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Dienstreiseverwaltung mit JIRA Software und JIRA Service Desk

DienstreiseJIRA Software wird bei sehr vielen Unternehmen primär im Kontext von Softwareentwicklungsprojekten eingesetzt – der Produktname legt die Eignung dafür ja auch nahe 😉 In diesem Blogpost möchten wir zeigen wie JIRA Software (optional auch in Verbindung mit JIRA Service Desk) mit sehr geringem Aufwand auch für andere Unternehmensprozesse wie zum Beispiel die Dienstreiseverwaltung genutzt werden kann.

Die Zutaten für Dienstreiseverwaltung in JIRA:

  • JIRA Software
  • Eine Handvoll Benutzerdefinierter Felder
  • Ein geeigneter Workflow
  • Etwas Konfigurationsaufwand

Das Ergebnis:

  • Transparente Übersichten für Mitarbeiter und Bearbeiter
  • Keine überhöhten Kosten für unnötig späte Buchungen

Ein Beispiel:

Dienstreisenübersicht als Kanban Board

Auf diesem Kanban Board werden alle anstehenden (oder kürzlich durchgeführten) Dienstreisen angezeigt. Bei Bedarf sind weitere Filter möglich um beispielsweise nur Dienstreiseanträge aus einer bestimmten Abteilung o.ä. anzuzeigen.

Dienstreiseantrag stellenJeder Mitarbeiter erstellt seinen Dienstreiseantrag als JIRA Vorgang und muss wesentliche Reisedaten angeben. Hierbei handelt es sich um benutzerdefinierte Felder in JIRA, die konkrete Umsetzung kann im Detail natürlich sowohl von der Bezeichnung, als auch vom Umfang abweichen.

Über einen relativ einfachen Workflow können nun optional nötige Freigabeschritte hinterlegt werden. Ebenso wie bei den benutzerdefinierten Feldern besteht die Hauptaufgabe eher darin, die konkret benötigten Schritte zu definieren. Sobald alle benötigten Metadaten erfasst sind bietet JIRA Software neben den Übersichten (z.B. dem bereits gezeigten Kanban Board) Dienstreise priorisierenauch einige sehr hilfreiche Filtermöglichkeiten. So kann z.B. auf einen Blick erkannt werden, welche Dienstreisen bald anstehen und somit am besten als erstes bearbeitet werden sollten. Ebenso ist für den Dienstreisenden Kollegen sofort ersichtlich wie der aktuelle Stand seiner Buchung ist.

Und JIRA Service Desk?

Sofern JIRA Service Desk im Einsatz ist kann die Erstellung der Dienstreiseanträge für die Kollegen wesentlich eleganter und auch optisch ansprechender gestaltet werden. JIRA Software sieht an vielen Stellen eben doch nach einem Werkzeug für Softwareentwicklungsteams aus und nicht jeder Endanwender wird sich damit gut zurechtfinden. JIRA Service Desk vereinfacht sowohl die Erstellung, als auch die Nachverfolgung der Anträge  deutlich wie die beiden folgenden Grafiken zeigen:

 

Meine Dienstreisen

Ausblick

Das war ja eigentlich gar nicht so schwer, oder? Dieser doch recht rudimentäre Prozess könnte nun z.B. wie folgt erweitert werden:

  • Dienstreiseabrechnung (einschließlich der Erfassung der Belege) abbilden
  • Folgende Add-ons könnten durchaus hilfreich sein:

Bei der Implementierung dieses und auch anderer Prozesse unterstützen wie Sie gern. Gerne beraten wir Sie auch individuell zu Atlassian Lizenzen. Sprechen Sie uns an!

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