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SharePoint Search: Confluence, Föderierte Suche – und warum wir einen Schritt weiter gehen

Dieser Beitrag ist der erste in einer Serie von Blogbeiträgen zum Thema SharePoint-Suche und deren Erweiterbarkeit.

Am konkreten Beispiel Confluence Wiki-Integration wird gezeigt, wie sich externe Systeme in die SharePoint-Suche integrieren lassen und warum wir damit dem Ziel One Enterprise Search einen Schritt näher kommen.

  1. SharePoint Search: Confluence, Föderierte Suche – und warum wir weiter gehen (dieser Beitrag)
  2. SharePoint Search: Vision „One Enterprise Search“ – durch die Integration externer Systeme einen Schritt näher
  3. SharePoint Search: Echte Suchintegration externer Systeme mit Indexing Connectors
  4. SharePoint Indexing Connectors: Planung der Integration externer Systeme am Beispiel Confluence
  5. SharePoint Search: Administration der mit Indexing Connectors erweiterten Suche
  6. SharePoint Search: Das volle Potential externer Suchergebnisse nutzen durch Konfiguration des Suchcenters

Zu Beginn schauen wir auf die Föderierte Suche von SharePoint und warum es sich lohnt, einen Schritt weiter zu gehen.

Integrationsstufen

Auf dem Weg zur SharePoint-Unternehmenssuche gibt es verschiedene Stufen, in denen sich externe Systeme integrieren lassen. Das Ziel ist in jedem Fall, dem Anwender eine zentrale Anlaufstelle für die Informationsbeschaffung zu bieten:

Wir schauen uns den ersten und den letzten Punkt genauer an.

Föderierte Suche als erster Schritt

Die Föderierte Suche von SharePoint ist eigentlich keine Such-Integration sondern eine Integration von Bedienoberflächen.

Mit der Föderierten Suche werden Suchanfragen aus der SharePoint-Oberfläche heraus an externe Systeme weitergeleitet. Das externe System bearbeitet die Suchanfrage und liefert fertige Suchergebnisse in einem standardisierten Format an SharePoint zurück, wo diese dargestellt werden. Es sind also zwei verschiedene Such-Technologien beteiligt.

SharePoint Search - Föderierte Suche
Suchcenter mit separat dargestellten Ergebnissen des externen Systems

In der MSDN sind Gründe aufgeführt, warum es notwendig sein kann, diese Art der Suche zu verwenden:

Das externe System

  • kann nicht von der SharePoint-Suche direkt durchforstet werden, da es Beschränkungen bzgl. Technologie, Ressourcen oder Größe der Inhalte gibt
  • besitzt bereits eine gut funktionierende Suche
  • ist gesichert und kann nur durch Suchanfragen gelesen werden

Ein sofort sichtbarer Nachteil der Föderierten Suche ist die separate Darstellung von Suchergebnissen. Diese werden nicht zusammen mit den Ergebnissen der SharePoint-Suche dargestellt, sondern in einem separaten Web Part.

Föderierte Suche mit Confluence

Confluence unterstützt die Föderierte Suche durch die Erweiterung SharePoint Connector, die über den Atlassian Marketplace bezogen werden kann. Diese Erweiterung besteht aus einem Plugin für Confluence und einer Solution für SharePoint.

Für die Darstellung von Confluence-Suchergebnissen im SharePoint wird der Web Part Confluence Federated Search Results bereitgestellt. Dessen Konfiguration enthält den Parameter „Source URL“:

http://{confluenceUrl}/plugins/servlet/opensearch/1.0?query={searchTerms}&format=rss_1.0

Via Query Parameter wird ein Suchbegriff an Confluence übergeben und das Ergebnis im OpenSearch-Format empfangen. Der Web Part rendert anschließend das Suchergebnis.

Der Vorteil der Föderierten Suche in diesem Fall ist, dass der SharePoint als zentrale Anlaufstelle für die Informationsbeschaffung etabliert werden kann. Ein ganz klarer Nachteil ist allerdings, dass sich der „Core Results Web Part“ von SharePoint und der „Confluence Federated Search Results“ Web Part nicht auf derselben Seite platzieren lassen:

„Due to compatibility issues, you cannot have the Confluence Federated Search Result web part and the SharePoint Search Result web parts on the same page.“ (Quelle: Atlassian)

SharePoint Search - Föderierte Suche mit dem Atlassian SharePoint Connector
SharePoint- und Confluence-Suchergebnisse werden auf separaten Seiten dargestellt

Damit ist der Vorteil der integrierten Bedienoberflächen hinfällig, da für SharePoint- und Confluence-Ergebnisse separate Suchseiten eingerichtet werden müssen.

Gründe, die Föderierte Suche hinter sich zu lassen

Es gibt zahlreiche Gründe, die für eine vollständige Suchintegration von SharePoint und Confluence sprechen. Dazu gehören:

Für den Anwender:

  • Eine Suchoberfläche für SharePoint- und Confluence-Inhalte
  • Einheitliche Sortierung aller Suchergebnisse aus SharePoint und Confluence nach Relevanz
  • Verwendung der gewohnten SharePoint-Boardmittel: Refiner, Erweiterte Suche, Sortierung, …

Für den Solution Architect:

  • Refiner für Confluence-Metadaten: Inhaltstypen (Bereich, Seite, etc.)
  • Display Templates für Confluence-Suchergebnisse
  • Query Rules
  • Content by Search

Für den Admin:

  • Kontrollierte Auslastung der Infrastruktur
  • Konfigurierbares Durchforstungsintervall
  • Confluence wird nicht durch Suchanfragen belastet

Lösung: Connector for SharePoint Search – for Confluence

Die genannten Gründe waren die Motivation hinter der Entwicklung des Connector for SharePoint Search – for Confluence – einer Erweiterung für die SharePoint-Suche, die alle oben beschriebenen Vorteile bietet.

SharePoint Search - Integrierte Suche
Ein Suchcenter – Integrierte SharePoint- und Confluence-Suchergebnisse

Im nächsten Blogbeitrag der Serie wird gezeigt, wie diese Suchintegration für Confluence-Inhalte aussehen kann. Anschließend steigen wir kurz hinab in die Tiefen des Search Connector Frameworks, um uns danach der Installation und Konfiguration eines Search Connectors zu widmen.

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