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SharePoint Workflows mit Visio erstellen

Mit SharePoint 2010 in Kombination mit Visio 2010 besteht nun die Möglichkeit, auch ohne SharePoint Designer Workflows zu definieren.

Im Bereich der Fluss-Diagramme findet man das Template Microsoft SharePoint Workflow. Auf Basis dieses Templates soll nun exemplarisch ein Workflow erstellt werden.

Hat man auf Basis des Templates eine neue Zeichnung erstellt, kann man direkt mit der Erstellung des Workflows beginnen. Wenn man schon mit Flussdiagrammen gearbeitet hat, ist die Handhabung recht einfach.

Der Anwendungsfall im Beispiel soll ein einfacher Urlaubsantrag sein. Mitarbeiter sollen in der Lage sein, Urlaubsanträge zu erfassen. Dieser soll zur Genehmigung einem Mitarbeiter der HR-Abteilung vorgelegt werden. Im Anschluss daran wird der beantragende Mitarbeiter über den Status seines Antrags informiert.

Um dies zu designen zieht man einfach die entsprechenden Shapes auf die Zeichnung und verbindet diese Shapes dann. Um die Lesbarkeit zu erhöhen und Aufgaben näher zu spezifizieren kann und sollte man die Standard-Texte anpassen.

Vor dem Export sollte man mit Hilfe des Menüpunktes „Diagramm überprüfen“ einen Check auf Probleme durchführen. Ein Klick auf „Exportieren“ erzeugt eine VWI-Datei, die als Austauschformat dient.

Schaut man sich diese Datei etwas näher an, wird man feststellen, dass sie den Workflow als VDX-Datei, als auch als XOML-Datei beinhaltet.

In meinem Beispiel gibt es 2 Listen: Die Benutzerdefinierte Liste Urlaubsanträge beinhaltet die Urlaubsanträge, die Kalenderliste Urlaubskalender beinhaltet die genehmigten Urlaube in der Übersicht.

Um aus der Visio-Zeichnung nun einen SharePoint-Workflow zu generieren, wird SharePoint Designer 2010 benötigt. Hier kann man die eben erstellte Austauschdatei importieren. In meinem Fall soll der Workflow als Listenworkflow an die eben genannte Liste Urlaubsanträge gebunden werden.

SharePoint Designer erzeugt nun einen Workflow, der schon der grundlegenden Struktur aus der Visio-Zeichnung entspricht, nun aber noch von einer technisch versierten Person mit Leben gefüllt werden muss.

Man sieht, dass als Hilfestellung die geänderten Beschriftungen aus Visio übernommen wurden.

Erster Schritt im Workflow ist die Prüfung auf einen genehmigungspflichtigen Urlaubsantrag. Hier könnte man den Inhaltstyp abfragen. In diesem Fall gibt es ein Feld Typ und wenn hier „Sonderurlaub“ steht, soll eine Genehmigung erfolgen. Die Einrichtung ist recht selbsterklärend.

In den Workflow-Einstellungen kann man nun noch definieren, wann der Workflow starten soll (z.B. sobald ein Eintrag erstellt wurde) – das ist ja schon aus SharePoint bekannt.

Der Workflow kann nun auch wieder nach Visio exportiert werden. Es entsteht dabei wieder eine VWI-Datei, die in Visio importiert und weiter bearbeitet werden kann. Im Beispiel könnte man nun noch eine Eingangsbestätigung zu Beginn des Workflows versenden. Dazu wird der Workflow einfach im Visio geändert, exportiert und erneut in SharePoint Designer geöffnet.

Wie man sieht, sind alle Einstellungen noch enthalten, die neu hinzugefügten Schritte müssen nur noch bearbeitet werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Erstellung von Workflows per Visio in meinen Augen eine schöne Möglichkeit ist, von fachlicher Seite her zu definieren wie ein Prozess ablaufen soll. Die technische Umsetzung muss nach wie vor ein Entwickler oder Power-User durchführen.

Hallo,
sehr guter Blog, schaut wirklich interessant aus!!!!
Nur leider finde ich in meinem Visio2010 Professional das Template für den SharePoint Workflow unter Flussdiagramme nicht.
Wo kann ich das herunterladen?
Danke im Voraus.
Dirk

Hallo Dirk, das SharePoint Workflow Template steht erst ab der Premium Version von Visio 2010 zur Verfügung (s. http://blogs.msdn.com/b/visio/archive/2010/04/09/visio-2010-editions.aspx). Grüße Martin

Hallo,
ich habe den Workflow genau wie du erstellt.
Nur dass dieser von 2 Personen genehmigt werden muss.
Das funktioniert aber leider nicht..:

Wenn Aktuelles Element:beantragen (Checkbox) gleich Ja
Vorgang ‚Abstimmung‘ für Aktuelles Element‘ mit ‚micha; maurice‘ starten
Wenn Beantragungsstatus: Genehmigungsstatus gleich 0;#Genehmigt
E-Mail an Aktuelles Element: Erstellt von //Zusage
dann Element in Urlaubskalender erstellen(Ausgabe in Termin) //Kalender
Andernfalls
E-Mail an Aktuelles Element: Erstellt von //Absage

Bitte um Hilfe!
MfG Michael

Hallo Herr Hey,
sehr schöne Darstellung!
Folgende Frage: wenn ich mein Viso-Modell an Sharepoint übertragen habe und dort mit weiteren Steuerparametern angereichert habe. Und wenn ich dann mein Visio-Modell versioniere und umbaue, muss ich dann nach dem Übertragen an Sharepoint nochmals alle im Designer eingetragenen Daten des vorherigen Modells nachtragen?
Viele Grüße
Martin Bartonitz

Hallo Herr Bartonitz,

ich hab diesen Weg selbst nicht ausprobiert, aber das Visio-Team beschreibt in seinem Blogpost SharePoint Workflow Authoring in Visio Premium, dass auch dieser Weg möglich ist. Hier wird in SharePoint Designer eine Interchange-Datei erstellt. Diese kann in Visio importiert, angepasst und wieder exportiert werden. Die Einstellungen dürften meiner Meinung dabei nicht verloren gehen. Hier käme es aber auf einen Versuch an.

Viele Grüße

Martin Hey

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