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Vision “One Enterprise Search” – Integration externer Systeme in die SharePoint-Suche

Dieser Beitrag gehört zu  einer Serie von Blogbeiträgen zum Thema SharePoint-Suche und deren Erweiterbarkeit. Im ersten Teil SharePoint Search: Confluence, Föderierte Suche – und warum wir einen Schritt weiter gehen widmete sich mein Kollege Heinrich Ulbricht der Föderierten Suche und beleuchtete die Gründe, diese auf dem Weg zu einer echten Unternehmenssuche („One Enterprise Search“) hinter sich zu lassen.

Im vorliegenden Beitrag werde ich aufzeigen, wie externe Systeme im wörtlichen Sinne in die SharePoint-Suche integriert werden können – und welche Optionen es dafür gibt.

Vollständige Suchintegration

Definition

Von einer „echten Integration“ sprechen wir, wenn alle an die Suche angebundenen Systeme (sowohl SharePoint selbst als auch externe Systeme) einen homogenen Suchindex befüllen. Dies ist eine grundlegende Anforderung an eine Unternehmenssuche und gleichzeitig die Abgrenzung zu einer Föderierten Suche, die sich über den OpenSearch-Standard am Suchindex des Fremdsystems bedient.

Umsetzung in der SharePoint-Suche

SharePoint bedient den Ansatz der „echten Integration“ und erstellt einen solchen gemeinsamen Index aus verschiedenen Inhaltsquellen (Content Sources).

Folgende Optionen für die Anbindung werden angeboten:

  • SharePoint Websites
  • Externe Websites
  • Dateifreigaben
  • Öffentliche Exchange-Ordner
  • Branchendaten
  • Benutzerdefiniertes Repository

Bei einer vollständigen Suchintegration werden für eine Suchabfrage alle Ergebnisse aus dem gemeinsamen Suchindex zurückgegeben. Der Index enthält sowohl Textinhalte als auch Metadaten für die einzelnen Elemente.

Vorteile

Die Vorzüge dieses Vorgehens liegen auf der Hand:

  • Integrierte Darstellung der Suchergebnisse
  • Konfiguration der Aktualisierungshäufigkeit für den Suchindex
  • Steuerung, welche Metadaten indiziert werden
  • Ausführen eines konsolidierten Backups für indizierten Inhalt
  • Performance beim Ausführen einer Suchabfrage

Weitere Vorteile können in SharePoint Search: Confluence, Föderierte Suche – und warum wir einen Schritt weiter gehen nachgelesen werden.

Präsentation der Suchergebnisse

Die integrierte Darstellung der Suchergebnisse profitiert von folgenden SharePoint-Funktionen:

  • Einheitliche Sortierung nach Relevanz und wahlweise weiteren Kriterien
  • Horizontale Einschränkung (Facettensuche) mittels Refiner – sowohl übergreifend über alle angebundenen Systeme als auch dediziert für ein bestimmtes System
  • Vertikale Einschränkung auf einzelne Systeme mittels Ergebnisquellen
  • Display Templates – sowohl Standard Templates als auch benutzerdefinierte Templates für bestimmte Ergebnistypen bzw. Inhaltsquellen
  • Abfrageregeln

Die nachfolgende schematische Abbildung soll die wichtigsten Merkmale der integrierten Darstellung veranschaulichen:

SharePoint-Suche: Suchcenter mit Integration externer Systeme

Die integrierte Darstellung der Suchergebnisse ist zwar nur einer von einer ganzen Reihe von Trümpfen, welche die vollständige Suchintegration mit sich bringt, für mich (und garantiert auch für unsere Anwender) aber derjenige, welcher am offensichtlichsten sein dürfte.

Gedanken zur Anbindung konkreter Systeme

Wie ich bereits eingangs erwähnte bietet SharePoint folgende Möglichkeiten der Integration externer Systeme in die Suche:

  • Externe Websites: alle Inhalte von einer einzelnen Seite bis hin zu einer kompletten Website
  • Dateifreigaben (File Shares): Inhalte einer Dateifreigabe, z. B. Dokumente und sonstige Dateien
  • Öffentliche Exchange-Ordner (Exchange Public Folders): Nachrichten, Diskussionen und gemeinsame Inhalte
  • Branchendaten (Line of Business Data): externe Datenquellen, die in einem Anwendungsmodell in einer Business Data Connectivity -Dienstanwendung definiert sind
  • Benutzerdefiniertes Repository (Custom Repository): Verwendung eines benutzerdefinierten Connectors

Nachfolgend habe ich ein aus dem Unternehmensleben gegriffenes Beispiel für potentiell in die SharePoint-Suche zu integrierende Systeme dargestellt:

SharePoint-Suche: Anbindung externer Systeme

Die Integration für externe Websites, File Shares und Exchange-Ordner bringt SharePoint bereits out-of-the-box mit, die Erstellung von Inhaltsquellen für diese Systeme kann durch Konfiguration im SharePoint umgesetzt werden (was nicht heißt, dass man nicht auch dabei auf für graue Haare sorgende Probleme stoßen kann…). Zur Integration von File Shares habe ich unlängst die Beitragsserie SharePoint-Suche: Integration von File Shares aufgepeppt veröffentlicht.

Eine weitere relativ einfach umzusetzende Anbindung ist die von Datenbanktabellen, z.B. für MS SQL Server. Dies wird über die Option Branchendaten mittels externer Inhaltstypen realisiert, die Erstellung der erforderlichen externen Inhaltstypen kann im einfachsten Fall im SharePoint Designer vorgenommen werden.

Unternehmensanwendungen können entweder als Branchendaten (Line of Business Data) oder als benutzerdefiniertes Repository (Custom Repository) in die SharePoint-Suche eingebunden werden. In beiden Fällen bildet die SharePoint-Dienstanwendung „Business Connectivity Services“ die technische Grundlage für die Anbindung. Um die Autorisierung für den Zugriff auf die Fremdsysteme zu verwalten, kann eine weitere SharePoint-Dienstanwendung „Secure Store Service“ eingesetzt werden, welche die sichere Speicherung und Zuordnung von Anmeldeinformationen ermöglicht.

Die Herausforderung: SharePoint bietet zwar in durchdachter Kombination die technischen Voraussetzungen zum Anbinden von Unternehmensanwendungen, fertige Schnittstellen zu üblichen Unternehmensanwendungen sind jedoch nicht im Lieferumfang von SharePoint enthalten. Wer Unternehmensanwendungen in die Suche integrieren möchte, muss die Anbindung individuell umsetzen – oder auf bereits vorhandene Erweiterungen von Drittanbietern setzen.

Confluence-Integration

An dieser Stelle will ich den Kreis schließen und mich wieder der eingangs im ersten Beitrag erwähnten Confluence Wiki-Integration zuwenden.

Wie oben ausgeführt haben wir, wenn wir eine vollständigen Suchintegration erreichen wollen, für die Anbindung dieser Unternehmensanwendung zwei Optionen:

  • Individualumsetzung
  • Einsatz einer bereits vorhandenen Erweiterung

Der ersten Option – Entwicklung eines Custom Connectors – will ich mich im nächsten Blogbeitrages widmen.

Für die zweite Variante hat Communardo den Connector for SharePoint Search – for Confluence entwickelt – eine Erweiterung für die SharePoint-Suche, die alle oben beschriebenen Vorteile bietet. Der Connector integriert den Inhalt von Bereichen, Seiten, Blogbeiträgen und Kommentaren aus Confluence in die SharePoint Suche.

Zusammenfassung und Ausblick

Abschließend wollen wir uns noch ein Beispiel für gelebte Suchintegration aus einem SharePoint-Suchcenter anschauen:

SharePoint-Suche: Beispiel Suchcenter mit Integration externer Systeme

In die Suchdienstanwendung wurden (mit Bordmitteln) ein File Share angebunden sowie (mittels Connector for SharePoint Search) ein Confluence-Wiki. Sehr schön zu sehen ist die integrierte Ergebnisdarstellung für die Ergebnisse aus den verschiedenen Inhaltsquellen, ebenso die Möglichkeit zur vertikalen (Ergebnisquellen) bzw. horizontalen (Refiner) Einschränkung für Suchergebnisse aus Confluence.

In den folgenden Blogbeiträgen will ich die Grundlagen für die Erstellung eines Indexing Connectors sowie die die konkrete Planung am Beispiel Confluence behandeln, bevor es dann um Installation und Konfiguration eines solchen Search Connectors geht.


Sie haben Fragen oder möchten sich mit uns über SharePoint und die Integration von Drittsystemen unterhalten? Dann kommen Sie bitte auf uns zu. 

Avatar Rudolf Seidel-Hanso

Hallo Fr. Riemenschneider, Ihr Artikel und insbesondere der Ausblick auf die noch ausstehenden Blogbeiträge ist sehr interessant. Ich bin zur Zeit auf der Suche nach Beiträgen wie JIRA in die SharePoint-Suche integriert werden kann. Wann ist mit der Veröffentlichung der nächsten Blogbeiträge zu rechnen?

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Herr Seidel-Hanso, leider komme ich momentan absolut nicht dazu. Aber aufgeschoben ist nicht aufgehoben ;-).

Wir haben übrigens bei Communardo auch bereits darüber nachgedacht, selbst einen Search Connector für JIRA zu entwickeln und als Produkt anzubieten. Wären Sie denn daran interessiert?

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