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SharePoint-Suche: Integration von File Shares aufgepeppt (Teil 1 – Ergebnisquellen)

Die Integration von File Shares in die SharePoint-Suche (als eine Variante der Suchintegration) bringt SharePoint (nicht erst ab Version 2013) out-of-the-Box mit und diese lässt sich tatsächlich sehr einfach mit ein paar Klicks einrichten (eine gut nachvollziehbare Anleitung findet sich zum Beispiel unter How to: Configure Enterprise Search to index a file share).

Wie kann ich aber durch eine geschickte Präsentation der Suchergebnisse das Nutzungserlebnis noch steigern und damit die Akzeptanz im Unternehmen erhöhen? Geht das auch mit geringem Aufwand und nah am Standard? Der vorliegende (sowie folgende) Beiträge widmen sich möglichen Antworten auf diese Fragen auf der Grundlage von SharePoint 2013.

Ausgangssituation

Was habe ich im Vorfeld bereits erledigt?

Ich habe eine Netzwerkfreigabe „Fileshare for Search“ eingerichtet (incl. Leserechte für den Content Access Account):

Fileshare

In den vier Haupt-Ordnern befinden sich jeweils mehrere Dateien unterschiedlicher Dateitypen (PDF, Visio, Word, …), teils in Unterordnern.

Weiterhin habe ich eine Inhaltsquelle „Fileshare“ wie folgt erstellt:

Content Source

Und last not least habe ich natürlich mittels Full Crawl die Indizierung vorgenommen und damit die Grundeinrichtung abgeschlossen. Die Suchergebnisse werden erwartungsgemäß angezeigt (rot unterstrichen aus dem File Share stammende), allerdings ahnen wir schon, dass der eine oder andere unserer Anwender damit nicht 100% glücklich werden wird:

SharePoint-Suche: Ausgangssituation

Die Herausforderung

Die Ergebnisse aus dem SharePoint selbst und aus dem File Share werden in bunter Mischung angezeigt (das ist ja gerade der Kick der integrierten Suche!), was zwar prinzipiell gewollt ist, aber es gibt eben auch Fälle, wo der Anwender schon weiß, dass eine Datei auf dem File Share liegt und er deshalb auch nur dort suchen möchte. Außerdem ist nur für „eingeweihte“ Anwender anhand der Url nachvollziehbar, welche Ergebnisse vom File Share stammen und welche nicht. Ferner ist abhängig von der Länge der Url vollständige Pfad und insbesondere der Haupt-Ordner, unter dem sich eine Datei befindet (und der so etwas wie eine Kategorie verkörpert), mal sichtbar und mal nicht.

Wie können wir hier nun verbessernd eingreifen?

Lösungsansätze

In einem anderen Beitrag Unternehmenssuche global beleuchtet – … und Ihr werdet finden! hatte ich bereits Technologie-unabhängig einige Beispiele für eine ansprechende Präsentation der Suchergebnisse aufgezeigt. Wenn wir nun auf SharePoint 2013 als Plattform für unsere Unternehmenssuche setzen können, so bieten sich folgende konkrete Möglichkeiten an:

  • Vertikale Einschränkung unter Verwendung einer Ergebnisquelle (Result Source)
  • Horizontale Einschränkungen mittels  Facettennavigation (Refiner)
  • Angepasste Anzeigevorlagen (Display Templates) für ausgewählte Ergebnistypen (Result Types)

Dabei habe ich mich bewusst auf Optionen beschränkt, die SharePoint im Standard mitbringt und für die keine Eigenentwicklung erforderlich ist – die mithin Update-sicher sind. Auch hält der Aufwand für die Umsetzung sich in Grenzen (und es gibt bestimmt irgendjemanden, den das erfreut 😉 ).

Umsetzung

Um dem geneigten Leser kein exorbitantes Ausmaß an Lesestoff zuzumuten, habe ich mich im vorliegenden Beitrag auf die Umsetzung der ersten Lösungsoption beschränkt. Weitere Beiträge sind bereits in Planung :-).

Vertikale Einschränkung mittels Ergebnisquelle

Eine allgemeine Anleitung seitens Microsoft findet sich unter Konfigurieren der Ergebnisquellen für die Suche in SharePoint Server 2013. Diese Aufgabe kann normalerweise ohne unliebsame Überraschungen bewältigt werden. Obschon keine Stolpersteine zu erwarten sind, habe ich der Vollständigkeit halber das Vorgehen am spezifischen Beispiel „File Share“ nachfolgend detailliert beschrieben.

Folgende Schritte sind erforderlich:

  1. Erstellen einer Ergebnisquelle für die Inhaltsquelle „Fileshare“ (Zentraladministration)
  2. Anlegen und Konfigurieren einer neuen Seite für die dedizierte Anzeige der Suchergebnisse aus dem File Share (Such-Center)
  3. Erweiterung der Suchnavigation um die neue Seite (Website-Einstellungen im Suchcenter)

Erstellen einer Ergebnisquelle für die Inhaltsquelle „Fileshare“

Zu diesem Zweck navigieren wir in der SharePoint Zentraladministration zu > Manage Service Applications > Search Service Application.

Result Source 1

Wir erstellen eine neue Ergebnisquelle mit folgenden Einstellungen:

Result Source 2 Result Source 3

Dabei konfigurieren wir die Suchabfrage wie folgt:

Result Source 4 Result Source 5 Result Source 7

Result Source 8

Damit ist die Ergebnisquelle fertig konfiguriert und kann verwendet werden.

Erstellen einer Seite für die Anzeige der FileShare-Suchergebnisse

Es wird vorausgesetzt, dass bereits ein Such-Center vorhanden ist. Wir erstellen dort eine neue Seite und vergeben einen sprechenden Namen (z.B. fileshareresults.aspx):

Result page 1

Result page 2

Nach der Erstellung wird die neue Seite direkt im Entwurfsmodus angezeigt. Es sind bereits alle für eine Ergebnisseite erforderlichen Webparts enthalten und unter Verwendung von Standardeinstellungen konfiguriert. Um eine vertikale Einschränkung zu erstellen, muss lediglich der Suchergebnis-Webpart angepasst werden:

Result page 3

Im Suchergebnis-Webpart ist die Suchabfrage so anzupassen, dass nur Ergebnisse aus dem File Share zurückgegeben werden. Dafür verwenden wir unsere im ersten Schritt erstellte Ergebnisquelle:

Result page 4 Result page 5

Mittels „Abfrage testen“ können wir uns eine Vorschau der Ergebnisse anzeigen lassen und die Konfiguration dann mit Ok bestätigen sowie die Seite speichern:

Result page 6

Die Seite zeigt nun nur noch Ergebnisse aus dem File Share an:

Suchergebnisseite fertig konfiguriert

Zu guter Letzt sollten wir nicht vergessen, die Seite einzuchecken und, falls erforderlich, zu veröffentlichen:

Result page 7

Die Seite ist nun ordnungsgemäß konfiguriert, allerdings ist sie noch nicht in die Such-Navigation eingebunden, d.h. die Anwender bekommen die Seite im Normalfall nicht zu Gesicht. Dafür ist noch ein letzter kleiner Konfigurationsschritt auszuführen.

Erweiterung der Such-Navigation

Um die neu erstellte Seite in die Such-Navigation einzubinden, navigieren wir zu den Website-Einstellungen und dort zu den Sucheinstellungen:

Website-Einstellungen

In den Sucheinstellungen gehen wir zur Such-Navigation und klicken auf „Link hinzufügen“:

Sucheinstellungen Navigation

Im angezeigten Dialog verweisen wir auf unsere neue Seite:

Sucheinstellungen Navigation Link hinzufügen

Fertig! 🙂

Ergebnis

In unserem Such-Center wird nun auf der Ergebnisseite ein neuer Reiter „Fileshare“ angezeigt, durch Klick auf diesen Reiter werden die Suchergebnisse auf das File Share eingeschränkt. (Wir wissen natürlich, dass es sch technisch um eine zusätzliche Seite handelt, für den Anwender sieht es aber so aus, als ob sich alles auf derselben Seite abspielt und das ist auch gut so ;-)).

Suchergebnisseite danach

Unsere Anwender können also bei Bedarf nun auch ausschließlich im File Share suchen bzw. ersehen, welche Suchergebnisse vom File Share stammen.

Ausblick

Das war natürlich erst der Anfang in der Umsetzung unseres Vorsatzes, das Nutzungserlebnis der SharePoint-Suche für die Anwender zu steigern. Im nächsten Beitrag will ich auf horizontale Einschränkungen der Suche im File Share mittels  Facettennavigation (Refiner) eingehen. Da lauern dann auch einige Extra-Herausforderungen…

Inzwischen ist der zweite Beitrag auch verfügbar:
SharePoint-Suche: Integration von File Shares aufgepeppt (2 – Refiner)

Sie wollen gleich mit der Integration von File Shares anfangen?

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