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Ideenmanagement mit Jira und Confluence

Ideenmanagement leichtgewichtig mit Jira und Confluence – ohne zusätzliche Add-ons.

Sie haben bereits Confluence und Jira im Einsatz und sind auf der Suche nach neuen Anwendungsfeldern? In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe der beiden Atlassian-Lösungen gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zufriedener machen und einen langfristigen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.

Warum Ideenmanagement?

‚Durch das Ideenmanagement steigern wir unsere Wettbewerbsfähigkeit und optimieren Abläufe‘, erklärt der Chemiekonzern. Insgesamt seien [innerhalb eines Jahres] bei BASF von rund 12.000 Mitarbeitern gut 19.000 Ideen eingereicht worden. [..] Die Entwicklungen der Mitarbeiter brachten dem Unternehmen insgesamt Einsparungen in Höhe von 33,2 Millionen Euro.

ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlummern Milliarden – von Peter Ilg

Ideen- und Innovationsmanagement ist eine rundum gute Sache. Während der Arbeitgeber von Verbesserungen besonders im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit profitiert, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, aktiv in das Unternehmensgeschehen einzugreifen und sich mit ihren Ideen ein Stück weit selbst zu verwirklichen. Mitarbeiter, die erleben, dass ihre Idee die Firma besser macht und dafür Lob und vielleicht sogar eine Prämie erhalten, sind motivierter und loyaler. Davon profitiert wiederum auch das Unternehmen.

Studien und Erfahrungsberichte im Netz:

ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlummern Milliarden – von Peter Ilg
ZEIT Mitarbeiter und Kunden als Ideenquelle – von Ulrich Groothuis
starting up Wie professionelles Ideenmanagement heute funktioniert – von David P. Heberling

Warum brauche ich dafür Software wie Confluence und Jira?

Brauchen Sie nicht unbedingt. Bei kleineren Unternehmen mit zehn Ideen im Jahr genügt zur reinen Ideenverwaltung sicherlich eine Excel-Tabelle. Aber selbst da stellt sich die Frage: Wie können Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme animiert werden? Wo laden sie die Ideen ab? Wie kann über Vorschläge diskutiert und diese bewertet werden? Wir möchten Ihnen zeigen, warum eine in Ihr Intranet integrierte Lösung besser ist.
Die folgende Grafik soll veranschaulichen, welche Aufgaben / Funktionen von welchem der beiden Systeme übernommen / bereitgestellt werden:

Aufmerksamkeit erlangen: Widgets

Ideenwidget auf DashboardMotivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum aktiven Mitgestalten! Beispielsweise indem Sie die beliebtesten neuen Ideen auf der Startseite Ihres Modernen Intranets präsentieren. So werden die Mitarbeiter ohne aktives Suchen jeden Tag aufs Neue mit den aktuellen Vorschlägen konfrontiert. Profitieren Sie von Netzwerkeffekten („Mh, ja wenn Kollege Zöllner seine Idee eingestellt hat, dann kann ich das auch…!“) und ermöglichen Sie durch den Diskurs (Kommentarfunktion, Abstimmungsmechanismen) eine Eigendynamik.

Das Einbinden einer Übersicht, wie in den Grafiken dargestellt, ist durch Makros überall in Confluence möglich. Die Ideen selbst liegen als Vorgänge in Jira und werden beim Betreten der Seite automatisch geladen. In den Makro-Einstellungen lässt sich genau konfigurieren, welche Ideen anzuzeigen sind (z.B. die beliebtesten oder neusten).

Ideen schnell und einfach einsenden

Anleitung Ideenmanagement ConfluenceIm Confluence-Bereich „Ideen und Verbesserungsvorschläge“ zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie einfach diese eine Idee einstellen können und wie es danach weitergeht. Wie entscheidet sich, ob eine Idee umgesetzt wird? Gibt es vielleicht eine Prämie für besonders gute Vorschläge? Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Idee wichtig ist und senken Sie dadurch Barrieren.

Eingabemaske Neue Idee erstellen JiraMit einem Klick auf den Button „Neue Idee“ wird ein simples Formular geöffnet, das die Eingabe aller notwendigen Informationen ermöglicht. Beim Absenden wird automatisch ein Jira-Ticket im Projekt „Ideenmanagement“ angelegt. Beobachter, wie der Ideenkoordinator, erhalten bei Bedarf automatisch eine E-Mail. Somit entgeht ihnen kein Beitrag.

Prozess in Jira

Idee-Prozess JiraBesonders für mittelständische und große Unternehmen mit einem hohen Ideeaufkommen ist eine systematische Bearbeitung der Zusendungen im Sinne der Übersichtlichkeit von großer Relevanz. Für diesen Zweck ist Jira das ideale Werkzeug, da sich damit ganz einfach der eigene Ideenmanagementprozess abbilden und nutzen lassen kann. In der Grafik sehen Sie einen simplen Beispiel-Workflow für einen Idee-Prozess.
Jedes der Kästchen stellt einen bestimmten Status (1) dar, in dem sich eine Idee befinden kann.

Dokumentation und Zusammenarbeit

Idee in Jira
Für eine einfache Erklärung der Idee genügt oft das Beschreibungsfeld (3) des Jira-Vorgangs. Ergänzend lassen sich dort auch Anhänge hinzufügen. Für aufwändige Ideen und zur Koordination der Umsetzung eignet sich wiederum Confluence. Dafür wird für die Idee eine neue Seite im Bereich „Ideen und Verbesserungsvorschläge(7) erstellt und diese mit dem Vorgang in Jira verknüpft (4). Jetzt können alle Mitarbeiter an der Verbesserung feilen.
Kommentare (5) und eine simple Abstimmfunktion gehören zu den Standardfunktionalitäten von Jira. Mithilfe der Kommentare kann über die Idee diskutiert werden – vielleicht hat jemand einen Verbesserungsvorschlag für den Verbesserungsvorschlag? Bei der nativen Bewertungsfunktion von JIRA (6) können Nutzer für einen Vorgang abstimmen (oder eben nicht für ihn abstimmen). Auswerten lässt sich dabei lediglich die Anzahl an Stimmen. Durch die Erweiterung Issue Rating for Jira lässt sich eine auf Sternen basierende Bewertungsfunktion nachrüsten (2). Damit können Ideen mit 1 bis 5 Sternen bewertet werden. Außerdem wird die Anzahl getätigter Bewertungen erfasst.


Zusammenfassung

Die Standardfunktionalitäten von Confluence und Jira eignen sich wunderbar für ein leichtgewichtiges und dennoch umfangreiches Ideenmanagement. Wenn Sie sich unsere Demo-Umsetzung ansehen möchten (die Screenshots verlinken direkt dort hin), erhalten Sie hier innerhalb weniger Sekunden Zugang.
Wenn Sie Fragen haben, Anregungen suchen oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, rufen wir Sie gerne zurück.

Hallo Communardo!
Großartige Idee und coole Vorschläge (y)
Nun hätten wir so ein Ideenmanagement auch gerne bei uns im Unternehmen umgesetzt. Leider mussten wir aber feststellen, dass Euer „Issue Rating for JIRA“ nicht mehr im Marketplace zur Verfügung steht. Wie kommt’s? Gibt es eine Alternative von Euch? Andere Plugins im Marketplace scheinen ja nicht annähernd den Funktionsumfang von „Issue Rating for JIRA“ zu haben.
Besten Dank für eine Antwort & viele Grüße!

https://marketplace.atlassian.com/archive/de.communardo.jira.plugins.issue-rating-for-jira

Hallo Sabrina,

das Issue Rating Add-on ist weiterhin als Bestandteil individueller Lösungen verfügbar. Bitte schreib uns bei Interesse eine direkte Nachricht unter communardo.de/kontakt. Wir helfen Dir gern weiter. 🙂

Freundliche Grüße
Martin Böhme

Hallo Communardo!

Wie viel Lizenzen für Jira würden hierfür benötigt? Würde eine 10er Lizenz für die „Verwalter“ der Lizenzen reichen? Es wäre schön wenn die Ideen auch durch die Mitarbeiter kommentiert und gevotet werden können.

Viele Grüße
Dirk

Hallo Dirk,
ein Szenario, in dem zwar jeder Mitarbeiter Ideen einreichen kann, aber nur wenige „Verwalter“ eine Jira-Lizenz haben, ist realisierbar. Allerdings könnten dann die Ideen nur anonym eingereicht werden und die Mitarbeiter könnten nicht kommentieren und voten (denn das kann nur ein Mitarbeiter mit Lizenz).
Wenn jeder kommentieren, voten, beobachten, beitragen, … können soll, empfehlen wir für jeden Mitarbeiter eine Jira-Core-Lizenz (Kostenübersicht).
Viele Grüße
Martin Böhme

Hm.. das ist bei 2000 Anwendern dann schon eine Hausnummer… Hm… $$$
Man muss halt mal zusammentragen was man noch alles mit JIRA Confluence umsetzen kann.

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