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Senden von E-Mails aus SharePoint 2010 Dokumentenbibliotheken

Wer mit SharePoint-Dokumentenbibliotheken arbeitet, der wird nicht umhinkommen zu bemerken, dass das Senden von Dokumenten per E-Mail nicht zu den stärksten Seiten von SharePoint gehört – unabhängig von Version und Edition. Ob WSS 3.0, MOSS 2007 oder nun auch SharePoint 2010 Server bzw. Foundation, das Angebot an dieser Stelle lautet immer gleich: „Senden an -> Link als E-Mail versenden“.

Das mag ausreichend sein, wenn ich nur mit Personen zusammenarbeiten möchte, die sich im gleichen Netz bewegen wie ich und auf diese Dokumentenbibliothek zugreifen können. Ist dies aber nicht der Fall, dann wird man sich ein Feature wünschen, welches es ermöglicht, Dokumente direkt aus einer Dokumentenbibliothek heraus als Anhang an eine E-Mail zu versenden (so wie es z.B. aus allen Office-Programmen heraus schon lange möglich ist).

Ein Feature? Für SharePoint? Spätestens in diesem Moment werden unsere Synapsen aktiv – natürlich, das ist es! Warum nicht ein Feature entwickeln, mittels dessen wir Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentenbibliothek an eine E-Mail anhängen können?! Gesagt, getan. Herausgekommen ist nicht nur ein nettes kleines Feature für die interne Nutzung bei Communardo, sondern auch ein Codeplex-Projekt für SharePoint 2010 (sowohl Server als auch Foundation) zur freien Verwendung für die Community.

Dokumente können wahlweise über das Kontextmenü (Einzeldokumente) versendet werden

oder, wie bei SharePoint 2010 state of art, via Ribbon-Menü:

Dank Mehrfachauswahl mittels Checkboxen können auch mehrere Dokumente an eine E-Mail angehängt werden.

Voraussetzung ist, dass Outlook auf der Client-Maschine installiert ist und ActiveX-Objekte im Browser aktiviert sind, da die Outlook-Instanz via ActiveX erzeugt wird:

// create an Outlook instance
outlook = new ActiveXObject(‚Outlook.Application‘);

Generell hat JavaScript als verwendete Technologie die Krone auf – insbesondere die Verwendung des Managed Client Object Model mittels ECMAScript.
Der vollständige Quellcode ist ebenso wie die WSP-Solution und Dokumentation unter CodePlex: Send Documents as attachments with SharePoint 2010 verfügbar. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Hallo, ist geplant die Erweiterung dahingehnd zu ergänzen, dass In SP 2010 auch mehrere Links aus einer Liste oder Bibliother verschickt werden können?
Manfred

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Manfred, nein, das ist nicht derzeit nicht geplant. Zweck dieser Erweiterung ist es, die Dokumente selbst und nicht die Links zu versenden (z.B. an Empfänger, die keinen Zugriff auf den SharePoint haben).
Links versenden geht ja out-of-the-box, leider eben nicht für mehrere Dokumente gleichzeitig… Da wir uns generell mit Erweiterungen für Dokumentenbibliotheken/Listen in SharePoint befassen, werde ich es aber jedenfalls mal in die „Wunschliste“ aufnehmen :-).
Viele Grüße, Dorrit

Gute Idee! Lässt sich das auch in Office365 integrieren?

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Micha, für das Funktionieren des Features ist es erforderlich, dass der Rechner, auf dem Outlook ausgeführt wird, in derselben Domäne ist wie der SharePoint. Wenn dies sich mit Office365 realisieren lassen würde, stünde einer Integration nichts im Wege.

Avatar Thomas Nonnenmann

Hallo, geniale Erweiterung. Sowas hab ich schon ne weile gesucht. Super wäre es noch wenn es möglich wäre Dokumente aus verschiedenen Unterordnern innerhalb der Dokumentenbibliothek zu einer E-Mail anzuhängen (Ich sag mal wie in einen Warenkorb die Dokumente zusammensammeln und am Schluss an eine E-Mail hängen). 🙂
Viele Grüße Thomas

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Thomas, vielen Dank für Dein Feedback! Wir nehmen Deinen Wunsch in unsere „Wunschliste“ auf 🙂
Viele Grüße, Dorrit

Hallo,

Ich habe auch ähnliche Erweiterung gefunden: http://www.vialutions.de/produkte/sharepointadd-ons/vsend/ funktioniert ähnlich. Demo ist kostenlos und volle Version ist auch sehr günstig!

VG
Frank

Avatar Dorrit Riemenschneider

Ja, das sieht in der Tat nach einer sehr ähnlichen Lösung aus. Die hier referenzierte Erweiterung wird weiterhin kostenfrei angeboten werden. 🙂

Na ja es ist kostenlos aber man muss ACTIVE X Objekte aktivieren… Wir haben uns für diese vsend add-on entschieden, die hier bereits Frank gepostet hat und ich kann nur sagen dass die Preis/Leistungs- verhältniss sehr gut ist.

Hallo,
funktioniert das Ganze auch mit SharePoint 2013?
Roland

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Roland, wir selbst haben das Feature nicht auf SharePoint 2013 angehoben, aber der Quellcode ist unter http://sendemailsp2010.codeplex.com/ verfügbar. Du könntest also einfach mal selber das Ganze gegen SharePoint 2013 kompilieren. Da die eigentliche Funktionalität auf Javascript basiert und es kaum Berührungspunkte zu den SharePoint-Innereien gibt, stehen die Chancen gut, dass dies funktioniert.

Viel Erfolg!
Dorrit

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