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Partner-Blog //SEIBERT/MEDIA #DWSC19: Die Informationsflut in Confluence überwinden

Atlassian Confluence ist tief in der Arbeitswelt zigtausender Teams auf der ganzen Welt verankert. Die Anwendungsfälle sind so vielfältig wie die Unternehmen und Mitarbeitergruppen, die das System nutzen. Einige der wichtigsten Nutzungsszenarien begegnen uns aber immer wieder: Kollegen arbeiten quer durch die Organisation zusammen an Inhalten, Teams dokumentieren ihre Erfahrungen und verschiedene Anleitungen, Mitarbeiter stimmen ihre Projekte ab, Neuigkeiten werden kommuniziert. In vielen Unternehmen finden wir sogar eine Kombination all dieser Use Cases. Confluence agiert hier als unternehmensweites Intranet, und zwar für alle Teams, von IT bis hin zur Buchhaltung – teils auch über Sprachgrenzen hinweg.

Overkill: Auffindbarkeit, Lesbarkeit und Nutzbarkeit von Inhalten

In Confluence finden wir die unterschiedlichsten Inhalte aller Teams. Egal, ob Druckanleitungen, Veranstaltungen, Sprint-Reviews, Ankündigungen des IT-Teams, Blogbeiträge oder Nachrichten aus der Geschäftsführung – alles läuft zentral zusammen. Das resultiert natürlich in einer Informationsflut, die Nutzer eher überfordert, als informiert. So wertvoll und unverzichtbar Confluence auch ist – diese Herausforderungen können wir nicht wegdiskutieren. Deshalb überlegten wir uns drei Ansätze, um ihrer Herr zu werden.

Die Lösung: Personalisierung, Visualisierung und Konsistenz
Personalisierung – jedem genau das, was er braucht

Die Personalisierung wird spätestens bei Confluence-Instanzen mit mehr als 500 Nutzern relevant. Wie können wir Informationen zielgerichtet an Nutzer(-gruppen) verteilen, damit diese die relevanten Signale vom Hintergrundrauschen unterscheiden können?

Wenn wir uns der Informationsflut stellen wollen und unseren Nutzern passgenaue Inhalte anbieten wollen, müssen wir unsere Nutzer kennen. Wir müssen wissen, was für sie relevant ist. Confluence bringt nativ zwar Nutzerprofile mit, diese sind aber sehr eingeschränkt. Es gibt glücklicherweise Möglichkeiten die Profilfunktion sinnvoll zu erweitern. In Linchpin können wir Profile z. B. um Kontaktinformationen, Fotos, Details zu Aufgabengebieten, Teams, Fähigkeiten und sogar privaten Interessen erweitern.

Sind die Nutzerprofile derart angerichtet, können wir sie zur Grundlage unserer Personalisierung machen. Dadurch können wir Navigationselemente, bestimmte News-Kanäle oder Blogartikel relevanten Nutzergruppen zuweisen – basierend zum Beispiel auf der Sprache, dem Fachbereich oder dem Standort. Somit haben Organisationen ein Instrument zur Verfügung, welches z. B. effiziente, flexible und moderne News-Konzepte erlaubt.

Visualisierung – die Kraft von Bildern

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als tausend Worte. Deshalb müssen wir uns auch mit der Frage beschäftigen, wie wir Nutzern auch komplexe Inhalte in einer deutlichen Form zur Verfügung stellen können. Schließlich sollen die Inhalte nicht nur gut lesbar sein, sondern auch die weitere Arbeit mit ihnen erleichtern.

Einer unserer Vorschläge lautet: Diagramme. Diagramme entfalten gerade dann ihre volle Kraft, wenn es darum geht, komplexe Zusammenhänge und Abläufe schnell erfassbar, lesbar und nutzbar zu machen. Konkret bedeutet das Effizienz. Es ist nicht nötig, sich durch die karge Wüste aus unkoordinierten Meeting-Notizen zu kämpfen, wenn ein kurzer Blick auf ein Diagramm die Sachlage perfekt zusammenfasst und die Weiterarbeit an dem ausgearbeiteten Konzept erleichtert – vor allem dann, wenn unsere Diagramme und Visualisierungen wirklich in das Intranet integriert sind, eine native, automatische Versionierung mitbringen und gemeinsame Bearbeitung durch viele Kollegen an einem zentralen Ort erlauben.

Konsistenz – steter Tropfen höhlt den Stein

(oder aber: Vereinheitlichung durch individuelle Blueprint-Vorlagen)

Doch wie stellen wir Konsistenz und möglichst einheitliche Inhaltsstrukturen sicher, und zwar so, dass wir die Content-Erstellung unterstützen und für eine gute Lesbarkeit sorgen? In einem organisch gewachsenen Intranet sind die Inhalte oft unterschiedlich strukturiert.

Die Lösung für dieses Problem finden wir in individuellen Blaupausen und Vorlagen. Confluence bietet zwar die Möglichkeit, individuelle Blaupausen zu erstellen, dafür sind aber Programmierkenntnisse notwendig. Der Blueprint Creator hingegen ermöglicht es, Seiten- und Bereichsvorlagen für unsere spezifischen Use Cases anzulegen, und das ganz ohne technisches Know-how. Das System nimmt uns beim Erstellen von Inhalten an die Hand und fragt die notwendigen, standardisierten Informationen direkt ab. Damit sorgen wir für Struktur.

Linchpin: Confluence zum vollwertigen Corporate-Intranet ausbauen

Die Anforderungen, die wir hier gesammelt haben, sind hoch. Sie drehen sich auch nicht um Details, sondern darum, unser Confluence-System auf eine neue Stufe zu heben und zu einem vollwertigen, personalisierten Intranet weiterzuentwickeln. Ganz ohne endlose Informationsflut und dafür mit gesteigerter Effizienz und einem deutlich verbesserten Nutzererlebnis.

Die Lösung Linchpin, auf Basis von Confluence Server und Data Center, bietet genau diese Möglichkeiten und erweitert die Kollaborations-Plattform um diejenigen Features, die sich Organisationen von modernen Intranet-Systemen erhoffen – mit erweiterten Nutzerprofilen als Basis einer umfassenden Personalisierung, mit einem funktionsreichen und individuellen News-Modul, mit ausgereiften Community-Funktionen, mit dem Blueprint Creator zur Herstellung von Stringenz und Struktur, mit der draw.io-Erweiterung für professionelle Visualisierungen und mit einer marktreifen Mobile-Lösung, die breite Rollout-Strategien unterstützt.

Ausführliche Infos zu den Funktionen und Einsatzszenarien der Linchpin-Suite gibt es unter www.linchpin-intranet.de.

4. Dezember 2019

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