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SharePoint Cloud Hybrid Search – ein Erfahrungsbericht

Um die Cloud Hybrid Search gibt es seit der Ankündigung auf dem Officeblog durch das SharePoint-Team einen Hype. Und das ist ja auch kein Wunder: ermöglicht es die Cloud Hybrid Search doch endlich, Inhalte aus SharePoint OnPremise und Office 365 (SharePoint Online) in einer gemeinsamen Suchumgebung zu vereinigen. Und zwar nicht nur mittels Föderierter Suche, sondern durch echte Suchintegration. Die Anwender können damit von einheitlichen Suchergebnissen, Relevanzrangfolgen und Einschränkungen profitieren. Dies ist besondern wichtig für alle Unternehmen, die ein hybrides Szenario betreiben: die Inhalte werden verteilt auf OnPremise (z.B. hoch sensible Daten) und in der Cloud (z.B. Inhalte, die mit Partnern geteilt werden sollen) gespeichert, für die Anwender soll sich die Arbeitsumgebung aber möglichst homogen präsentieren.

Als ich die Cloud Hybrid Search dann das erste Mal selbst eingerichtet hatte, war ich um einige Erkenntnisse reicher. Es macht schon einen Unterschied, die Einrichtung der Cloud Hybrid Search auf Videos anzuschauen und deren Vorteile in vollmundigen Marketing-Botschaften zu lesen oder selbst zu erfahren, wie sich das alles anfühlt. Und da Teilen Spaß macht, möchte ich dies mit meinen Erfahrungen tun 🙂

Wie die Cloud Hybrid Search „im Inneren“ funktioniert, was man bei der Einrichtung ggf. beachten sollte, welche Stolpersteine es auch nach erfolgreicher Einrichtung noch geben kann und wie sich zu guter Letzt das Ergebnis darstellt, ist in diesem Blogbeitrag beschrieben.

Funktionsweise der Cloud Hybrid Search

Die Kernbotschaft lautet: Es gibt nur einen Suchindex, und der befindet sich in der Cloud.

Um den Index mit OnPremise-Inhalten zu befüllen, wird auf einem OnPremise Server eine speziell dafür konfigurierte Suchdienstanwendung (die sogenannte Cloud SSA) benötigt.

Anmerkung: Diese Cloud SSA kann entweder als einzige Suchdienstanwendung oder zusätzlich zu einer bzw. sogar mehreren weiteren Suchdienstanwendungen der SharePoint Farm residieren. Welche Auswirkungen dies hat, dazu in einem folgenden Blogbeitrag mehr.

Cloud Hybrid Search Architektur
(Quelle: https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt668455.aspx)

Und so läuft das Ganze ab:

  • Die OnPremise-Inhalte werden in der Cloud SSA gecrawlt und an den Suchindex in der Cloud übertragen. Die Aktualität hängt von den Crawl-Einstellungen der entsprechenden Inhaltsquelle(n) ab.
  • Die Online-Inhalte werden kontinuierlich im selben Suchindex gespeichert – darum kümmert sich Office 365 :-).
  • Benutzer in Office 365 sehen die Elemente des Suchindex (also OnPremise- und Online-Inhalte bunt gemischt) z.B. in Delve oder im SharePoint Online Suchcenter. Das ist die von Microsoft empfohlene Variante.
  • Wenn gewollt, können OnPremise-Benutzer außerdem denselben Suchindex auch im lokalen Suchcenter bzw. in der Website-Suche abrufen. Bei dieser Variante befinden sich Suchumgebung und Index auf verschiedenen Plattformen.

Einrichtung der Cloud Hybrid Search

Die Einrichtung erfolgt durchgängig auf dem OnPremise SharePoint Server mithilfe durch Microsoft bereitgestellter Powershell Scripts. Ich habe die Cloud Hybrid Search für SharePoint 2016 eingerichtet, ebenso funktioniert das Ganze aber auch für SharePoint 2013 ab Service Pack 1 mit kumulativem Update von Januar 2016. Dafür gibt es eine gute TechNet-Anleitung Konfigurieren der Cloudhybridsuche – Roadmap, deshalb will ich dies hier auch nicht Schritt für Schritt wiederholen.

Ich möchte an dieser Stelle aber auf eine Besonderheit eingehen, über die ich selbst gestolpert bin – in der Annahme, dass dies auch anderen passieren könnte.

Das Ausführen des Onboarding Scripts OnBoard-CloudHybridSearch.ps1 mündete im ersten Versuch in der Fehlermeldung „Requested registry access is not allowed“:

Cloud Hybrid Search Fehler bei Onboarding Script

Eine Recherche bei Google führte zum Lösungsvorschlag, auf dem SharePoint Server manuell Einträge in der Registry vorzunehmen. Aber zumindest in meinem Fall war die Lösung viel einfacher: ich musste nur die Powershell-Konsole als Administrator ausführen, und schon war die Fehlermeldung verschwunden.

Bei erfolgreicher Ausführung des Onboarding Scripts sollte die Ausgabe etwa so aussehen:

Cloud Hybrid Search Onboarding Script erfolgreich

Die Cloud Hybrid Search in Verwendung

An dieser Stelle wird es nun wirklich spannend: Bekomme ich in der SharePoint Online die Ergebnisse aus OnPremise mit angezeigt? Und wie fühlt sich das an – wirklich „integriert“ im unmittelbaren Wortsinn?

Zuallererst: Ich sehe die OnPremise-Inhalte tatsächlich! Naja, unter bestimmten Umständen zumindest. Dazu gleich mehr, aber erst einmal ein paar Screenshots aus Office 365 SharePoint Online zu den Stichworten „Anfühlen“ und „Integration“.

Darstellung der Suchergebnisse

Im klassischen Suchcenter werden die Suchergebnisse wie erwartet bunt gemischt dargestellt – dennoch sieht man anhand der URL im Suchergebnis sofort, welche Ergebnisse von OnPremise stammen und welche aus SharePoint Online:

Suche in SPO - klassisches Suchcenter

Das kann gewollt und hilfreich sein. Wenn ich es nicht möchte, kann ich die URL mittels Anpassung von Display Templates (siehe z.B. SharePoint-Suche: Integration von File Shares aufgepeppt (Teil 4 – Display Templates)) auch ausblenden. Ebenso kann ich die Trennung von OnPremise/Online aber auch noch deutlicher betonen, indem ich z.B. einen separaten Suchtab (Vertical) für OnPremise-Ergebnisse einrichte oder einen Refiner nach Plattform (Office 365, OnPremise) konfiguriere. Für beide Optionen steht mir die Managed Property IsExternalContent zur Verfügung.

Im neuen Suchcenter fühlt es sich noch mehr integriert an, da die URL im Suchergebnis nicht unmittelbar mit dargestellt wird:

Suche in SPO - neues Suchcenter

Ganz deutlich bewusst wurde mir das dann bei der Suche in Delve – nie würde ich an dieser Stelle als „unvorbelasteter“ Anwender auf die Idee kommen, dass ein Teil der angezeigten Dokumente von einer anderen Plattform stammt:

Suchergebnisse in SPO - Delve

Mein Fazit zur Darstellung:

Das sieht wirklich Klasse aus und fühlt sich absolut „integriert“ an. Wer es aber gern etwas deutlicher abgetrennt haben möchte, hat im klassischen Suchcenter auch dazu die Gelegenheit. 🙂

Die Crux mit den Active Directory Gruppen

Nun last but not least zu den „bestimmten Umständen“. Ich hatte nämlich nach Abschluss der Einrichtung zuerst keinerlei OnPremise-Suchergebnisse gesehen. Die Fehlersuche lief auch erst einmal ins Leere – es sah so aus, als ob alles richtig konfiguriert sei.

Unzählige IISRESETs, Search Service Neustarts, Full Crawls und dergleichen später kam ich schließlich auf die Idee, eine neue Site Collection anzulegen. Auf dieser trug ich mich als Site Collection Admin ein. Und siehe da: die Ergebnisse aus dieser Site Collection wurden in der SharePoint Online Suche angezeigt.

Das brachte mich dann schließlich auch zu des Rätsels Lösung:

Die Ursache:

  • Für die Cloud Hybrid Search ist Synchronisation der lokalen Active Directory Benutzerkonten mit Office 365 erforderlich. In der Regel werden aber eben wirklich nur die Konten, nicht aber auch Active Directory Gruppen in die Cloud synchronisiert.
  • Office 365 kann aber nichts mit einer Zugriffsberechtigung á la „GruppeXY hat Leseberechtigung“ anfangen, weil es „GruppeXY“ nicht kennt.

Die Folge:

  • Nur Nutzer, die im SharePoint OnPremise als Einzelbenutzer bzw. via SharePoint-Gruppen auf bestimmte Inhalte berechtigt sind, können in Office 365 diese OnPremise-Inhalte sehen. (Dies ist z.B. für den Site Collection Admin implizit der Fall.)
  • Nutzer, die ausschließlich via AD-Gruppen auf Inhalte berechtigt sind, können diese Inhalte in SharePoint Online nicht sehen.

Lösungsoptionen:

  1. Zusätzlich zu den Benutzerkonten auch die AD-Sicherheitsgruppen ins Azure AD synchronisieren
  2. Alle Benutzer im SharePoint OnPremise als Einzelbenutzer bzw. über SharePoint-Gruppen berechtigen

Wir haben für unsere Demo-Umgebung erst einmal den zweiten Weg gewählt.

Fazit

Ich bin um eine Erfahrung reicher geworden. Wenn man es genau nimmt, sogar um mehrere. Ich weiß nicht nur, welche Fehler man bei der Einrichtung der Cloud Hybrid Search vermeiden sollte. Ich konnte in der Zwischenzeit auch damit „herumspielen“ und habe auch das Gegenstück, also die Anzeige der Online-Inhalte in der OnPremise-Suche, eingerichtet. Darüber will ich aber in einem separaten Blogbeitrag berichten.

Sie interessieren Sie für Office 365 und SharePoint in einer hybriden Umgebung? Sprechen Sie uns an.

22. November 2016

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