus kön­nen Sie mit nur einem Klick die gene­rier­ten Dokumente in einer SharePoint-Bibliothek Ihrer Wahl mit den ent­spre­chen­den Metadaten und AAD Informationen des ange­mel­de­ten Benutzers spei­chern, das Dokument per E‑Mail sen­den, E‑Mail-Entwürfe erstel­len und das Dokument digi­tal signie­ren. Die Möglichkeiten und Szenarien sind end­los. dox42 för­dert auch die Zusammenarbeit in Zeiten von Home Office. Die Verwaltung von Vorlagen und das Generieren von Dokumenten direkt aus MS-Teams ist eine wei­tere leis­tungs­starke Option. Und das Beste ist, es ist so intui­tiv, dass es jeder­zeit von einem nicht tech­nisch ver­sier­ten Business User ein­ge­rich­tet oder ange­passt wer­den kann.

Dokumente auto­ma­tisch in MS Teams gene­rie­ren und ver­wal­ten

Neugierig dar­auf, mehr zu erfah­ren und dox42 selbst aus­zu­pro­bie­ren? Sehen Sie sich unsere dox42-Session am 03.11. am Communardo Digital Workplace Summit an und for­dern Sie Ihre per­so­na­li­sierte Online-Demo und eine kos­ten­lose 30-Tage-Testversion über info@dox42.com an.

 

#DWSC20

15. Oktober 2020

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