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Confluence 6.13 – DSGVO Maßnahmen und mehr

Atlassian hat ein neues Release für Confluence angekündigt, das Anfang 2019 freigeschalten wird. Somit können Unternehmen das Upgrade bis zur Veröffentlichung planen. Hier die Neuerungen auf einen Blick:

Confluence ausführen mit AdoptOpenJDK 8

Nur noch im Januar wird man öffentliche Updates für Oracle JDK 8 erhalten. Danach werden ausschließlich Oracle-Vertragskunden für Updates berechtigt sein.

Daher ist es möglich, Confluence 6.13 mit AdoptOpenJDK 8 auszuführen. Vorteile: Das Tool ist kostenlos und es werden regelmäßige Sicherheits-Updates  zur Verfügung gestellt (kostenpflichtige Supports sind zusätzlich möglich und werden bspw. von IBM angeboten).

Weiterhin ist der Support von Java 11 in einem zukünftigen Release geplant.

DSGVO Maßnahmen

DSGVO ist in aller Munde. Daher gibt es ein paar nützliche Neuerungen – auch für Unternehmen außerhalb der EU, welche dieser Verordnung nicht unterliegen:

Accounts löschen

Wenn Confluence auf das Directory Zugriff hat, ist der Vorgang ziemlich einfach: User Management öffnen, User suchen und löschen.

Wenn der Zugriff fehlt oder wenn die User in mehreren Directories existieren, ist ein Zwischenschritt notwendig: User von allen externen Directories trennen, Tab Unsynced from Directory öffnen und User entfernen

unsynced from directory Confluence 6.13

Beim Löschen werden

  • der Account, das Profilbild sowie persönliche Informationen entfernt
  • Name und Nutzername durch einen Alias ersetzt
  • alle erstellten Inhalte und Erwähnungen dieses Nutzers neu indexiert, sodass der Name in Suchergebnissen nicht mehr auftaucht

Löschen vs. Deaktivieren

Das Deaktivieren eines Accounts ist sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder keinen Zugang mehr zu Confluence benötigt. Erstellter Content kann diesen Personen dann immer noch zugeordnet und der Account kann schnell wieder reaktiviert werden.

Content anonymisieren

Beim Löschen eines Accounts werden weder Seiten, Kommentare oder anderer Confluence Content wie der persönliche Bereich entfernt, da hier unternehmenseigene Informationen liegen können.

Der Name des gelöschten Accounts wird auf Seiten, Änderungshistorien, @mentions und Makros durch einen Alias wie user-12345 ersetzt. Der Nutzername wird durch einen User Key ersetzt.

Der Alias-Name bleibt dabei erhalten. Dadurch kann man erkennen, dass Seiten und Kommentare von derselben Person erstellt wurden, die Person lässt sich allerdings nicht identifizieren.

deleted user alias Confluence 6.13
User Anonymizer App for Confluence and Jira

Ein hilfreiche App im Zusammenhang mit den DSGVO-Richtlinien ist auch unser User Anonymizer for Confluence (GDPR):

  • Findet und anonymisiert alle personenbezogenen Daten des Users in Spaces, Pages, Likes, Kommentaren, Erwähnungen etc.
  • Anonymisierung findet im Hintergrund statt – ohne die Seitenhistorie zu beeinflussen oder Benachrichtigungen über Aktualisierungen an Beobachter zu senden
  • inkl. Sandbox Mode, um Konfigurationen vor dem Aktivieren einer Anonymisierung zu testen

» Zum Marketplace

Verbesserungen beim Exportieren von PDFs

Wer oft Confluence Content als PDF exportiert, wird die Änderungen des aktuellen Releases lieben:

  • Tabellen entsprechen jetzt dem erstellten Pendant in Confluence (sie füllen nun nicht mehr die gesamte Blattbreite aus und auch die Spalten haben keine gleichen Breiten)
  • Überschriften sind aktualisiert und habe alle eine konsistente Größe
  • Recently worked onstatus und tip macros haben nun ein einheitlicheres Erscheinungsbild
  • jede Confluence Page beginnt auf einer neuen PDF-Seite
  • Zeilen langer Wörter werden nun korrekt umgebrochen

Umzug in die Cloud

Für einen einfacheren Umzug in die Atlassian Cloud steht der Cloud Migration Assistant for Confluence mit folgenden Funktionen zur Verfügung:

Spaces migrieren

Der Migration Assistant hilft beim Analysieren von Inhalten, der Umzug von Spaces in die neue Cloud site kann zudem geplant werden. Die Auswahl der Spaces und der Umzugszeitpunkt obliegt ganz Ihnen. Der Migrationsprozess kann dabei in Echtzeit überwacht werden.

Migration Assistant Select Spaces Confluence 6.13

Sicherer Datentransfer

Änderungen in der Firewall sind nicht notwendig – es ist nur wichtig, ausgehenden Datenverkehr von Ihrem Server zu migrations.atlassian.com-Service und der neuen Cloud site zuzulassen.

Der Migration Assistant überträgt nur Spaces, daher ist es ratsam, die Cloud site zuerst mit den Usern zu befüllen, sodass die User nahtlos mit dem bereits erstellten Content verknüpft werden.

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