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Ideenmanagement mit Confluence

Ideenmanagement besonders leichtgewichtig mit Confluence

In diesem Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie ein Ideenmanagement mit Jira und Confluence ohne zusätzliche Lizenzkosten realisieren. Für alle, die nur Confluence und kein Jira im Einsatz haben, möchten wir im Folgenden eine Alternative ohne Jira vorstellen.

Warum Ideenmanagement?

‚Durch das Ideenmanagement steigern wir unsere Wettbewerbsfähigkeit und optimieren Abläufe‘, erklärt der Chemiekonzern. Insgesamt seien [innerhalb eines Jahres] bei BASF von rund 12.000 Mitarbeitern gut 19.000 Ideen eingereicht worden. [..] Die Entwicklungen der Mitarbeiter brachten dem Unternehmen insgesamt Einsparungen in Höhe von 33,2 Millionen Euro.

ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlummern Milliarden – von Peter Ilg

Ideen- und Innovationsmanagement ist eine rundum gute Sache. Während der Arbeitgeber von Verbesserungen besonders im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit profitiert, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, aktiv in das Unternehmensgeschehen einzugreifen und sich mit ihren Ideen ein Stück weit selbst zu verwirklichen. Mitarbeiter, die erleben, dass ihre Idee die Firma besser macht und dafür Lob und vielleicht sogar eine Prämie erhalten, sind motivierter und loyaler. Davon profitiert wiederum auch das Unternehmen.

Studien und Erfahrungsberichte im Netz:

ZEIT In den Köpfen der Mitarbeiter schlummern Milliarden – von Peter Ilg
ZEIT Mitarbeiter und Kunden als Ideenquelle – von Ulrich Groothuis
starting up Wie professionelles Ideenmanagement heute funktioniert – von David P. Heberling

Warum brauche ich dafür Software wie Confluence?

Brauchen Sie nicht unbedingt. Bei kleineren Unternehmen mit zehn Ideen im Jahr genügt zur reinen Ideenverwaltung sicherlich eine Excel-Tabelle. Aber selbst da stellt sich die Frage: Wie können Mitarbeiter zur aktiven Teilnahme animiert werden? Wo laden sie die Ideen ab? Wie kann über Vorschläge diskutiert und diese bewertet werden? Wir möchten Ihnen zeigen, warum eine in Ihr Intranet integrierte Lösung besser ist.
Die folgende Grafik soll veranschaulichen, welche Aufgaben / Funktionen Confluence für das Ideenmanagement erfüllt:

Aufmerksamkeit erlangen: Widgets

Ideenwidget auf DashboardMotivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum aktiven Mitgestalten! Beispielsweise indem Sie die beliebtesten neuen Ideen auf der Startseite Ihres Modernen Intranets präsentieren. So werden die Mitarbeiter ohne aktives Suchen jeden Tag aufs Neue mit den aktuellen Vorschlägen konfrontiert. Profitieren Sie von Netzwerkeffekten („Mh, ja wenn Kollege Zöllner seine Idee eingestellt hat, dann kann ich das auch…!“) und ermöglichen Sie durch den Diskurs (Kommentarfunktion, Abstimmungsmechanismen) eine Eigendynamik.

Das Einbinden einer Übersicht, wie in der Grafik dargestellt, ist durch Makros überall in Confluence möglich. Die Ideen selbst sind als einzelne Seiten  im Bereich „Ideenmanagement“ angereichert durch Metadaten abgelegt.

 

Ideen schnell und einfach einsenden

Anleitung Ideenmanagement ConfluenceIm Confluence-Bereich „Ideen und Verbesserungsvorschläge“ zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie einfach diese eine Idee einstellen können und wie es danach weitergeht. Wie entscheidet sich, ob eine Idee umgesetzt wird? Gibt es vielleicht eine Prämie für besonders gute Vorschläge? Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Ihnen ihre Idee wichtig ist und senken Sie dadurch Barrieren.

Um eine Idee einzustellen, wird einfach eine neue Seite angelegt. Durch Verwendung der Vorlage „Idee“ sind bereits die notwendigen Metadatenfelder verfügbar und Layout sowie Textbausteine für die Seite schon vorgegeben. Somit wird ein gleichmäßiger Aufbau aller Idee-Seiten sichergestellt und gleichzeitig Flexibilität gewährleistet.

Prozess in Confluence

Übersichtsseite Ideenmanagement ConfluenceBesonders für mittelständische und große Unternehmen mit einem hohen Ideeaufkommen ist eine systematische Bearbeitung der Zusendungen im Sinne der Übersichtlichkeit von großer Relevanz. In Confluence können Ideen zu diesem Zweck mithilfe von Metadaten wie „in Bewertung“, „in Umsetzung“ oder „final“ kategorisiert werden. Mit Makros generierte Listen (siehe Screenshot) helfen, den Überblick zu behalten.

Dokumentation und Zusammenarbeit

Idee Dokumentation ConfluenceDa die Idee als Wiki-Seite erstellt wird, kann jeder Mitarbeiter zu ihrer Verbesserung beitragen. So kann die Seite editiert werden und über Inline-Kommentare sowie normale Kommentare diskutiert werden.


Zusammenfassung

Wenngleich Jira die Verwaltung von Ideen (mit Workflow und Freigaben) noch strukturierter ermöglicht, ist auch ein noch leichtgewichtigeres Ideenmanagement mit Confluence allein möglich. Wenn Sie sich unsere Demo-Umsetzung ansehen möchten (die Screenshots verlinken direkt dort hin), erhalten Sie hier innerhalb weniger Sekunden Zugang.
Wenn Sie Fragen haben, Anregungen suchen oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, rufen wir Sie gerne zurück.

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