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Ideenmanagement mit JIRA und Confluence

Ideenmanagement leichtgewichtig mit JIRA und Confluence - ohne zusätzliche Add-ons.

Sie haben bereits Con­flu­ence und JIRA im Ein­satz und sind auf der Suche nach neuen Anwen­dungs­fel­dern? In die­sem Bei­trag möch­ten wir Ihnen zei­gen, wie Sie mit­hilfe der bei­den Atlas­sian-Lösun­gen gleich­zei­tig Ihre Mit­ar­bei­ter zufrie­de­ner machen und einen lang­fris­ti­gen Mehr­wert für Ihr Unter­neh­men schaf­fen kön­nen.

Warum Ideenmanagement?

Durch das Ide­en­ma­nage­ment stei­gern wir unsere Wett­be­werbs­fä­hig­keit und opti­mie­ren Abläufe’, erklärt der Che­mie­kon­zern. Ins­ge­samt seien [inner­halb eines Jah­res] bei BASF von rund 12.000 Mit­ar­bei­tern gut 19.000 Ideen ein­ge­reicht wor­den. [..] Die Ent­wick­lun­gen der Mit­ar­bei­ter brach­ten dem Unter­neh­men ins­ge­samt Ein­spa­run­gen in Höhe von 33,2 Mil­lio­nen Euro.

ZEIT In den Köp­fen der Mit­ar­bei­ter schlum­mern Mil­li­ar­den – von Peter Ilg

Ideen- und Inno­va­ti­ons­ma­nage­ment ist eine rundum gute Sache. Wäh­rend der Arbeit­ge­ber von Ver­bes­se­run­gen beson­ders im Hin­blick auf die Wett­be­werbs­fä­hig­keit pro­fi­tiert, haben die Mit­ar­bei­ter die Mög­lich­keit, aktiv in das Unter­neh­mens­ge­sche­hen ein­zu­grei­fen und sich mit ihren Ideen ein Stück weit selbst zu ver­wirk­li­chen. Mit­ar­bei­ter, die erle­ben, dass ihre Idee die Firma bes­ser macht und dafür Lob und viel­leicht sogar eine Prä­mie erhal­ten, sind moti­vier­ter und loya­ler. Davon pro­fi­tiert wie­derum auch das Unter­neh­men.

Studien und Erfahrungsberichte im Netz:

ZEIT In den Köp­fen der Mit­ar­bei­ter schlum­mern Mil­li­ar­den – von Peter Ilg
ZEIT Mit­ar­bei­ter und Kun­den als Ide­en­quelle – von Ulrich Groo­thuis
star­ting up Wie pro­fes­sio­nel­les Ide­en­ma­nage­ment heute funk­tio­niert – von David P. Heber­ling

Warum brauche ich dafür Software wie Confluence und JIRA?

Brau­chen Sie nicht unbe­dingt. Bei klei­ne­ren Unter­neh­men mit zehn Ideen im Jahr genügt zur rei­nen Ide­en­ver­wal­tung sicher­lich eine Excel-Tabelle. Aber selbst da stellt sich die Frage: Wie kön­nen Mit­ar­bei­ter zur akti­ven Teil­nahme ani­miert wer­den? Wo laden sie die Ideen ab? Wie kann über Vor­schläge dis­ku­tiert und diese bewer­tet wer­den? Wir möch­ten Ihnen zei­gen, warum eine in Ihr Intra­net inte­grierte Lösung bes­ser ist.
Die fol­gende Gra­fik soll ver­an­schau­li­chen, wel­che Auf­ga­ben / Funk­tio­nen von wel­chem der bei­den Sys­teme über­nom­men / bereit­ge­stellt wer­den:

Aufmerksamkeit erlangen: Widgets

Ideenwidget auf DashboardMoti­vie­ren Sie Ihre Mit­ar­bei­ter zum akti­ven Mit­ge­stal­ten! Bei­spiels­weise indem Sie die belieb­tes­ten neuen Ideen auf der Start­seite Ihres Moder­nen Intra­nets prä­sen­tie­ren. So wer­den die Mit­ar­bei­ter ohne akti­ves Suchen jeden Tag aufs Neue mit den aktu­el­len Vor­schlä­gen kon­fron­tiert. Pro­fi­tie­ren Sie von Netz­wer­k­ef­fek­ten (“Mh, ja wenn Kol­lege Zöll­ner seine Idee ein­ge­stellt hat, dann kann ich das auch…!”) und ermög­li­chen Sie durch den Dis­kurs (Kom­men­tar­funk­tion, Abstim­mungs­me­cha­nis­men) eine Eigen­dy­na­mik.

Das Ein­bin­den einer Über­sicht, wie in den Gra­fi­ken dar­ge­stellt, ist durch Makros über­all in Con­flu­ence mög­lich. Die Ideen selbst lie­gen als Vor­gänge in JIRA und wer­den beim Betre­ten der Seite auto­ma­ti­sch gela­den. In den Makro-Ein­stel­lun­gen lässt sich genau kon­fi­gu­rie­ren, wel­che Ideen anzu­zei­gen sind (z.B. die belieb­tes­ten oder neus­ten).

Ideen schnell und einfach einsenden

Anleitung Ideenmanagement ConfluenceIm Con­flu­ence-Bereich “Ideen und Ver­bes­se­rungs­vor­schläge” zei­gen Sie Ihren Mit­ar­bei­tern, wie ein­fach diese eine Idee ein­stel­len kön­nen und wie es danach wei­ter­geht. Wie ent­schei­det sich, ob eine Idee umge­setzt wird? Gibt es viel­leicht eine Prä­mie für beson­ders gute Vor­schläge? Zei­gen Sie Ihren Mit­ar­bei­tern, dass Ihnen ihre Idee wich­tig ist und sen­ken Sie dadurch Bar­rie­ren.

Eingabemaske Neue Idee erstellen JIRAMit einem Klick auf den But­ton “Neue Idee” wird ein simp­les For­mu­lar geöff­net, das die Ein­gabe aller not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen ermög­licht. Beim Absen­den wird auto­ma­ti­sch ein JIRA-Ticket im Pro­jekt “Ide­en­ma­nage­ment” ange­legt. Beob­ach­ter, wie der Ide­en­ko­or­di­na­tor, erhal­ten bei Bedarf auto­ma­ti­sch eine E-Mail. Somit ent­geht ihnen kein Bei­trag.

Prozess in JIRA

Idee-Prozess JIRABeson­ders für mit­tel­stän­di­sche und große Unter­neh­men mit einem hohen Ide­eauf­kom­men ist eine sys­te­ma­ti­sche Bear­bei­tung der Zusen­dun­gen im Sinne der Über­sicht­lich­keit von gro­ßer Rele­vanz. Für die­sen Zweck ist JIRA das ideale Werk­zeug, da sich damit ganz ein­fach der eigene Ide­en­ma­nage­ment­pro­zess abbil­den und nut­zen las­sen kann. In der Gra­fik sehen Sie einen simp­len Bei­spiel-Work­flow für einen Idee-Pro­zess.
Jedes der Käst­chen stellt einen bestimm­ten Sta­tus (1) dar, in dem sich eine Idee befin­den kann.

Dokumentation und Zusammenarbeit

Idee in JIRA
Für eine ein­fa­che Erklä­rung der Idee genügt oft das Beschrei­bungs­feld (3) des JIRA-Vor­gangs. Ergän­zend las­sen sich dort auch Anhänge hin­zu­fü­gen. Für auf­wän­dige Ideen und zur Koor­di­na­tion der Umset­zung eig­net sich wie­derum Con­flu­ence. Dafür wird für die Idee eine neue Seite im Bereich “Ideen und Ver­bes­se­rungs­vor­schläge(7) erstellt und diese mit dem Vor­gang in JIRA ver­knüpft (4). Jetzt kön­nen alle Mit­ar­bei­ter an der Ver­bes­se­rung fei­len.
Kom­men­tare (5) und eine sim­ple Abstimm­funk­tion gehö­ren zu den Stan­dard­funk­tio­na­li­tä­ten von JIRA. Mit­hilfe der Kom­men­tare kann über die Idee dis­ku­tiert wer­den – viel­leicht hat jemand einen Ver­bes­se­rungs­vor­schlag für den Ver­bes­se­rungs­vor­schlag? Bei der nati­ven Bewer­tungs­funk­tion von JIRA (6) kön­nen Nut­zer für einen Vor­gang abstim­men (oder eben nicht für ihn abstim­men). Aus­wer­ten lässt sich dabei ledig­lich die Anzahl an Stim­men. Durch die Erwei­te­rung Issue Rating for JIRA lässt sich eine auf Ster­nen basie­rende Bewer­tungs­funk­tion nach­rüs­ten (2). Damit kön­nen Ideen mit 1 bis 5 Ster­nen bewer­tet wer­den. Außer­dem wird die Anzahl getä­tig­ter Bewer­tun­gen erfasst.


Zusammenfassung

Die Stan­dard­funk­tio­na­li­tä­ten von Con­flu­ence und JIRA eig­nen sich wun­der­bar für ein leicht­ge­wich­ti­ges und den­noch umfang­rei­ches Ide­en­ma­nage­ment. Wenn Sie sich unsere Demo-Umset­zung anse­hen möch­ten (die Screen­shots ver­lin­ken direkt dort hin), erhal­ten Sie hier inner­halb weni­ger Sekun­den Zugang.
Wenn Sie Fra­gen haben, Anre­gun­gen suchen oder Hilfe bei der Umset­zung benö­ti­gen, rufen wir Sie gerne zurück.

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