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SharePoint 2010: Gemeinsam an Office 2010 Dokumenten arbeiten

Kennen Sie das auch? Das Konzept muss noch schnell fertig werden, aber der Kollege formatiert stundenlang sein Kapitel und Sie können nicht ran? Oder Sie sollen eine Präsentation mit dem IT-Consultant gemeinsam erstellen, jeder arbeitet deshalb in einer eigenen Datei und hinterher muss man es mühsam zusammenkopieren? Wie schön wäre es doch, wenn man gleich gemeinsam an EINEM Dokument arbeiten könnte.

Mit Office 2010 Dokumenten, die in einer SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek liegen, kann man genau dies tun: gleichzeitig gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

Die Vorarbeit

Damit dies funktioniert sind nur wenige Handgriffe nötig. Zuerst muss (wenn nicht bereits geschehen) der checkout/checkin-Mechanismus an der Dokumentenbibliothek deaktiviert werden. Die Arbeit mit Haupt- und Nebenversionen funktioniert weiterhin. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie in die Dokumentenbibliothek
  2. Wählen Sie im Menüband Bibliothek -> Einstellungen -> Bibliothekseinstellungen und danach die Versionierungseinstellungen
  3. Setzen Sie „Auschecken erforderlich“ auf Nein

Dann kann es auch schon losgehen. Wichtig ist, dass sich die Bearbeiter kurz zur Bearbeitung absprechen, wer in welchem Kapitel Änderungen vornimmt, damit man sich hier nicht gegenseitig bei der Arbeit stört.

Gemeinsam Arbeiten

Nun öffnen zwei oder mehrere Bearbeiter das Office-Dokument und aktivieren den Bearbeiten Modus. Optisch wird dies z.B. in Word 2010 in der Statusleiste angezeigt. Hat man im Menüband „Ansicht“ den Navigationsbereich aktiviert, sieht man nun genau, welcher Bearbeiter auf welcher Seite arbeitet. Sobald ein Bearbeiter speichern drückt, werden die Änderungen im Dokument in der SharePoint Dokumentenbibliothek gespeichert und der aktuelle Stand des Dokumentes mit der geöffneten Version abgeglichen. Das bedeutet: zu diesem Zeitpunkt werden gespeicherte Änderungen der anderen Bearbeiter sichtbar.

Versionskontrolle und gemeinsames Arbeiten

Ist die Versionierung mit Haupt- und Nebenversionen an der Dokumentenbibliothek aktiviert, verhält sich das Dokument wie folgt: Nehmen wir an, die aktuell verfügbare Version ist die 1.4 und Herr Meier und Frau Schulze wollen gemeinsam das Dokument bearbeiten. Herr Meier öffnet nun das Dokument und erstellt damit eine Arbeitsversion 1.5, die nur für ihn sichtbar ist. Frau Schulze öffnet ebenfalls eine Arbeitsversion 1.5, die auch nur von ihr gesehen werden kann. Beim ersten speichern schreibt entweder Herr Meier oder Frau Schulze eine gültige Version 1.5 in der Bibliothek.
Jeder Bearbeiter kann den in der Dokumentenbibliothek gespeicherten Versionsstand 1.5 öffnen. Bei jedem Speichern eines Bearbeiters wird die Version 1.5 aktualisiert. Der Benutzer, der den Office 2010 Client zuletzt schließt, schließt die Bearbeitung an der Arbeitsversion 1.5 ab und wird als letzter Bearbeiter geführt. In der Versionshistorie ist nun ein Vergleich der Versionen 1.4 und 1.5 möglich. Welche Veränderungen von Herr Meier und welche von Frau Schulze stammen, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar.

1 Kommentar

Ein sehr guter Post, der alles ausreichend zusammen fasst. Ich habe mich damals auch durch alle Anfänger-Guides gelesen bevor ich dann nutzliche Information gefunden habe. Sowas ist äußerst hilfreich! Es ist vor allem schön zu wissen, dass alle mal klein angefangen habe. Das ist zwar eigentlich klar, aber wird gern vergessen.

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