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SharePoint Cloud Hybrid Search vice versa

In meinem Blogbeitrag Cloud Hybrid Search – ein Erfahrungsbericht habe ich beschrieben, wie die Cloud Hybrid Search „im Inneren“ funktioniert, was man bei der Einrichtung beachten sollte und wie sich schließlich das Ergebnis darstellt. Letzteres allerdings nur für die Anzeige der Suchergebnisse in Office 365 – also im SharePoint Online Suchcenter und in Delve.

Durchaus interessant ist aber auch die Umkehrung, also die Anzeige der Online-Inhalte in der OnPremise-Suche. Maßgebend wird dies, wenn in einem hybriden Szenario die Suche nicht oder nicht ausschließlich im Suchcenter der Cloud erfolgen soll. Das wird ganz sicher dann der Fall sein, wenn die Anwender im Unternehmen den lokalen SharePoint als ihre hauptsächliche Arbeitsumgebung nutzen (und in der Cloud z.B. nur Inhalte bereitgestellt werden, die mit Partnern geteilt werden). Selbstverständlich sollen unsere Anwender von einheitlichen Suchergebnissen, Relevanzrangfolgen und Einschränkungen dann (auch) in der OnPremise-Suche profitieren können.

Eigentlich hatte ich nach der erfolgreichen Einrichtung der Cloud Hybrid Search nicht damit gerechnet, dass ich bei diesem Schritt noch auf nennenswerte Probleme stoßen würde. Doch getreu Murphy ging schief, was irgendwie schiefgehen konnte. Dieser Blogbeitrag berichtet von den aufgetretenen Problemen und deren Lösung. 

Einrichtung gemäß Roadmap für Konfiguration der Cloud Hybrid Search

Ich gehe an dieser Stelle davon aus, dass die Cloud Hybrid Search bereits erfolgreich eingerichtet wurde. Falls das noch nicht der Fall sein sollte, verweise ich auf meinen oben verlinkten Blogbeitrag Cloud Hybrid Search – ein Erfahrungsbericht 🙂

Die Technet-Anleitung für die Konfiguration der Cloud Hybrid Search enthält ganz zum Schluss unter Optimieren der Cloudhybridsuche auch einen Verweis auf Anzeigen der Ergebnisse aus Office 365 in lokalen SharePoint-Bereitstellungen mit Cloudhybridsuche. Nach dieser Anleitung bin ich erst einmal vorgegangen.

Die Abbildung zeigt den Informationsfluss von einem Websitesuchfeld in SharePoint Server 2013 über die Cloud-SSA zum Office 365-Index und zurück zum Websitesuchfeld.
Quelle: https://technet.microsoft.com/library/mt668455(v=office.16).aspx

Mit den hellgrauen Linien ist dargestellt, was im Rahmen dieser Anleitung eingerichtet wird.

Im Wesentlichen läuft es auf folgende 2 Schritte hinaus:

  1. In der Cloud Search Service Application eine Ergebnisquelle (Result source) für das Abrufen der Suchergebnisse aus dem in Office 365 gespeicherten Suchindex erstellen und diese als Standard festlegen.
  2. Veröffentlichen der Cloud Search Service Application, damit SharePoint OnPremise Server die Cloud-SSA nutzen können.
    • Dieser Schritt ist nur dann erforderlich, wenn andere SharePoint-Farmen auf die Cloud Search Service Application zugreifen können sollen. Das war hier nicht der Fall.

Gesagt, getan – so sieht meine Ergebnisquelle aus:

Cloud Hybrid Search vice versa: Ergebnisquelle für das Abrufen der Suchergebnisse aus dem in Office 365 gespeicherten Suchindex

Nun das Ganze noch fix im OnPremise-Suchcenter getestet – negativ 🙁

Da halfen auch keine IISRESETs, Search Service Neustarts, Full Crawls und dergleichen – die Suchergebnisse aus SharePoint Online waren und blieben verborgen.

Was dann letztlich aber half, war Nachdenken 😉

Problem 1: Mehrere Search Service Applications

Ausgangssituation

Ich hatte meine Cloud Search Service Application auf einem SharePoint OnPremise eingerichtet, auf dem die (lokale) Suche bereits konfiguriert war. Das heißt insbesondere:

  • Es gab bereits eine Suchdienstanwendung, welche aber nicht als Cloud SSA konfiguriert war.
  • In der SharePoint Web Application für das Portal gab es bereits ein Suchcenter.
  • Diese SharePoint Web Application verwendete die bereits vorhandene (lokale) Suchdienstanwendung.

Gewähltes Vorgehen

Ich hatte nun ganz bewusst nicht die vorhandene Suchdienstanwendung ersetzt, sondern eine weitere Suchdienstanwendung erstellt und diese als Cloud SSA konfiguriert. Die Vorteile dieses Vorgehens lagen auf der Hand:

  1. Ich lief nicht Gefahr, die bereits eingerichtete Suche zu ruinieren. Das war  besonders deshalb relevant, weil in dieser Suchdienstanwendung bereits eine ganze Menge Inhaltsquellen existierten, unter anderem auch zu diversen Fileshares und zu Atlassian Confluence (via Connector For SharePoint Search).
  2. Ich war damit in der Lage, in meine neue Cloud Search Service Application nur die Inhaltsquellen aufzunehmen, die ich auch in der Suche in Office 365 einbezogen haben wollte. (Für ein Fileshare zum Beispiel ist dies unter Umständen nur begrenzt sinnvoll, da Anwender, die außerhalb des Unternehmens die Suche in Office 365 verwenden, zwar die Suchergebnisse einsehen können, aber dann physisch keinen Zugriff auf die Dokumente haben.)

Der Haken

Aber was hatte ich damit nun erreicht?

  • In der SharePoint Web Application für das Portal gab es nach wie vor das bereits vorher vorhandene Suchcenter, welches ich auch für meinen Test verwendete.
  • Diese SharePoint Web Application verwendete aber gar nicht meine Cloud SSA, weshalb ich natürlich logischerweise auch keine Suchergebnisse aus SharePoint Online angezeigt bekommen konnte.

Auflösung

Also klarer Fall von „Operation gelungen, Patient tot“. Aber bekanntlich gibt es ja für jedes Problem eine Lösung, und die sah hier so aus:

  • Erstellung einer zusätzlichen SharePoint Web Application
  • Aktivieren der Cloud SSA in dieser Web Application (unter > Manage web applications > Service Connections):
    Cloud Hybrid Search vice versa: Verbindung der Cloud SSA mit der SharePoint Web Application
  • Erstellen eines Suchcenters in dieser Web Application und Verwendung dieses Suchcenters für die weiteren Tests.

Nun das Ganze nur noch fix im neu angelegten OnPremise-Suchcenter getestet – wieder negativ.

Problem 2: falscher Nutzer

Dieses Mal gab es aber zumindest eine aussagekräftige Fehlermeldung: „The remote server returned an error: (401) Unauthorized“
Cloud Hybrid Search vice versa: Fehlermeldung im OnPremise-Suchcenter

Darauf aufbauend konnte ich das zweite Problem sehr schnell lösen:

Ich war für meine Konfigurationstätigkeiten via Remote Desktop als Farm Admin auf dem SharePoint Server angemeldet. Unter diesem Account hatte ich auch das Suchcenter geöffnet.

Aber: Dieser Account war im Office 365 gar nicht vorhanden, da über unseren ADFS nur Benutzer-Accounts nach Office 365 synchronisiert werden.

Also öffnete ich das Suchcenter unter meinem eigenen Benutzer-Account – und voilà 🙂

Cloud Hybrid Search vice versa: Anzeige der Suchergebnisse im OnPremise-Suchcenter

Fazit

Es hat mir zwar etwas mehr Kopfzerbrechen bereitet als gedacht – aber ich habe mein Ziel, die Inhalte aus der Cloud auch im SharePoint OnPremise anzuzeigen, erreicht!

Und natürlich bin ich dabei wieder um einige Erkenntnisse reicher geworden.

Insbesondere sollte man sich vor einer produktiven Nutzung gut überlegen, ob die Cloud Search Service Application anstelle oder zusätzlich zu einer ggf. bereits vorhandenen Suchdienstanwendung eingerichtet wird. Vermutlich überwiegen die Vorteile einer einzigen Suchdienstanwendung in der Regel die einer separaten Cloud SSA. Und möglicherweise auftretende Nachteile sind bestimmt durch eine geschickte Suchkonfiguration im Office 365 auflösbar.

 

23. Dezember 2016

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