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Betrachtung nützlicher JIRA Add-ons – Dynamic Forms for JIRA

Erreichen Sie mehr Struktur in Ihren Formularen mit Dynamic Forms for JIRA.

In Kundenprojekten setzen wir JIRA in den unterschiedlichsten Bereichen des täglichen Arbeitsalltags ein. Das ist uns durch die große Wandlungsfähigkeit von JIRA möglich. Mit der Möglichkeit beliebige eigene Datenfelder anzulegen, lassen sich beispielsweise sehr umfangreiche Formulare zusammenstellen. In meinem heutigen Blogartikel möchte ich zeigen, wie man mit Hilfe des Add-ons Dynamic Forms for JIRA mehr Struktur in die Formulare einbauen und Abhängigkeiten zwischen den Datenfelder umsetzen kann.

Als Beispiel habe ich die Beschaffung von IT-Hardware gewählt. Bereits in diesem kleinen Beispiel steht man schnell vor der Herausforderung mit den JIRA Standardmitteln die Details einiger weniger IT-Geräte übersichtlich für den Nutzer darzustellen. Angenommen wir könnten als Nutzer zwischen „Monitor“ und „Smartphone“ auswählen. Beim Monitor müssen wir für die Bestellung wissen, ob der Nutzer ein 22 Zoll Model oder 24 Zoll Model haben möchte. Diese Größenangabe ist beim Smartphone jedoch absurd. Wichtiger beim Smartphone wären, welcher Hersteller gewünscht ist, welchen Tarif benötigt der Nutzer und ob weiteres Zubehör beschafft werden muss.

Für die Umsetzung in JIRA könnte der JIRA Administrator jetzt den Ansatz wählen, dass man pro Gerät einen Vorgangstyp erstellt.

Dieses Vorgehen erzeugt unnötige Vorgangstypen, die kaum wieder verwendet werden können und die JIRA Administration wird mit einer vielzahl von Konfigurationsschemata aufgeblasen.

Ein zweiter Ansatz wäre einen Vorgangstypen zu nutzen und über eine Auswahl „Hardwaretyp“ festzulegen, ob der Nutzer einen Monitor, ein Smartphone, ein Tablet oder eine Kaffeemaschine benötigt.

Dieser Ansatz hält die JIRA Administration sehr schlank, erschwert jedoch die Arbeit mit dem Formular, denn der Nutzer wird jetzt mit diesen vielen Datenfeldern vollkommen überfordert. Diese Problematik hatte ich bereits anfangs schon erwähnt.

An dieser Stelle kommt jetzt das Add-on Dynamic Forms for JIRA von InTENSO IT Experts zum Einsatz. Mit dem Add-on ist es möglich Abhängigkeiten zwischen den Datenfeldern zu setzen. Das heißt, wenn eine bestimmte Auswahl getroffen wird, werden zuvor festgelegte Felder auf dem Formular angezeigt. Es ist auch möglich ein Feld als Pflichtfeld zu makieren, obwohl es in der Feldkonfiguration als optional gekennzeichnet ist.

Zur Umsetzung wurde ein Auswahlfeld „Hardware“ erstellt, dass vom Typ „Dynamic Select“ ist. Wählt der Nutzer im Formular einen Wert aus diesem Feld aus, dann werden verschiedene weitere Optionen eingeblendet. In unserem Beispiel wird bei der Auswahl „Monitor“ zusätzlich das Feld „Größe“ und das Feld „Bemerkungen“ eingeblendet ist. Wobei das Feld „Größe“ zusätzlich als Pflichtfeld definiert wurde, aber nur für die Auswahl „Monitor“.

Wenn der Nutzer nun aber „Smartphone“ im Feld „Hardware“ auswählt, dann bekommt er die Felder „Hersteller“, „Tarif“ und „Zubehör“ angezeit. Auch hier wurden wieder Pflichtfelder definiert: „Hersteller“ und „Tarif“. Für die Checkliste „Zubehör“, die vom Typ „Dynamic Checkboxes“ ist, wurde definiert, dass beim Aktivieren der letzten Checkbox noch ein Texteingabefeld eingeblendet wird.

Die Abhängikeiten zwischen den Feldern, ermöglichen somit eine strukturiertere Darstellung und verbesserte Nutzerführung. Es gibt noch eine Reihe weiterer Möglichkeiten, die dieses Add-on bietet. Beispielsweise kann über die Optionen eines Auswahlfeldes gesteuert werden, dass zusätzlich ein bestimmter Reiter (Tab) im Formular eingeblendet wird. Oder ganz spannend ist auch der „Option Mapper“ mit dem einzelne Optionen eines Auswahlfeldes an definierte Werte geknüpft werden können. Wie beispielsweise die Auswahl der Abteilung. Hinter dem Abteilungsnamen kann der Abteilungsleiter hinterlegt sein und wird dann automatisch am Vorgang mit angezeigt. Weiterhin kann diese Verknüpfung im Workflow verwendet werden, um automatisch den Abteilungsleiter als Bearbeiter zu zuweisen.

Ein Blick auf das Add-on „Dynamic Forms“ lohnt sich auf jeden Fall, um Ordnung in die oft sehr komplexen Formulare zu bringen. Für Nutzer von JIRA Service Desk empfehle ich auch ein Blick auf Extension for JIRA Service Desk, das neben vielen Erweiterungen für das Customer Protal auch Dynamic Forms einthält, dass die Formulare im Customer Protal dynamischer gestaltet.

Falls Sie Fragen zu diesem Add-on haben oder andere Lösungsansätze, freue ich mich auf Ihre Kommentare.

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